Errores y aciertos en el CPM

La gestión del rendimiento (CPM por sus siglas en inglés) ha evolucionado bastante en los últimos años. Hoy en día, este tipo de soluciones se están moviendo hacia un modelo de negocio alejado de las tradicionales hojas de cálculo. Manuel Marcos, director comercial de Infor PM Ibérica nos cuénta en qué consiste exactamente el CPM, cuáles son sus desafíos hoy en día, así como qué metas han de fijar y perseguir.

La gestión del rendimiento empresarial es una combinación de procesos de negocio, personas y tecnología, alineados para alcanzar las metas y objetivos estratégicos de una organización. El CPM es más eficaz cuando se adopta un enfoque de círculo cerrado, siguiendo un ciclo desde la estrategia a la ejecución e incorporando los resultados de la estrategia en el siguiente ciclo para una mejora continua. Los procesos clave del CPM incluyen la gestión estratégica, la planificación, los presupuestos, la consolidación financiera y las previsiones o forecasting.

La tecnología CPM automatiza cada uno de estos procesos fundamentales, ayudando a las compañías a abandonar los métodos manuales basados en hojas de cálculo. El reporting y el análisis son también funciones esenciales dentro del CPM, ya que proporcionan una línea de conocimiento por actividad, con lo que es posible saber si se permanece dentro de los márgenes de ejecución en todo momento.

En los últimos años, la tecnología CPM se ha movido hacia un enfoque de modelo de negocio, alejándose de los métodos basados en hojas de cálculo y aplicaciones de nicho. Tradicionalmente, la mayoría de empresas ha utilizado hojas de cálculo para llevar a cabo los procesos de negocio centrales. Sin embargo, las hojas de cálculo pueden crear problemas cuando se utilizan para cubrir las necesidades del CPM.

Además, muchas soluciones CPM fueron diseñadas como productos independientes. Las empresas podían tener una solución de presupuestación y una solución de consolidación que no hablasen entre sí, algo que ¡hace muy difícil comparar los resultados reales con los relativos al presupuesto! Con la crisis económica y los exigentes requisitos normativos, el uso de sistemas CPM se ha generalizado. Los mejores sistemas CPM son aquellos diseñados para que todos sus componentes trabajen juntos en un único sistema.

Normalmente, las organizaciones invierten en soluciones CPM por alguna o varias de estas tres razones:

1- Reducir el tiempo empleado en procesos manuales.

2 – Ahorrar dinero desperdiciado en procesos manuales.

3- Mejorar la calidad de su información.

Más recientemente, las organizaciones han buscado en el CPM una ayuda para salir de la crisis y empezar a seguir estrategias de recuperación y crecimiento. La planificación estratégica es esencial para probar múltiples escenarios de negocio y elegir el plan que lleve a un crecimiento más rentable.

Los motores CPM pueden ser tanto estratégicos como operacionales. Por ejemplo, un CEO que exija que su organización tenga un mejor acceso a información más precisa y oportuna de cara a mejorar la toma de decisiones Y a la vez dirija la organización para cumplir este objetivo estará persiguiendo un CPM estratégico. Otro ejemplo más táctico u operativo podría ser el de un controller financiero, obligado a adoptar una solución CPM para cumplir requisitos legales tales como reportar información financiera basada en estándares XBRL o proporcionar datos consolidados tanto a nivel legal como de gestión.

Este segundo ejemplo es más táctico y afecta fundamentalmente a los empleados de finanzas. Puede verse también como un punto de partida para un esfuerzo CPM mayor y más estratégico si se lleva el CPM más allá de la consolidación.

Métricas CPM: qué metas fijar y perseguir

Las soluciones CPM ofrecen cientos de métricas y KPIs (indicadores). Es fundamental saber qué KPIs elegir y utilizar para gestionar la organización. En primer lugar, es necesario saber cuáles son los objetivos y metas al más alto nivel corporativo de la organización –normalmente, entre 3 y 5 KPIs- en los que el CEO está centrado. Después, habrá que determinar cómo operará cada área funcional de la organización para apoyar estos objetivos (lo que dará lugar a nuevos KPIs).

Estos KPIs garantizan que el rendimiento individual esté alineado con los objetivos globales. Revisar el rendimiento a lo largo del tiempo y compararlo con los objetivos es fundamental para comprender qué pasó y por qué, e incorporar después este análisis en la siguiente planificación, presupuesto o ciclo de previsiones o forecast.

Las metas de una empresa están dirigidas por el lugar al que ésta desea llegar, y este camino debe ser trazado por los directivos de nivel C y comunicado a toda la organización. ¿Desea penetrar en un nuevo mercado sin explotar? Entonces podría querer controlar la cuota de mercado ¿Desea realizar ventas cruzadas a una base de clientes existentes? En ese caso, podría requerir el seguimiento de negocios repetidos con clientes ¿Necesita retener a determinados clientes? Podría precisar el seguimiento de la rotación de clientes por segmentos de mercado, etc.

Desafíos en las implementaciones CPM

Las empresas pueden eliminar las dificultades que podrían aparecer durante una implementación CPM. Primero, deberá saber el coste total de propiedad (TCO) y cuándo puede esperar un retorno sobre su inversión en el software. Pida a su proveedor una calculadora de ROI que le especifique cuándo y qué beneficios obtendrá de la implementación.

En segundo lugar, debe saber qué recursos de implementación necesitará y dónde, para prevenir retrasos y costes inesperados; así como determinar si habrá consultores proporcionados por el proveedor o por un tercero. Finalmente, cuando llegue el momento de poner en marcha el sistema, asigne un responsable de negocio para comunicarse con los usuarios y notificarles los ajustes.

Aunque el CPM abarca toda la organización, la mayoría de despliegues CPM hasta la fecha se han centrado en procesos financieros. La necesidad de crecer y ser más rentables está promoviendo un uso más extenso del CPM, vinculando las estrategias con las actividades operacionales y la planificación financiera con la planificación operativa.

Manuel Marcos, director comercial de Infor PM Ibérica.