Ocho errores habituales que convierten al email en la herramienta de comunicación más improductiva

Con cerca de 2.500 millones de usuarios de correo electrónico en el mundo y con más de 1.600 millones de emails circulando por la red cada segundo, el correo electrónico se ha convertido en la herramienta de comunicación por excelencia. Sin embargo, un mal uso del mismo, puede convertirlo en la herramienta más ineficaz e improductiva para las empresas.

Acens, proveedor de servicios de cloud hosting, hosting, housing y soluciones de telecomunicaciones para el mercado empresarial y que gestiona más de 6 millones de emails diarios a través de sus datacenters, ha desgranado los ocho errores más habituales a la hora de trabajar con el correo electrónico.

1. No definir el uso del correo electrónico. No es una cuestión baladí. Existen tantas opciones y configuraciones de correo electrónico y servicios asociados a éste, como necesidades tienen las empresas y usuarios. Desde servicios gratuitos hasta soluciones personalizadas, no todas ofrecen las mismas prestaciones, ni todas las prestaciones valen para todos. Por eso, lo importante es hacer un diagnóstico de las necesidades de cada empresa para determinar qué solución resuelve mejor su problemática: uso que se le va a dar al correo –particular, campañas de email marketing…, número actual de usuarios y previsión de crecimiento, incorporación de soluciones colaborativas, necesidad de personal técnico, incremento de consumos y costes, riesgos de intrusión, garantía de disponibilidad…
2. Olvidar compaginar diferentes herramientas de comunicación. Existen diferentes situaciones en las que el correo electrónico puede no ser la vía de comunicación más idónea y se puede sustituir por otras herramientas de comunicación y mensajería instantánea. Así, en el IX acens Cloudstage (#cloudstage), se ponía de manifiesto el auge de las redes sociales corporativas como canal de comunicación interno en las empresas e incluso interdepartamental. Según datos de la consultora Forrester Research, el negocio mundial de software para crear y gestionar redes sociales corporativas crecerá un 61% anual hasta facturar 6.400 millones de dólares en 2016.
3. No tener una estrategia multicanal. Un email bien redactado y con un mensaje potente puede ser un gran medio para impactar a nuestros clientes, proveedores, potenciales clientes… pero quizá no sea el mejor canal para recibir la información de retorno. Un informe de Marketing Sherpa revela que los tres canales de marketing que las empresas están integrando junto a sus programas de email son las webs y los microsites (75%), las redes sociales (56%) y eventos ad hoc (exposiciones, demos, webinars… 40%).
4. Ahorrarse el filtro de spam y malware. Se estima que 7 de cada 10 correos electrónicos enviados cada día son spam y casi 1 de cada 10 esconde algún tipo de malware, por lo que incorporar soluciones de filtrado de correo no deseado y que detecten correos que llevan malware y phising, no sólo ayuda a incrementar la productividad sino que ayuda a evitar males mayores.
5. No hacer copias de seguridad. Contactos, informes, confirmaciones de pedidos, contratos… cada vez almacenamos en el buzón de correo más información valiosa. Ya sea mediante servicios de almacenamiento en la nube, de soluciones de disco duro virtual o hasta las cintas de back up, las copias de seguridad permiten recuperar la actividad ante el robo de un móvil o un portátil, el mal funcionamiento de un servidor de correo o la ruptura de un disco duro.
6. No aprovechar las ventajas del correo móvil. Según Gartner, en el segundo trimestre del año se vendieron 225 millones de smartphones en el mundo, un 46,5% más que en el mismo periodo del año pasado. Se calcula que los usuarios de móviles pasan una media de 15 minutos al día gestionando el correo electrónico, por lo que el uso de servicios y aplicaciones que permitan sincronizar las cuentas de email, trabajar con documentos adjuntos… ayudan a ahorrar tiempo, incrementar la productividad de los empleados y no duplicar el trabajo, pues según ExactTarget, el 90% de los usuarios de smartphones accede a la misma cuenta de correo en el móvil y en el ordenador.
7. No saber gestionar el correo. Se calcula que cada segundo circulan más de 16.000 correos electrónicos por las redes de todo el mundo. Esto implica un alto nivel organizativo por parte del usuario para no perderse en la maraña de emails. Por eso es importante conocer bien las funcionalidades de las aplicaciones de correo para usar las carpetas para clasificar y almacenar correos; crear reglas para la recepción y envío de mensajes; etiquetar los correos; eliminar los mensajes de la bandeja de entrada para no releer los mismo correos; compartir tareas, contactos y calendarios; establecer una relevancia o prioridad a cada mensaje… Aunque quizá la recomendación más útil sea la de no mantener abierta todo el rato la ventana del correo y así no desviar la atención sobre otras tareas.
8. No pensar antes de mandar un email. Responder al remitente sin terminar el correo, enviar el email sin adjuntar el archivo, contestar a otro contacto, no definir bien el asunto del correo, malinterpretar el tono del correo… a lo largo del día se suceden situaciones en las que de forma involuntaria acabamos enviando dos o tres veces el mismo correo. Pero más improductivo aún resulta invertir quince minutos en escribir un email con una larga explicación a un asunto que lo único que va a generar es una sucesión de cadena de emails con más dudas. Puede que una llamada de cinco minutos sea más efectiva. Según Acxiom, el 49% de los usuarios dispone de una cuenta de correo para recibir mensajes que no tiene intención de abrir jamás.