Recomendaciones para un buen uso y gestión del correo electrónico

Desde que, en 1971, Ray Tomlinson del MIT enviara el primer correo electrónico (en España el primero se enviaría 15 años después) se ha pasado a los más de 107 billones de emails enviados en 2011. Un crecimiento que se mantendrá en torno al 6% anual hasta 2016 según datos de Radicati Group y que puede ser mayor con el auge del correo móvil, donde se estima que ya existen más de 730 millones de usuarios en el mundo.

Este crecimiento permanente del email supone un cambio en los hábitos de trabajo, un incremento exponencial de los recursos de almacenamiento, un aumento de los riesgos de ataque para una empresa y la alteración del tráfico de datos en la red. Ante este desconocimiento de los riesgos y beneficios del correo electrónico, acens da a conocer una serie de recomendaciones:

1 – Gestionar el correo de forma eficiente. Las aplicaciones profesionales de correo son una solución perfecta para adaptarse a las necesidades de configuración, disponibilidad y crecimiento de una empresa. Sólo Europa representa el 22% del tráfico mundial de correo.

2 – Elegir aplicaciones que filtren el spam y los correos maliciosos. Las cifras varían, pero se estima que 7 de cada 10 correos electrónicos enviados cada día son spam y casi 1 de cada 10 esconde algún tipo de malware por lo que se hace indispensable escoger soluciones que incorporen filtros de correo no deseado y prevengan de correos que contengan malware y phising.

3 – Hacer copias de seguridad. Ya sea mediante servicios de almacenamiento en la nube y soluciones que integran disco duro virtual o con las tradicionales cintas de back up, las copias de seguridad pueden ser tu mayor aliado ante incidencias como el robo de un móvil o portátil, el mal funcionamiento de un servidor de correo, la ruptura de un disco duro…

4 – Aprovechar las ventajas del correo móvil. Usar gestores de correos que permitan sincronizar las cuentas de email, además de permitir ver el correo desde cualquier dispositivo fijo o móvil, te ayudarán a ahorrar tiempo, no duplicar el trabajo e incrementar la productividad de los empleados.

5 – Analizar las necesidades reales. Desde las soluciones gratuitas específicamente de correo hasta las soluciones personalizadas para cada tipo de empresa, las opciones en el mercado son infinitas. Por eso lo más importante es hacer un diagnóstico de las necesidades de cada empresa para determinar qué solución resuelve mejor su problemática: uso que se le va a dar al correo, número actual de usuarios y previsión de crecimiento, incorporación de soluciones colaborativas, necesidad de personal técnico, incremento de consumos y costes, riesgos de intrusión, garantía de disponibilidad,…