Según el estudio "Gestión de la impresión inteligente, controlando los costes y el impacto ambiental", realizado por la consultora Cebr para OKI, los ahorros en tiempo del personal y en materia prima de la impresión se pueden lograr sin rebajar la calidad de los trabajos. De hecho, esta disminución del gasto podría alcanzar los 1.177 millones de euros al año en las empresas españolas, según el estudio.

El estudio, llevado a cabo en 23 países de EMEA, llega a la conclusión de que las empresas gastan en España casi 13.000 millones de euros al año en materiales impresos, de los cuales, 4.103 millones son destinados a materiales de impresión externalizados.

En el partado del medio ambiente, introduciendo cambios en la gestión de la impresión, se conseguiría disminuar las emisiones de carbono en más de 83.000 toneladas al año, lo que equivale a sacar de la circulación unos 20.000 coches.

Para empezar, estos ahorros se pueden proyectar en tres específicas:

1 - Con las últimas mejoras en tecnologías de impresión y copiado, muchas tareas que antes se externalizaban a empresas de impresión especializada, ahora pueden ser producidas internamente con un coste más efectivo y sin pérdida de calidad. Por ejemplo: material pre-impreso, tarjetas de visita, señalización profesional, etiquetas y otros materiales de marketing y comerciales como boletines y revistas de la emprea.

El informe estima que, asumiendo más funciones de impresión internas, se podría ahorrar 320 millones de euros al año. Estos ahorros vendrían, en parte, de la eliminación de derroche de papel al imprimir sólo las cantidades necesarias, en el momento justo y en el sitio requerido.

2 - Con la implementación de mejores técnicas en la gestión de la impresión, los mayores ahorros pueden provenir del empleo del tiempo de los trabajadores. "Adoptando los servicios gestionados de impresión, se ayuda a identificar, gestionar y mejorar la eficiencia en la impresión", comentó Douglas McWilliams, jefe ejecutivo de Cebr.

"Entre las técnicas incluidas encontramos la identificación precisa de patrones, asegurando que los empleados tienen acceso a los equipos de impresión que necesiten, configurando las impresoras de forma correcta para minimizar tiempos, utilizando impresión dúplex para optimizar el uso del papel y enviando los trabajos rutinarios a los equipos monocromo", añadió.

3 - Existen dos formas de facilitar la impresión interna: primero, las empresas están compartiendo electrónicamente archivos, así los documentos enviados pueden ser impresos en poco tiempo. Segundo, como las tecnologías de impresión se mejoran y abaratan, las empresas pueden reallizar unos materiales de calidad profesional internamente, utilizando productos muy asequibles.

Conclusiones

Otros resultados del estudio arrojan los siguientes datos:

- En España, los ahorros anuales más grandes se podrían dar en la Administración Pública (unos 150 millones de euros), seguidos de la Educación (123 millones), las actividades de arquitectura y consultoría técnica (99 millones) y, por último, la Salud (90 millones).

- Del total del gasto de impresión en nuestro país, el 31,6% es impresión externa subcontratada a empresas especializadas. Grupos sectoriales como el sector servicios gastan al año 2.104 millones de euros en esto, y el gobierno, unos 480 millones.

- El 68,4% del gasto total de impresión en España corresponde a la impresión interna. El Gobierno, por ejemplo, gasta más de 3.800 millones al año en impresión interna, y el sector servicios, unos 3.000.