La optimización del tiempo mejora la productividad de las empresas en un 30%

Las empresas y organizaciones podrán incrementar la productividad en un 30% optimizando la gestión del tiempo. Así lo afirma Leo Barrientos, experto en GTD (Getting Things Done) y líder del proyecto easyGTD, para quien esta metodología se convierte en vehículo clave para el éxito de grandes compañías TI que tienen en plantilla a personal cualificado que necesita priorizar tareas y distinguir lo importante de lo irrelevante.

Es habitual que durante la jornada laboral nos lleguen tareas imprevistas que tengamos que darles prioridad y acaben desmadejando nuestra lista de labores diarias. Prever este tipo de incidentes genera un valor añadido a la productividad al cumplir con los objetivos pendientes, sin dejar flecos sueltos. Por ello, empleados y empresas en general están cada vez más interesados en utilizar recursos que les ayuden a gestionar el tiempo de una forma adecuada.

La Red nos ofrece multitud de servicios y herramientas tecnológicas dispuestas a facilitar y optimizar las labores diarias, y uno de estos métodos es el software Gettings Things Done (GTD) creado por David Allen, consultor y gurú del ‘time management’ y autor del libro ‘Getting Things Done: the Art of Stress-Free Productivity‘ (Viking, 2001). Sus beneficios, contrastados (mayor creatividad, descenso del nivel de agobio y mayor control), convierten a GTD en un método de productividad personal mundialmente reconocido al tener una gran en el cumplimiento de objetivos en entornos empresariales y personales. Por ello ha sido implantado en importantes empresas e instituciones como Yahoo!, IBM, General Electric o la Universidad de Harvard.

Según Barrientos, “ser conscientes de cómo invertimos nuestro tiempo nos permite implementar cambios que acaban convirtiéndose en hábitos. Herramientas como easyGTD nos ayudan en esta tarea. Realmente es la encarnación digital de las libretas Moleskine donde anotamos cosas pendientes que se nos van ocurriendo. Ahora, si pienso en algo envío un e-mail a mi cuenta de easyGTD desde mi móvil y aparece en segundos en mi bandeja de entrada”, añade.

Para empresas y Administración Pública

La metodología GTD se ha convertido en una herramienta estratégica tanto para empresas como para las administraciones públicas, ya que permite mejorar la productividad y el rendimiento laboral al identificar las oportunidades de mejora en los tiempos con la implementación de nuevas prácticas en el reparto de labores y adjudicación de prioridades.

Esta labor de clasificación de tareas se hace aún más llevadera utilizando los que Barrientos denomina ‘cuadernos digitales‘. “Capturas todas tus tareas pendientes e ideas en un único lugar llamado ‘bandeja de entrada’. Luego puedes clasificar cada una de ellas y se van creando listas de acciones por hacer. Finalmente, se filtran las prioridades en función del lugar donde te encuentres, el tiempo disponible, la prioridad y la energía, y se decide si realizarlo uno mismo o delegarlo en algún compañero”, comenta.

“Los GTD digitales sirven, fundamentalmente, para que no uses tu cerebro como una agenda, sino para crear, imaginar y asociar. Porque el cerebro es un pésimo disco duro, pero es un excelente procesador”, concluye anunciándonos la decisión por parte de la compañía OpenSistemas de liberar, a finales de año, el servicio easyGTD como producto para ponerlo a disposición de usuarios y desarrolladores, contribuyendo así a fortalecer el ecosistema GTD. La idea, según el promotor de la herramienta, es “desarrollar easyGTD con retroalimentación de nuestros clientes y conseguir inversiones para hacer de él el mejor producto GTD posible”.