Apps en el sector turístico

El grupo turístico catalán Serhs contrató los servicios de Google Apps para que gestionara los volúmenes de correo y evitara que la avalancha de spam les llegara a su red y la colapsara. Actualmente tienen 1.000 cuentas activas y a pleno rendimiento. A nivel de inversión económica, este negocio ha supuesto un ahorro de más del 70% respecto a otras soluciones que se tuvieron en cuenta. Además, cuantificaron unos ahorros anuales de más de 50.000 euros.

Serhs nació en el Maresme (Cataluña) en 1975 como una cooperativa con el objetivo de mejorar la explotación, la comercialización y la rentabilidad de hoteles, restaurantes, bares y colectividades como hospitales, escuelas y geriátricos en la costa catalana. Hoy en día ya son 80 empresas, con más de 3.000 trabajadores de plantilla media, las que componen el Grupo Serhs.

En sus inicios, estas "pymes" que constituian el grupo no disponían de un servicio central de TI, por lo que, en el año 1999, la dirección decició centralizar estos servicios en una única empresa.

Hasta ese momento, la dipersión geográfica y de negocios de la corporación había desembocado en una multitud e sistemas y subsistemas totalmente heterogéneos. Entre esos servicios estaba el correo electrónico. La prioridad desde el primer momento fue unificar todos los sistemas, pero el correo electrónico fue quedando atrás hasta que, en 2007, decidieron sustituir el sistema que tenían por otro más capacitado para soportar los voúmenes de correo que estaban gestionando.

Al disponer de tanto personal y oficinas ubicadas en distintos lugares, Serhs quiso aprovechar la ocasión para empezar a trabajar también con herramientas colaborativas, pero las soluciones que valoraron eran enormemente costosas, tanto a nivel de implantación como de licencias. Lo que tenían muy claro era que querían externalizar los sistemas de correo electrónico para evitar la avalancha de spam.

Y es que, a principios de 2008, estaban gestionando unos dos millones de correos basura a diario, lo que suponía más de un 90% de todos los mails recibidos. Evidentemente, gestionar esos volúmenes suponía tener que sobredimensionar su red y sus servidores de forma dramática.

La solución

A primera vista, la solución para unificar los servicios de TI de la empresa y algunas otras necesidades, como la de gestionar los correos electrónicos, olvidarse de la infraestructura de sistemas (líneas de comunicaciones, ancho de banda, servidores, espacio de disco, backups, disponibilidad, etc) o recibir un soporte técnico bueno y eficiente, era utilizar Google Apps a pequeña escala.

En el mes de marzo del año pasado comenzó el periodo de pruebas, que duró dos meses, tiempo durante el cual se hicieron ensayos con una decena de cuentas. Pasado el periodo comenzó la implantación masiva del producto, que se dividió en tres fases, que finalizaron en diciembre de 2008. Hoy por hoy, el grupo cuenta con más de 1.000 cuentas activas en Apps, todas ellas a pleno rendimiento.

"Google Apps nos ofreció la solución para todos estos problemas, y además, de una manera muy simple y para nada costosa. De repente, dimos con la solución para varios asuntos que nos preocupaban: la gestión del spam y de las copias de seguridad del correo electrónico de todos nuestros usuarios, el espacio de disco necesario para almacenar todos los correos, el acceso vía web desde cualquier punto del muno y, admeá,s la posibilidad de utilizar todas las herramientas colaborativas de Apps", señaló Oriol Verdura, director de Sistemas y Nuevas Tecnologías de Serhs.

Los resultados

A nivel de inversión económica, la contratación de Google Apps ha supuesto un ahorro de más del 70% respecto a las otras soluciones que se tuvieron en cuenta. Al valorar los sistemas y la infraestructura (líneas de comunicaciones, ancho de banda, servidores, licencias de suites antivirus, antispam, etc), se han cuantifivado unos ahorros anuales de más de 50.000 euros.

Sin embargo, "dejando el tema económico aprte, lo que más valoramos de trabajar con Google Apps es la facilidad de uso e implantación, el soporte técnico y el I+D de Google Enterprise, que no aporta nuevas funcionalidades y soluciones sin ningún esfuerzo de actualización por nuestra parte", añadió Oriol Verdura.

En 2008 tuvo lugar la implantación y se espera que, durante el 2009, se consolide el servicio y se proceda a la formación de todos los usuarios. "Si hablamos de forma genérica, en Grup Serhs estamos totalmente convencidos de que el modelo cloud computing por el que Google está apostando, es el futuro, y eso implica que poco a poco vamos a ir pasando cada vez más servicios a la nube. De esta forma, si Google Enterprise sigue desarrollando herramientas que nos ayuden, con toda seguridad vamos a implantarlas", concluye el director de Sistemas y Nuevas Tecnologías de Serhs.