7 aspectos que debemos exigir a nuestros sistemas de información durante la crisis

La actual situación económica está poniendo a prueba las sólidas bases del sector de la ingeniería, un importante sector en nuestro país, con un notable crecimiento la pasada década y, que está pasando por un serio proceso de renovación para afrontar las nuevas exigencias. Un proceso de actualización en el que, tener con las herramientas degestión correctas es un factor indispensable en el éxito de la empresa.

Pero, ¿cuáles pueden ser las claves de renovación del sector que le permitan afrontar con éxito la crisis actual? ¿Qué debemos exigir a nuestros sistemas de información para que apoyen dicho proceso? La empresa UNIT4 está analizando algunos de los ejes fundamentales en los que se está respaldando el sector para adaptar sus modelos de negocio. Estas tendencias de adaptación podemos clasificarlas en:

1 – Orientar internacionalmente el negocio, abrise a nuevos mercados.

Aprovechando la experiencia y merecida reputación de las ingenierías españolas tanto en la puesta en marcha de infraestructuras como en determinados sectores: renovables, construcción… Afrontar esta nueva dimensión internacional de nuestros negocios exige contar con un sistema de gestión ERP que responda a las necesidades multi-país, multi-moneda, etc…, así como contar con un socio tecnológico que nos dé el soporte que necesitamos allí donde estemos trabajando.

Debemos contar con una solución que soporte internacional y con un socio implantador que tenga presencia global y experiencia en proyectos similares. Es recomendable gestionarlo con un único implantador, que coordine las localizaciones en los diferentes países y podamos de esa manera centrarnos en el negocio.

2 – Mayor colaboración entre empresas.

Tanto para encarar proyectos nacionales como internacionales en todas sus modalidades: joint-ventures, UTEs, subcontrataciones… Unificar esfuerzos, diversificar riesgos… colaboraciones, todos ellos, items clave para muchas ingenierías. Es indispensable que el sistema de gestión nos ofrezca la posibilidad de compartir información con nuestros clientes y crear entornos de colaboración con socios y otras ingenierías con las que colaboremos de forma ágil y segura.

Debe ofrecernos la posibilidad de compartir documentación crítica e información del avance del proyecto entre los distintos integrantes del proyecto: cliente, partners y proveedores.

3 – Eficiencia y eficacia.

Eficacia para centrarnos en lo que tenemos que hacer y no en tareas que no aporten valor al negocio y eficiencia para llevarlo a cabo con el menor coste. Darles a nuestros colaboradores las herramientas adecuadas, es una inversión que se recupera rápidamente a través de la eliminación de tareas redundantes o ineficientes. Nuestro sistema de gestión debe llegar fácilmente a todos los miembros de la organización para agilizar tareas como la imputación de costes del proyecto o la entrada de partes de trabajo y procesos de fácil automatización como la solicitud de vacaciones o aprobación de gastos de viaje.

4 – Control estricto de los proyectos, tanto en su vertiente económica y de costes, como en el seguimiento de la evolución del mismo.

La clave de la gestión de una compañía de ingeniería es contar con un buen control de los proyectos que estan llevando a cabo. Debemos ser muy rigurosos a la hora de seleccionar nuestro sistema de gestión en este punto, muchos ERP tradicionales nacieron enfocados en la producción industrial y no se adaptan a una adecuada gestión por proyectos y procesos como la que es necesaria en este sector.

El sistema de gestión debe ofrecernos una clara visión de todo el ciclo de vida del proyecto, desde el presupuesto y la oferta hasta la facturación del mismo, debe ayudarnos en la asignación de los recursos y proporcionarnos un correcto seguimiento del avance del proyecto.

5 – Una excelente gestión financiera y de tesorería.

Incluso la mejor organización puede tener problemas si no gestiona adecuadamente sus flujos de caja; agilizar los procesos de facturación es indispensable cuando escasea la financiación. Para ello es indispensable que contemos con una herramienta adecuada de planificación y presupuestación que nos de una visión del presupuesto comprometido y fondos de los que disponemos en cada uno de los proyectos para poder tener una correcta previsión de los flujos de caja y gestionar nuestras necesidades de tesorería a nivel global y por proyectos.

6 – Capacidad de adaptación y mejora continua de los procesos internos.

Un sistema de gestión moderno para nuestro sector tiene que contar con una herramienta BPM (Business Process Management ) que nos facilite modelar nuestros procesos de negocio. Es crítico que podamos acceder fácilmente a la definición de dichos procesos, contemos con herramientas que nos permitan adaptarlo con agilidad -sin programación- y con el mayor nivel de independencia.

Eso nos va a permitir responder con inmediatez en cualquier momento a los requerimientos de negocio que puedan surgir. Tenemos que exigirle a nuestro sistema de gestión que podamos visualizar dichos procesos de manera que detectemos procesos ineficazes y cuellos de botella, gestionemos las excepciones y llevemos a cabo procesos de depuración de los procesos mejorando nuestros tiempos de respuesta a lo largo de toda la organización.

7 – Toma de decisiones ágil.

Teniendo la información adecuada, actualizada y disponible en los diversos niveles de la organización, directivo, operativo y de proyectos. Nuestro sistema de información debe unificar la información necesaria para ello, que dicha información sea coherente, fiable y explotable. Los sistemas de BI (Business Intelligence) no integrados con nuestra solucion ERP suelen pecar de inconsistentes en los resultados que nos ofrecen porque la información proviene de sistemas y silos de información separados, parciales y de difícil consolidación.

Un adecuado sistema de BI debe basarse en el ERP de la compañía y ofrecernos herramientas de búsqueda y explotación de los datos sencillas y accesibles para los usuarios de negocio, de manera que no impliquen complejos procesos de datamining y creación de informes, sino que facilite la explotación de la información y su distribución a las personas clave de la organización de manera desasistida y navegable por el usuario.