Los empleados cuestionan las políticas corporativas de TI

La adopción de vídeo como herramienta de colaboración empresarial, el creciente uso de las redes sociales o la proliferación de dispositivos móviles conectados a la red corporativa son algunas de las tendencias que están alterando la forma de trabajo y de comunicación en el seno de las organizaciones.

No obstante, a pesar de que los empleados demandan una mayor movilidad y el uso de nuevos dispositivos para realizar su trabajo, existe una clara descoordinación entre los trabajadores de las empresas y las políticas corporativas de TI.

Así se desprende de un estudio encargado por Cisco, y realizado por Insight Express, entre 2.600 trabajadores y profesionales de TI de 13 países, donde se desvela que más de dos tercios de los empleados encuestados consideran que las políticas de TI de sus compañías podrían mejorarse, y al menos dos de cada cinco consultados (41%) reconocen saltarse dichas normas para responder a sus necesidades de trabajo.

El informe, denominado Cisco Connected World Report, desvela las expectativas y el comportamiento de los trabajadores a la hora de acceder a la información y las aplicaciones corporativas en cualquier momento y lugar y con independencia del dispositivo utilizado.

Teniendo en cuenta esta premisa, las conclusiones reflejan cómo las tendencias del mercado de consumo -el uso creciente de las redes sociales, del vídeo y de múltiples dispositivos móviles- se están trasladando a las empresas y provocando que trabajadores de todo el mundo cuestionen la relevancia de las políticas corporativas de TI y las omitan con mayor frecuencia.

Principales conclusiones

1 – Conocimiento y respeto a las políticas de TI.

Aunque la gran mayoría de organizaciones cuenta con políticas de TI (82%), casi uno de cada cuatro empleados (24%) desconocen su existencia. Además, un 23% de los encuestados cree que sus empresas no han adoptado normas sobre el uso aceptable de dispositivos como portátiles o smartphones. Al combinar las respuestas, prácticamente la mitad de los trabajadores consultados (47%) admiten no tener políticas de TI sobre el uso de dispositivos o no saber si éstas existen.

En España, aunque el 86% de las empresas cuentan con políticas de TI, el 46% de los empleados desconoce su existencia y un 18% afirma que no se han establecido normas en su empresa, mientras el 36% restante sí admite su existencia.

Por otra parte, el 35% de los trabajadores que reconocen la existencia de políticas de TI creen que el departamento no explica las razones por las que se han establecido, lo que puede generar una mayor apatía, incomprensión o rechazo hacia las normas. En España, este porcentaje desciende hasta el 25%, ya que casi cuatro de cada diez encuestados han sido informados sobre el sentido de estas normas.

Un 64% de los empleados cuya empresa tiene políticas de TI creen que éstas podrían mejorarse para responder a las necesidades reales de su ámbito de trabajo, por ejemplo buscando un equilibrio entre el uso de dispositivos, las redes sociales, la movilidad y la flexibilidad laboral. En España, el 72% considera que las normas de TI necesitan mejorarse.

Dos de cada cinco trabajadores que admiten saltarse las políticas de TI lo justifican porque necesitan utilizar aplicaciones y programas no permitidos para realizar su trabajo, con la única intención de ser más productivos y eficientes. En España, este ratio se sitúa en el 43%. Además, uno de cada cinco empleados se saltan las políticas de TI porque creen que su compañía o el departamento no van a reforzarlas (14%).

2 – Políticas de TI frente al uso de dispositivos y redes sociales.

La limitación en el uso de redes sociales varía en función del país y de la organización. Aunque la mitad de los trabajadores encuestados creen que las redes sociales (no relacionadas con el trabajo) contribuyen a conciliar la vida personal y laboral, dos de cada cinco (el 41% por ciento) tienen prohibido utilizar Facebook en el lugar de trabajo, mientras uno de cada tres (el 35%) no pueden acceder a Twitter en la oficina o mediante dispositivos de trabajo. En España, el 38% tiene prohibido el uso de redes sociales y el 31 por ciento no puede acceder a Twitter (Ver Figura 4).

El 28% de los empleados tiene restringido el uso de aplicaciones de mensajería instantánea en la oficina o su acceso mediante dispositivos de trabajo, mientras uno de cada cinco no puede utilizar su e-mail personal en horas laborables ni acceder mediante equipos corporativos. En España, estos porcentajes se sitúan en el 28 y 18%, respectivamente.

Dos de cada tres trabajadores (el 64%) creen que sus empresas y departamentos de TI deberían permitir el uso de redes sociales en horas laborables y mediante dispositivos de trabajo, argumentando la mayor conciliación entre vida personal y laboral y el mayor tiempo dedicado al trabajo al poder realizarlo en movilidad.

El uso de teléfonos móviles personales como el iPhone también está restringido en la empresa hasta cierto punto. A escala global, el 18% de los trabajadores consultados no pueden utilizarlos en la oficina, mientras en España este ratio asciende al 26%, más elevado que en ningún otro país.

La mayoría de trabajadores (66%) creen que debería estar permitido acceder a las aplicaciones y a la información corporativa libremente a cualquier hora y mediante cualquier dispositivo (personal o corporativo). Haya políticas de TI o no, la mayoría de empleados así lo hacen, reavivando el debate sobre la efectividad de las normas de TI y la manera de actualizarlas, reforzarlas y garantizar su cumplimiento.

3 – Incremento exponencial del vídeo en la empresa.

El uso del vídeo como herramienta de comunicación para empresas y consumidores está creciendo exponencialmente. A escala global, más de dos tercios de los responsables de TI consultados (un 68%) creen que las comunicaciones de vídeo ganarán importancia en su organización en el futuro, especialmente en Méjico (85%), China (85%), Brasil (82%) y España (82%).

Sin embargo, no todos los trabajadores que demandan el uso de herramientas de comunicación de vídeo en la oficina cuentan con esta posibilidad. Aproximadamente dos de cada cinco empleado no pueden apoyarse en el vídeo como herramienta de comunicación empresarial, porcentaje que se incrementa en el caso de Francia (60%), Reino Unido (55%), Alemania (55%) y Estados Unidos (53%). En nuestro país, un 51% de los trabajadores encuestados tiene hoy acceso a la comunicación mediante vídeo desde el trabajo.

Uno de cada tres empleados que no utilizan el vídeo en la actualidad esperan tener disponible esta forma de comunicación en la oficina en los próximos dos años (48% en España) y casi dos de cada cuatro consideran que el vídeo se convertirá finalmente en su principal forma de comunicación (23% en España).