Mi negocio en Internet: el ERP

La pregunta que lanza el autor de este artículo es: ¿Puede un ERP ayudarme en el día a día de mi empresa?. La respuesta es, obviamente, positiva por varias razones que José Laguna, consultor de la división CRM en UNIT4 ibérica, nos detalla. Por ejemplo, se encarga del control de pagos, gestión de cobros y gestión de incidencias implicando datos del cliente, del pedido, del banco y de la pasarela de pago, entre otros.

La pasada semana me encontré con un antiguo amigo, al cual hacía bastante tiempo que no veía. Me comentó que había montado una empresa de distribución y servicios, y que al principio fue bastante duro, pero que poco a poco se iba viendo más movimiento.

Siempre había pensado que no le hacía falta un ERP para llevar su negocio. Sin embargo, actualmente está expandiendo su negocio a través de internet, y se plantea la siguiente pregunta: ¿puede un ERP ayudarme en el día a día de mi empresa? Mi primera respuesta fue que se informase sobre lo que es un ERP: un software que administra y gestiona todas las áreas de una empresa (compras, ventas, recursos humanos, stock, contabilidad, etc.).

Cuando empezó a vender por internet no se planteó montar un ERP, principalmente por el coste que tenía su implantación. Con el tiempo se fue dando cuenta que necesitaba algo más, llegando al punto en el que cada día que pasa sin un ERP está perdiendo dinero. Como amigo suyo, tuve que informarle de los puntos claves necesarios para montar un ERP:

– Primero: En ocasiones seguro que te ha pasado que realizas un pedido, y cuando llega el material te mandan la factura mal. Algunas veces con más artículos, otras con otros, y muchas con precios diferentes. Si no tienes un control exhaustivo de todo, no te enteras de si un determinado producto ha subido o bajado de precio. No es suficiente contrastar el albarán con la factura: hay que contrastar la factura con la lista de precios y las condiciones de compra. Hacerlo manualmente es complicado, y siempre se cometen errores.

– Segundo: Cuando se realizan revisiones de precios manuales, casi siempre se dejan artículos por debajo de coste. Es muy difícil contrastar con una hoja de papel un número elevado de artículos.

– Tercero: Control de stock ¡Qué cosa más complicada! Parece fácil, pero tiene mucho más por detrás de lo que parece, sobre todo si tenemos tienda física. Hemos de tener un control de los productos que hay en el almacén, los que están en la tienda, los que están reservados para pedidos, los que están actualmente en el área de preparación de pedidos, etc.

Si tenemos descontrol de stock, perderemos pedidos, daremos mala imagen frente a los clientes y encima nos generará gastos de devolución de dinero.
Aparte de esto si tenemos un almacén grande lo ideal es una gestión de ubicaciones. Saber dónde están los productos almacenados nos ayuda a preparar pedidos más rápido.

– Cuarto: Ganancias por producto. Necesitamos saber cuánto nos cuesta. Los productos y sus precio de coste fluctúan de acuerdo con descuentos diferentes en cada pedido, por lo que al final no tenemos claro cuál es el precio. Para ello las herramientas de gestión empresarial ofrecen formulas de precios de coste medio ponderado. Si no sabemos cuánto nos cuesta un producto, no sabemos a cuánto venderlo… Así podemos caer en el error de estar vendiendo a precios más altos, porque sólo tendríamos en cuenta el último coste. No obstante, no es bueno ser más caro de lo normal: se pierden clientes y creas mala imagen.

– Quinto: Pedidos y su trazabilidad (llega un pedido, se paga, se prepara y se envía). Este sería el proceso lógico, aunque realmente existe una serie de premisas que desmontan esta teoría:

1 – Un pedido pendiente por error se pone en pagado. Es fácil equivocarse y darle a alguna tecla antes de al conocido , que hace que cambie el valor de una lista desplegable, pasando el estado del pedido a pagado.

2 – En un pedido preparado el cliente llama para hacer un cambio, y la persona que le atiende lo modifica, y lo pone como pendiente. En ese momento le llaman por teléfono, y otro compañero ve que el pedido está pendiente y lo vuelve a preparar: al final se envían dos pedidos al cliente.

– Sexto: Gestionar incidencias implicando datos del cliente, del pedido, del banco, de la pasarela de pago, etc. Como ejemplo, que un cliente devuelva un artículo influye en:

1 – Control de stock: para dar de alta de nuevo el artículo.
2 – Datos del pedido y del cliente, para comprobar que lo que nos ha devuelto nos lo había comprado a nosotros.
3 – Datos del pago: hay que confirmar que el cliente ha pagado el pedido para realizar la devolución. Estaría bien que encima que no lo ha pagado le devolvamos el dinero.
4 – Datos de la devolución: constancia de que la devolución del dinero se ha realizado.

Séptimo: Control de pagos. Quizás es uno de los problemas más importantes, porque vamos comprando a los proveedores con distintas condiciones (contado, a 30-60-90-180 días, en 3 pagos, etc.) sin tener idea de lo que hay que pagar cada mes si no es revisando a mano uno por uno los vencimientos con la probabilidad de cometer errores.

Octavo: Gestión de cobros. Este proceso nos informa de cobros pendientes, ya sea por transferencias, reembolsos, remesas, impagados etc.

Visto todo lo anterior, puede concluirse que mi respuesta a la pregunta «¿Puede un ERP ayudarme en el día a día de mi empresa?» será siempre positiva y favorable.

José Laguna, consultor de la división CRM en UNIT4 ibérica.