Cambio de roles en la toma de decisiones TI

Marco Aurelio Losas, Customer & Channel Marketing Director de Canon España y Portugal.

Estamos asistiendo a un cambio fundamental en la forma de tomar decisiones tecnológicas a nivel empresarial. Tradicionalmente, estas recaían sobre los CIOs y los responsables del departamento de tecnología de la compañía quienes, posteriormente, las comunicaban al resto de la organización. Sin embargo, un nuevo y poderoso grupo de influyentes está emergiendo: los empleados. El cambio está empezando a ser impulsado desde abajo hacia arriba.

El enfoque tradicional de arriba hacia abajo lleva implícito el riesgo de provocar entre los empleados un sentimiento de frustración, al creer que sus opiniones están siendo infravaloradas, no escuchadas o ignoradas por la compañía. Este argumento se ve reforzado por datos extraídos del Office Insights Report, un estudio europeo independiente realizado a más de 1.600 empleados que revela que se sienten excluidos a la hora de utilizar la tecnología adquirida por su compañía. El 29% de los encuestados afirma no influir o sentirse involucrados en el proceso de toma de decisiones.

Lo que es indudable es que los trabajadores están empezando a mostrar una actitud mucho más proactiva y exigente en lo que al uso de tecnologías en el lugar de trabajo se refiere; al fin y al cabo son ellos los que acaban utilizándola a diario. Además, esa sensación de desencanto puede transformarse en un grave problema para la organización. En muchos casos, los propios empleados recurren a otras soluciones que les ayudan a realizar su trabajo cuando ven que la empresa no les proporciona las herramientas adecuadas, a menudo, sin tener la aprobación del equipo TI. Este último, por encima de todo, necesita tener bajo control toda la tecnología y la infraestructura del negocio y esta tendencia de los trabajadores puede, por el contrario, dificultar el seguimiento del uso de la tecnología en la empresa, poniendo en compromiso la seguridad y la información corporativa.

En este camino hacia el progreso, los responsables TI pueden encontrarse con otras barreras como ser percibidos como inhibidores de la forma en la que los empleados quieren trabajar (si no logran responder a todas sus demandas). Una respuesta poco receptiva ante las sugerencias de los trabajadores puede hacerles sentir aislados y desmotivados, reduciendo así sus niveles de compromiso y productividad. Por el contrario, aceptar demasiadas demandas de adquisiciones de nuevos dispositivos y soluciones puede suponer un riesgo potencial para los controles de seguridad TI ya establecidos, así como hacer que resulte imposible gestionar de cerca toda la infraestructura existente.

Beneficios de abrazar el cambio con éxito

La predisposición a escuchar las demandas de los empleados ayudará a crear un sistema tecnológico más robusto y ágil. No solo evitará que los usuarios se sientan aislados, sino que también les ayudará a identificar nuevas formas para mejorar sus procesos de trabajo. La empresa puede conseguir una mejora en la eficiencia de sus empleados con un gesto tan sencillo como proporcionarles un escáner inalámbrico para que utilicen con su tablet o smartphone personal, asegurando así que todas las soluciones y dispositivos encajen con las necesidades de movilidad del trabajador. Los empleadores deben también asegurarse de que sus trabajadores conozcan tanto los aspectos tecnológicos más avanzados, políticas de seguridad y movilidad de la empresa, así como el manejo general de documentos. La formación va claramente de la mano de un mayor compromiso.

En definitiva, se trata de un rompecabezas difícil de resolver para las organizaciones pero cuyo resultado puede llegar a ser incalculable: una base de usuarios más comprometidos y ágiles -apostando por fórmulas como la formación a empleados sobre la tecnología de la que disponen en la compañía (el 51% de los encuestados en el Office Insights Report de Canon reconocen estar interesados en recibir formación para sacar el máximo partido a sus impresoras y equipos multifuncionales)- y una fuerza de trabajo más productiva