Hay que fomentar las TICs

Everial es un grupo europeo experto en servicios y soluciones integrales de gestión documental que tiene 20 años de experiencia en el sector y más de 4.000 clientes. Hay que destacar que ofrece un alto valor añadido con la aplicación de las últimas herramientas de software a la gestión documental, con servicios integrales y soluciones que se adaptan a las necesidades de todo tipo de empresas, desde las grandes corporaciones hasta la pyme.

Hablamos con Enrique Llopis Oliart, director de Everial en España, sobre cómo debe acometer una empresa (sea del tamaño que sea) la gestión documental y qué beneficios obtendrá. Ya os adelantamos que Enrique es un enamorado del uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (y el Conocimiento, como a él le gusta añadir) y que una de sus premisas es lograr que sus clientes consigan el máximo ahorro tanto en dinero como en preocupaciones.

MuyComputerPRO: ¿Cuáles son los orígenes de Everial?

Enrique Llopis: Everial nació hace 20 años, en 1989, como una empresa de gestión de archivo físico, es decir, custodia de documentación en papel. Hace cinco años empezamos a desarrollar toda la gestión electrónica documental metiéndonos en la digitalización con valor añadido. El resultado de usar equipos y aplicaciones profesionales que no tendría sentido adquiriera una empresa que no se dedica a este negocio es una mayor calidad y, lo más importante, un "peso" incomparable. Nosotros, a través de los compresores, conseguimos que ese documento pese 400 o 500 veces menos y que a la vez tenga su propio buscador dentro del PDF.

MCP: ¿Cómo tiene dividida Everial su actividad empresarial?

Enrique Llopis: Nuestras tres unidades de negocio son consultoría, implementación y formación en gestión documental; gestión de archivo físico, y gestión electrónica documental. Estos son los servicios que Everial ofrece a las empresas, aunque al ser consultores tanto en Business Intelligence como en cualquier aspecto que afecta a la gestión documental de una compañía, nos gusta definirnos como expertos en servicios y soluciones integrales de gestión documental.

Para explicarlo con un ejemplo, el Business Intelligence analiza la entrada de papel en la empresa, hace una digitalización profesional, luego pasa a los BMP (Business Process Management) y por último a la Web. Nosotros añadimos en los servicios integrales de gestión documental tres factores: gestión de archivo físico ya que el papel tiene que almacenarse en algunos casos, comunicaciones y seguridad. De los cuatro pasos que establece el BI, nosotros sumamos estos tres últimos.

MCP:¿Qué tipo de empresas usan los servicios de Everial?

Enrique Llopis: Vamos dirigidos a todo tipo de empresas, ningún sector se "salva" porque en todos se utiliza papel. Hemos desarrollado una serie de soluciones dedicadas a medianas y grandes empresas, así como pequeñas y medianas empresas. No pretendemos competir en la parte "alta de la tabla" con compañías como IBM, SAP u Oracle, pero sí damos unas soluciones que ellos no tienen. Eso sí, sus soluciones son complementarias con las nuestras porque las integramos con, por ejemplo, SAP o una base de datos de Oracle.

MCP: ¿Y la Administración?

Enrique Llopis: Ahora mismo no tocamos nada. El problema de la Administración en estos momentos es que nosotros no tenemos la capacidad financiera suficiente para aguantar los largos plazos de pago que tiene. Tengo que decir que a todos los habitantes de este país nos repercute esta actitud porque al final siempre hay un plus por este retraso, y la Administración paga más por ese servicio en concreto que si saldara sus deudas a 30 días.

MCP: En estos momentos las empresas miran su inversión con lupa y buscan ahorro de costes. ¿Está la gestión documental en consonancia con esta tendencia?

