Guía de cortesía en emails profesionales o laborales

El correo electrónico se ha convertido en una de las grandes herramientas profesionales del siglo XXI, no es raro trabajar con personas que no se conoce y con las que interactuamos casi a diario a través de correo electrónico y/o alguna llamada de teléfono.

Sin embargo, este uso diario hace que se pierdan las formas en multitud de ocasiones, quedando e-mails poco profesionales en los que la imagen, profesionalidad, credibilidad del remitente y de su empresa quedan en entredicho. Vamos a dar una serie de recomendaciones a seguir en este caso de escribir este tipo de emails de forma habitual:

Formalidad

La formalidad solía darse por hecho en la correspondencia empresarial, pero ya no. Siga el mismo patrón en un e-mail que el que utilizaría en un cara a cara si su nuevo cliente le ha sido presentado como Brian, o si es así como le llama el resto del equipo, entonces no necesita volver a utilizar la forma señor Carson en el siguiente correo. Pero también se aplica al revés: hasta que el interlocutor no le pida que le llame Brian, utilice la forma señor Carson. Cuando tenga dudas, aténgase a lo formal: Sr. para hombres, Sra. para mujeres. Es más fácil que le respondan «Llámeme Kara«, que «En realidad, es Sra. Pomerantz«.

Hola y adiós

Muchos emails tienen sólo unas pocas líneas como mucho, pero aún así merecen la pena un saludo y una despedida: «Querido» sigue siendo habitual y formal. «Hola» es profesional y amistoso. Hay multitud de opciones para las despedidas. Cuando tenga dudas, «Atentamente» o «Saludos» son una apuesta segura. Otras opciones son «Saludos cordiales«, «Un cordial saludo«, «Gracias» o «Muchas gracias«. Más informales son «Cuídese» y «Hablamos pronto«.

Cuando la cadena de correos se profundiza, es conveniente abandonar los saludos, ya que el tono es ahora el de una conversación recíproca.

Emoticonos

A menos que esté totalmente seguro de que un emoticón será bien recibido, evite usarlos. Ante unos ojos poco comprensivos, o simplemente para alguien que lo le conoce bien, parece algo juvenil para los negocios.

Cierres

Las firmas de empresa pueden ser útiles, especialmente cuando contienen las vías alternativas de contacto: dirección de correo electrónico, números de teléfono, móvil o fax, y quizás, una página web. Con estas firmas se corre el riesgo de que se conviertan en anclas pesadas si incluyen demasiados links promocionales, páginas web o invitaciones sociales a redes. Mantenga citas de inspiración para las cuentas personales de email.

Segundos pensamientos

Claramente, sería mejor una segunda lectura antes de enviar un email, y no confiar demasiado en las herramientas de gramática y corrección, ya que le pueden abandonar en los momentos cruciales. La atención que se presta a la redacción de un mensaje dice algo que va más allá de las palabras que aparecen en la pantalla. Habla de su imagen profesional y de su atención a los detalles.

¿Por qué destacar lo negativo?

Es bueno usar el mensaje predeterminado «Enviado desde mi iPhone/BlackBerry, etc«. Pero absténgase de precederlo con la siguiente variación «Por favor, disculpe cualquier error en este mensaje. Fue enviado desde mi iPhone/BlackBerry». El hecho de que estos dispositivos son móviles supone que los mensajes a menudo se escriben sobre la marcha, y los teclados pequeños y las herramientas que anticipan los textos no ayudan. No obstante, ¿por qué llamar la atención sobre el hecho de que debido al dispositivo no merecía la pena releer el mensaje?. Y peor aún, si no había errores, da por hecho que a menudo los hay.

Desconectarse

Por último, llega un momento en el que las respuestas o los reenvíos no serán suficientes. Si la conversación se está deteriorando, levante el teléfono o convoque una reunión personal. La experiencia ha demostrado que podemos hacer una interpretación negativa de las palabras de los demás cuando no tenemos su tono de voz o su lenguaje corporal para aclararlas.

Bien utilizado, el email ahorra un tiempo enorme. Pero en algunas cosas merece la pena gastar tiempo. Escribir notas de agradecimiento todavía es obligatorio en el caso de regalos, comidas, oportunidades importantes o favores, y demuestran que ha empleado tiempo reflexionando sobre el valor que tiene para usted. Ese es un mensaje que merece la pena enviar.