Digitalización, estrategia BBVA

Open Text ha anunciado que el BBVA ha seleccionado la solución Content Lifecycle Management (CLM) como la plataforma corporativa del banco para albergar la digitalización masiva de documentos. Las capacidades de la solución de Open Text contribuyeron a la decisión del banco de implementarla para gestionar los más de 8 millones de documentos generados por la entidad anualmente.

BBVA utiliza la tecnología ECM de Open Text desde el año 1999, cuando la entidad decidió poner en marcha un proyecto de colaboración y de gestión documental y de procesos con el objetivo de ahorrar costes y mejorar la productividad de sus empleados. En octubre de 2008, la entidad decidió ampliar el proyecto para satisfacer los requerimientos derivados de la digitalización y archivado masivo de todo tipo de documentación del banco, y entre marzo y septiembre de 2009 ha implantado toda la arquitectura de hardware y software de la solución conjuntamente con Open Text.

El objetivo clave del proyecto es digitalizar, albergar y gestionar todos los documentos de los clientes del BBVA controlando su ciclo de vida y cumpliendo así con los estrictos requisitos legales tanto externos como internos impuestos por las diferentes normativas del mercado financiero. La entidad bancaria se beneficiará de un acceso más eficiente a todos los documentos que actualmente gestiona, principalmente en papel. El Gestor Documental de Open Text permite a BBVA satisfacer todos sus requerimientos.

La tecnología de digitalización es ampliamente utilizada por la banca ya que se procesan miles de documentos diariamente, desde DNIs, escrituras y contratos hasta autorizaciones e informes. Gestionar estos documentos implica pesadas actividades como archivado, copia, ingreso y almacenamiento de datos, y su acceso en el momento de requerir estos documentos puede llevar desde minutos a horas o días, dependiendo del documento que se trate.

Las implicaciones y beneficios de este proceso de archivado van más allá que los derivados de una simple mejora en la gestión del almacenamiento. La solución Content Lifecycle Management (CLM) vincula las distintas aplicaciones que se conectan a una infraestructura de gestión de ciclo de vida de contenidos, permitiendo a las organizaciones gestionar mejor los documentos de negocio en distintas aplicaciones, y asegurando el cumplimiento de las normativas y regulaciones gubernamentales o corporativas de los diferentes mercados de negocio donde se opere, garantizando la autenticidad, inalterabilidad, custodia y posterior eliminación de estos documentos.

"Al ser un banco tenemos que hacer frente a estrictas regulaciones de la industria. Como tal, la eficiencia de los procesos y el cumplimiento están dentro de nuestras prioridades principales desde una perspectiva de TI", ha comentado Fernando Martínez Martínez, director Técnico de Sistemas de BBVA. "Para poder ser más eficientes y efectivos, necesitábamos de una infraestructura integral de gestión de contenidos. Open Text nos ofrece una plataforma con la integración y funcionalidades que necesitamos además de la experiencia y conocimiento de la industria que nos ayudará a asegurar el éxito de este proyecto", añadió.
 

La nueva solución permitirá a BBVA mantener un control de todos aquellos documentos que decida conservar en sus archivos físicos, ofreciendo control de acceso, gestión de la localización y de rotaciones de los documentos físicos y electrónicos entre las diferentes localizaciones. 
 

Implementación del proyecto

Actualmente BBVA utiliza la solución de gestión documental de Open Text que da soporte a todos los usuarios del banco a nivel mundial, que suman más de 100.000. La implementación de este nuevo proyecto se llevó a cabo en varias fases. La primera, que comenzó en marzo de 2009, se centró en la selección de la infraestructura física de discos y de equipos para soportar la documentación digitalizada.

La segunda, en paralelo, consistió en definir las políticas de archivado, estableciendo claramente el tiempo de archivado y de ciclo de vida. La tercera fase supuso el despliegue de la solución en Producción para que las aplicaciones, conforme el negocio lo vaya demandando, comiencen a implantar nuevas funcionalidades.
 

La gestión del ciclo de vida de los contenidos permite recuperar documentos importantes para verificar que la información crítica no ha sido alterada o destruida. También permite la migración de contenidos de almacenamiento de discos altamente costosos a dispositivos mucho más económicos cuando el contenido alcanza un cierto punto en su ciclo de vida definido por las políticas y normativa aplicables de negocio.

Esto significa que no se necesitan hacer nuevas inversiones en hardware para cubrir las demandas del vertiginoso crecimiento del contenido. Asimismo garantiza que el contenido relacionado con una posible auditoría regulatoria o proceso judicial se guarda de forma segura. Una vez que la fase activa de procesamiento de un documento es completada, su clasificación de acuerdo a las políticas definidas determina el resto de su ciclo de vida.

Aquí es cuando las tecnologías de automatización de la gestión de almacenamiento, archivado de documentos, y retención y destrucción de estos documentos (considerados registros en el argot técnico) entran en juego. Con estas tecnologías, las organizaciones pueden alcanzar el balance adecuado entre costes y rendimiento, mientras cumplen con las regulaciones y las directrices corporativas.