Enrique Llopis: Una empresa que da servicios integrales de gestión documental consigue unos ahorros impresionantes para sus clientes. La externalización de la gestión documental ahorra mucho dinero, pero también hay una parte intangible como es la gestión del conocimiento, que mejora la toma de decisiones dentro de una empresa. Además, no siempre es necesario una inversión. Ahora, en vez de que la empresa haga las inversiones, al externalizar el servicio, nosotros cobramos por documento tratado. Por ejemplo, podemos cobrar por factura, por contrato, por cualquier documento digitalizado y tratado. La empresa se ahorra todas las inversiones en tecnología. Y para predicar con el ejemplo, Everial también externaliza, como por ejemplo el hosting de los servidores (Colt Telecom es partner nuestro), con lo que está garantizado que siempre tenemos la última tecnología.

MCP: Everial es consultor en LOPD. Hablemos de esta ley y del cumplimiento por parte de las empresas españolas.

Enrique Llopis: La LOPD en España es la ley más restrictiva que hay a nivel mundial. Se están bloqueando y retrasando operaciones simplemente porque la ley es demasiado restrictiva. Aunque defiendo que los datos de carácter personal en una empresa tienen que estar protegidos, hay transacciones económicas como por ejemplo el uso del telemarketing en Internet que están totalmente prohibidas. No hablo de spam, pero sí sería interesante poder hacer una campaña de telemarketing y según la ley no se puede hacer. Otro ejemplo: en operaciones financieras no puede venderse un crédito hipotecario a otra entidad sin el consentimiento del hipotecado. Con esto no quiero que se piense que estoy en contra de la LOPD, ni mucho menos, pero sí creo que es muy rígida.

Respecto al cumplimiento de la LOPD en las empresas españolas, decir que es muy mejorable. Hasta que no haya una verdadera campaña para que las empresas se conciencien de la necesidad de respetar la LOPD, no veremos su cumplimiento en los niveles que debería. El empresario tiene desgana y piensa que nunca le va a llegar una inspección de la Agencia Española de Protección de Datos. Los porcentajes de mayor respeto están en comunicaciones, entidades financieras, parte sanitaria (con expedientes sanitarios de por medio) y poco más. Aun así, también se cometen irregularidades en estos sectores.

MCP: El servicio Everial-fact está siendo muy solicitado por vuestros clientes. Háblanos de él.

Enrique Llopis: Con Everial-fact podemos escanear las facturas y enviarlas directamente al software de contabilidad de la empresa sin tener que "picar" o procesar dichas facturas. Además, ofrece la posibilidad de eliminar los originales, según lo establecido por la norma EHA/962/2007 de digitalización certificada, y permite cargar la documentación en un servidor seguro para su visualización desde cualquier parte con la posibilidad de realizar búsquedas y/o restituciones.

MCP: Y de Oxiged, vuestra solución global de gestión electrónica de documentos, qué me puedes decir.

Enrique Llopis: El sevicio Oxiged es una plataforma para pymes basada en el SharePoint de Microsoft donde pretendemos que la gente trabaje desde un servidor, que lo haga todo en la Web. Que la pyme trabaje con un gestor documental como si fuera Office, que cierres el ordenador y que todo esté en un servidor seguro es una gran ventaja y da mucha tranquilidad. Además, con esto incides en el teletrabajo y el ahorro de costes es increíble. Simplemente te conectas a Internet desde cualquier lugar del mundo y puedes acceder a todos los documentos con todos los niveles de seguridad y a un coste mucho menor. Además, las posibilidades de pérdida de información son mínimas, por no decir nulas. Al final lo que le estás ofreciendo a la pyme son los mismos niveles de seguridad que puede tener el Banco de España, simplemente por externalizar.

MCP: Por último, hablemos de Data Room

Enrique Llopis: Es un software de gestión documental realizado por profesionales que se utiliza para procesos de venta de activos inmobiliarios, venta y compra de empresas, sindicación de seguros y créditos… y para todo tipo de información que es tremendamente confidencial y que se tiene que externalizar de la empresa. El acceso a la información está limitado y es seguro por todos los caminos. Toda la información va con firma de agua, sabes la trazabilidad de cualquier documento que tengas. En este caso, el cliente tipo de esta solución es una gran empresa.