La dirección electrónica habilitada DEH, ¿está preparada tu empresa?

La Agencia Tributaria ha comenzado a aplicar desde el 1 de enero de 2012 el Real Decreto 1363/2010 del 29 de octubre de 2010 que regula la comunicación on-line entre la administración pública y las empresas. En virtud de esta normativa, las notificaciones que la Agencia Tributaria dirija a las más de un millón y medio de compañías que operan en nuestro país se tramitarán a través de una dirección electrónica habilitada (DEH). Esta nueva forma de comunicación digital entre la administración pública y las empresas es una iniciativa pionera a nivel mundial.

A lo largo del ejercicio 2012, irán desapareciendo paulatinamente las notificaciones que hasta ahora ha enviado Hacienda por correo ordinario a las compañías privadas y la dirección electrónica habilitada se convertirá en el nuevo y único canal de comunicación entre Hacienda y las empresas. Desde el momento en el que la Agencia Tributaria inserta una notificación en este buzón DEH, las empresas cuentan con un plazo de 10 días para consultarlo. Trascurrido ese plazo, se entiende que la notificación ha sido leída por su destinatario. Las notificaciones que realiza Hacienda a las compañías se refieren a temas relacionados con impuestos: ej. sanciones, requerimientos o embargos.

Recargos en las sanciones por incumplimiento de los plazos

El principal escollo que surge a la hora de utilizar el buzón DEH por parte de las empresas- en especial de las pymes- es la manera en la que tienen conocimiento de que han recibido una nueva notificación. La Agencia Tributaria, cada vez que emite una notificación, puede mandar, o no, un correo electrónico informal y no vinculante a las empresas como aviso de entrada de una nueva notificación.

Por otra parte, el acceso al buzón DEH está sujeto a dos condicionantes: es necesario disponer de certificado digital de empresa y solo es posible consultarlo desde el ordenador donde esté instalado.

Estos hechos generan una nueva tarea para los departamentos de administración de las empresas o para las gestorías, que se ven obligados a consultar el buzón DEH casi a diario, ya que la recepción del correo electrónico de aviso con la notificación de la Agencia Tributaria no está garantizada: el correo puede entrar en spam, rechazarse por estar el buzón lleno, o no recibirse por cualquier otro problema técnico.

Pasados 10 días del envío de una notificación a un buzón DEH, Hacienda da por hecho que la compañía tiene conocimiento de la notificación. Por ello, las consecuencias que puede acarrear su desconocimiento por parte de la empresa recaen sobre ella: ej. recargo por incumplimiento de los plazos de pago, inicio de una inspección fiscal… Para solventar esta situación, DEH Online presta un servicio de vigilancia de entrada de notificaciones y de información a las pymes. Cada vez que Hacienda envía una notificación, DEH Online manda a la empresa un sms de aviso de recepción de un correo electrónico certificado, en el que se encuentra adjunto el documento oficial. Así, con este sistema no es necesario disponer de un certificado digital ni un punto fijo de consulta de las notificaciones.

Las pymes que delegan en DEH Online la gestión de su buzón DEH pueden contratarlo a través de su asesor fiscal. De esta manera, esta herramienta no sólo garantiza a las empresas el conocimiento de sus notificaciones oficiales de Hacienda, sino que también se ha convertido en una nueva herramienta a través de la cual las asesorías y las gestorías ofrecen un servicio de valor añadido a sus clientes.