Aprovecha al máximo la colaboración virtual

Las conferencias web son una manera estupenda para que los negocios de cualquier tamaño garanticen una colaboración eficiente entre colegas y clientes.

Además, son una solución esencial para negocios modernos, que además de reducir costes, permiten ahorrar el tiempo perdido en los viajes de negocios. Colaborar a distancia con cualquier equipo internacional sin dejar la oficina, permite perder menos tiempo en las salas de espera de los aeropuertos y, por tanto, consagrar más tiempo a otros proyectos o a la familia.

Estos son algunos consejos para organizar reuniones on-line y aprovechar al máximo la colaboración virtual:

1 – Haz sesiones cortas e interesantes

La capacidad de atención de las personas es menor online, así que es aconsejable hacer reuniones de 45 minutos como máximo. Es mejor hacer varias series de reuniones específicas que una reunión larga e improductiva.

2 – Empieza y acaba a tiempo

Ten en cuenta las diferencia horaria en función de las zonas, lo que querrá decir que algunos participantes tendrán la reunión muy temprano y otros tarde. Respeta su tiempo siendo puntual.

3 – Dispón de una agenda

Saber lo que quieres tratar con antelación te hará más productivo. Comparte la agenda previamente por email junto con información complementaria guardándolo todo en el mismo sitio.

4 – Usa la tecnología adecuada

La tecnología debe facilitar la comunicación, no frustrarla. Usa una solución sencilla de conferencias web, como TeamViewer Meeting, que es accesible para el usuario y no requiere ningún software especial para la instalación.

5 – Comunica de forma clara

Para muchos participantes, el idioma de la reunión puede no ser el suyo, así que habla despacio y haz pausas para preguntas. Utiliza todas las posibilidades de la presentación compartiendo diapositivas y gráficos con el grupo.

6 – Evita las distracciones con la interacción

Los participantes pueden estar tentados por pasar el tiempo limpiando su bandeja de entrada de correo durante la reunión, así que haz preguntas con frecuencia, sobre todo a aquellas personas que parezcan no mostrar mucho interés.

7 – Reserva tiempo para una tanda de preguntas

Una reunión en línea no es un webinar. Utiliza las funciones de chat para guardar las preguntas y exponerlas en el momento más adecuado.