Tener implantado el Business Intelligence en la empresa y no poder utilizarlo es un despilfarro. Éste artículo señala la necesidad de enseñar a los empleados y responsables las ventajas que tiene esta herramienta para usarlo en beneficio de la compañía. Royo, de IBM Cognos SPGI enumera los problemas con los que se encuentra determinados sectores de la empresa y cómo pueden solventarse con el uso del BI.

Aprovechar el potencial de sus datos sigue siendo una de las asignaturas pendientes para muchas empresas, a pesar de las fuertes inversiones realizadas en los últimos años para modernizar sus sistemas de Tecnologías de la Información (TI). Los enfoques más simples suelen ser el camino más corto hacia el éxito. En la última década, los ejemplos de productos tecnológicos sencillos que han alcanzado una enorme difusión entre los usuarios son numerosos.

La búsqueda por internet, el iPod o la mensajería instantánea, por ejemplo, demuestran el poder de la usabilidad, sin perder las funcionalidades sofisticadas que demandan los usuarios para ver, oír o experimentar los diferentes contenidos. Este mismo enfoque, combinando sofisticación y sencillez, puede aplicarse al despliegue de soluciones de business intelligence (BI) y gestión del rendimiento.

Muchas soluciones BI estaban enfocadas hasta hace poco a los usuarios más avanzados, ya que se suponía que eran éstos los únicos capaces de aprovechar todo el potencial de estas herramientas. Sin embargo, hay que tener en cuenta que sólo un 5% del total de empleados en una organización es usuario habitual de soluciones de BI. El otro 95%, compuesto por usuarios de negocio, ocasionales, responsables financieros y ejecutivos, ha quedado a veces al margen del "poder del BI".

Para paliar esta situación, el departamento de TI debe dar soporte de forma simple, personalizada y contextualizada a los empleados con:

- Suministro automatizado de la información relevante.

- Flexibilidad para explorar, analizar y compartir información.

- Interfaces basadas en roles para maximizar la adopción y uso satisfactorio de la información.

- Soluciones adaptables que se orientan al entorno elegido por el empleado. 

Simplicidad basada en roles ejecutivos

Demandan información muy resumida y que les resulte útil para llevar a cabo sus iniciativas. Mientras que los cuadros de mando y tablas de resultados codificados resultan caros de construir y mantener, los cuadros de mando gestionados proporcionan una visión resumida de las métricas e informes clave, alertas, etc., con posibilidad de acceder a los informes asociados, también desde un dispositivo móvil.

Responsables de negocio

Necesitan tanto una visión de alto nivel como la capacidad para ahondar en los detalles operacionales. Pueden recurrir a los informes gestionados específicos de un área (automáticamente programados y enviados) y a informes analíticos, que permiten ver tendencias a nivel macro, segmentar y navegar por la información de diversas fuentes. Por ejemplo, un responsable de ventas puede explorar los datos de su grupo para ver los ingresos por área geográfica, fecha y personal, y determinar las razones por las que fueron o no alcanzados los resultados.

Además, también requieren una visibilidad continua e inmediata sobre los datos y la posibilidad de plantear búsquedas aleatorias para responder a sus propias cuestiones (por ejemplo, ¿cuántas unidades he vendido en una determinada región?), y compartir sus resultados. Necesitan poder manejar la información desde los metadatos centrales, para crear sus propios informes, añadir cálculos simples y formatos adicionales.

Y querrán aplicar las plantillas corporativas para mejorar la apariencia del informe antes de presentarlo formalmente. Con el software de análisis BI utilizado con una hoja de cálculo, pueden llevar a cabo una exploración de autoservicio, arrastrando y soltando, respecto a los conjuntos de datos aprobados.

Analistas financieros y usuarios avanzados

Los analistas financieros con frecuencia encuentran las herramientas de autoría profesional demasiado complejas y las de consumo, demasiado básicas. El software de reporting incorpora capacidades de autoría rápidas para crear informes según estilos de declaraciones.

También pueden capitalizar los conjuntos de datos definidos por el usuario, con el fin de mejorar la productividad y colaboración de los grupos de trabajo. Los empleados familiarizados con las herramientas de productividad del escritorio pueden controlar la vinculación de los informes puntuales y utilizar los resultados dentro de un entorno de procesamiento de texto.

Usuarios ocasionales

Los productos de BI deben utilizar terminología de negocio simple e información clara, para comprender qué está pasando dentro de su esfera de responsabilidad y tomar las decisiones correctas. Si se les proporciona accesibilidad y familiaridad a través de interfaces basadas en web, reciben la información en un formato sencillo y que se ajusta a sus actividades cotidianas.

La integración con los motores de búsqueda empresarial permite encontrar fácilmente el contenido estratégico. Y, puesto que este software puede personalizarse fácilmente, tanto el portal como la información pueden ser adaptados a sus necesidades.

TI puede aprovechar las modernas soluciones BI para incrementar la variedad de roles de empleados que pueden beneficiarse de la conexión a información sólida en toda la organización:

- Los ejecutivos pueden ver cuadros de mando y tablas de resultados interactivos, y suscribirse a alertas que les notifiquen los eventos clave.

- Los responsables de negocio pueden crear informes y queries básicos utilizando la funcionalidad de arrastrar y soltar.

- Los usuarios de negocio ocasionales reciben regularmente informes programados y preformateados que suministran únicamente la información que necesitan y la presentan en su lenguaje de trabajo. 

Atender todos estos roles y funciones ayuda a alinear mejor a los empleados con la estrategia de la compañía, y les permite ser conscientes de los eventos según ocurren, para que puedan responder eficazmente a las cambiantes condiciones del negocio. Con una fuente consistente de información fiable para toda la organización, los empleados colaboran más eficazmente y toman decisiones con mayor confianza.

Esta capacidad de autoservicio significa que TI puede reducir los recursos comprometidos en el suministro de informes, análisis y visualizaciones de datos, al tiempo que proporciona resultados más rápidos al responsable de negocio. Simplificar el BI incluso para los empleados principiantes en una organización ayuda a TI a centrarse en el suministro de un verdadero valor de negocio en lugar de quedar relegados a los creadores y distribuidores.

Con esta simplicidad basada en roles, la información es presentada en términos simples de negocio y en una forma que refleja mejor el rol y las necesidades de información de los empleados.

Con un acceso simple y flexible a la información, consiguen las respuestas que necesitan independientemente de la ubicación o el entorno. Finalmente, con una experiencia guiada y la información en contexto, pueden encontrar, compartir y actuar con la información cuando lo necesiten. Adoptar un enfoque basado en roles es la forma más eficaz de llevar el BI y la gestión del rendimiento a todos los rincones de una organización.
 

Alfonso Royo, director de Business Intelligence y Performance Management, IBM Cognos SPGI.