Gestión documental de Kyocera

Kyocera ha presentado hoy oficialmente su solución de Gestión Documental. Entre los beneficios que aporta están el ahorro de costes (entre un 5 y un 15% de los ingresos de una empresa), disminución del tiempo de búsqueda de documentos (unos 30 minutos por empleado y día), dotar de un 98% más de espacio a la oficina, además de evitar posibles errores humanos.

Roland Ruiz, jefe de Gestión Documental de Kyocera, ha afirmado que, con esta solución "mejoramos los procesos de las empresas reduciendo los tiempos para llevar a cabo cuelaquier gestión documental. Además, eliminados los problemas operativos derivados de la manipulación de los archivos físicos por el personal y todo ello disminuye el gasto asociado al manejo del papel".

Con la nueva herramienta de Kyocera es posible determinar, por ejemplo, que ciertas facturas, libros o informes, se ubiquen en un mismo archivador de forma mecánica y sin necesidad de que un empleado invierta tiempo en dicha gestión. Esto se consigue a través del reconocimiento OCR, que identificará los datos de cada documento a través de palabras clave o código de barras, lo que permitirá organizarlos y almacenarlos correctamente.

Por otro lado, la búsqueda de información se acelera notablemente, no sólo desde el puesto de trabajo, sino desde cualquier parte del mundo ya que, a través de Internet, es posible buscar, almacenar, archivar o consultar cualquier documento, siempre y cuando se cuente con los permisos necesarios por parte del administrador.

Asimismo, los usuarios reciben listas de tareas individualizadas para saber en todo momento qué actividades deben realizar, cuáles están a la espera de aprobación por otros usuarios o cuáles están finalizadas.

Componentes de la solución

– Software: a través de licencias del programa Docuware.

– Servicios profesionales: para diseñar los proyectos a medida de cada empresa, en función de sus necesidades y procesos de trabajo particulares.

– Mantenimiento: atención técnica y mantenimiento de la solución, incluso para poder adaptarse al desarrollo de la propia empresa.

Otra de las características de la solución es que permite definir derechos de acceso personalizados para diferentes usuarios. Mediante las funciones de registro, queda constancia durante año de quién accede a un documento y cúando lo hace, así como las modificaciones que se realizan sobre éte, con lo que garantizamos el cumplimiento de la LOPD.