Si las AA.PP. mejoran la gestión de los procesos documentales, tendrán electores más contentos

Los gobiernos de todo el mundo son conscientes de que sus procesos documentales son ineficientes, pero arreglarlos no es una prioridad, especialmente en este período de austeridad. De este modo, las agencias gubernamentales están perdiendo oportunidades de oro para ahorrar costes, servir mejor a los electores y retener trabajadores valiosos.

Estas son las conclusiones del estudio de IDC, patrocinado por RICOH, titulado: “Gobiernos: La Mejora de los Procesos de Documentos Mejora los Servicios al Ciudadano y Reduce Costes, Julio 2013”.

“Las agencias gubernamentales, incluso en un contexto de austeridad, tienen grandes oportunidades para ajustar los costes y reducir gastos, al mismo tiempo que aumentan la calidad del servicio al público”, señala el Government Insights Market Spotlight de IDC. “Esto suele conseguirse adoptando un enfoque más estratégico al recortar costes, aprovechar al máximo la tecnología, los socios y proveedores existentes, y con un pequeño incremento de la inversión”.

Han surgido varios hallazgos clave a raíz de la encuesta de IDC realizada globalmente a 1.516 responsables de procesos documentales y trabajadores de la información:

– Inefectividad, ineficiencia. Solo el 36% de los encuestados pertenecientes al gobierno definió sus procesos de cara al público y basados en documentos como eficientes y efectivos, en comparación con el 52% relativo a los procesos de cara al público en compañías. En la encuesta, los gobiernos se posicionaron entre las industrias peor clasificadas en eficiencia de procesos documentales.

– Falta de urgencia. Pese a ser conscientes de la eficiencia de los procesos, solo uno de cada tres encuestados del gobierno consideró más importantes los proyectos para mejorar los procesos documentales que los proyectos IT; esto equivale a 10 puntos menos que en el sector comercial.

– Importante potencial de ahorro de costes. Si pudieran arreglar todos los problemas en sus procesos de cara al público, los encuestados de los gobiernos consideran que los costes totales se reducirían un 9%. Esta revisión también mejoraría el servicio a los ciudadanos, ayudaría a retener empleados y atraería trabajadores más jóvenes.

“Varios observadores opinan que los gobiernos deberían intentar funcionar como compañías, y estas están claramente comprometidas con la mejora de los procesos de documentos”, explicó Yoshi Sasaki, General Manager, Business Services Center, Business Solutions Group, RICOH Company, Ltd. “Aunque la reducción del presupuesto para los gobiernos es real, incluso los más modestos pueden recuperarse de forma significativa a través del ahorro de costes, la retención, la satisfacción y el incremento de capacidades”.

Un ejemplo simple es que las mejoras en los procesos documentales pueden corregir errores que actualmente se traducen en recaudaciones de impuestos tardías o incompletas, o en un pago excesivo de servicios humanos muy caros.

Para lograr mejores resultados, RICOH recomienda un enfoque amplio de la mejora de procesos documentales. “Aunque muchas agencias gubernamentales tienen presupuestos que se limitan a sus propias unidades o departamentos, los documentos suelen abarcar la mayoría de todos los organismos y procesos gubernamentales”, comentó Sasaki. “Como consecuencia, recomendamos a las agencias gubernamentales que adopten un punto de vista más estratégico y busquen trabajar de forma colaborativa para mejorar sus procesos y maximizar su rentabilidad”.