Empleados de las AA.PP prevén una profunda transformación de su lugar de trabajo para 2034

El personal de la Administración Pública de Europa predice que en los próximos 20 años sus oficinas estarán dominadas por tecnología altamente sofisticada que transformará en gran medida su forma de trabajar. Un reciente estudio encargado por RICOH y realizado por Coleman Parkes Research revela que los empleados de la Administración Pública anticipan la llegada de un lugar de trabajo evolucionado tecnológicamente en el que se utilizarán la realidad aumentada (70%), los robots de sobremesa (62%) y los drones (62%).

Aunque los encuestados de la Administración Pública esperan una adopción relativamente lenta de los nuevos avances tecnológicos en los próximos cinco a diez años, en comparación con los empleados del sector educativo, los servicios financieros y el sector sanitario– están convencidos de que se utilizarán numerosas innovaciones en su lugar de trabajo en el futuro. Esto también incluye los nodos de transmisión (56%), que podrían permitir la transmisión de información directamente al cerebro del empleado en forma de señales electrónicas. Por ejemplo, los datos clave relacionados con los servicios principales para los ciudadanos, las iniciativas internas, así como las normativas locales, nacionales y las de la Unión Europea, podrían transferirse de forma rápida a los empleados antes de una reunión importante.

Las ventajas de un lugar de trabajo evolucionado tecnológicamente, según indican los empleados de la Administración, representan una cultura en la que la información y la comunicación pueden optimizarse. Más de la mitad de los encuestados cree que al establecerse un lugar de trabajo evolucionado tecnológicamente tendrán mejor acceso a la información que necesitan para poder desarrollar su trabajo (59%), mientras que el 55% indica que les ayudará a terminar sus tareas con mayor rapidez y el 51% que contribuirá a mejorar la colaboración entre los empleados. Con el ahorro, tanto de tiempo como de energía, gracias a la adopción de tecnología avanzada y de los principales procesos que sustentan su uso, las organizaciones pueden volver a alinear los recursos y el personal para ofrecer un mejor servicio a los ciudadanos. Sin embargo, los líderes de la Administración Pública tienen que afrontar una serie de consideraciones.

Con el clima económico cambiante y la presión por optimizar los procesos de negocio, los directivos tienen la difícil tarea de “hacer más con menos”. El estudio muestra que aparte del coste (56%) y la seguridad (46%), la normativa del propio gobierno (43%) se considera el principal obstáculo para que el sector pueda adoptar las nuevas tecnologías. Más de uno de cada cuatro citó los siguientes aspectos como frenos adicionales para la adopción de nuevas tecnologías:

• Resistencia de los empleados (33%)
• Reticencia a adoptar nuevas formas de trabajar o nuevos procesos internos (27%)
• Capacidad para interactuar con los sistemas tecnológicos anteriores (27%)

Carsten Bruhn, vicepresidente ejecutivo de Ricoh Europe, declara: “No hay duda de que el futuro lugar de trabajo de la Administración Pública será diferente en comparación con el actual, a medida que surjan nuevas formas de comunicar y recibir información. Pero tal como revelan los empleados, para beneficiarse de las innovaciones del futuro todavía hay varios pasos clave que deben tomarse, como la mejor digitalización de los procesos de negocio críticos y la revisión de las formas que utilizan los empleados para acceder a la información. El estudio pone de manifiesto que casi un tercio del personal de la Administración Pública todavía no utiliza las plataformas internas de colaboración, mientras que la impresión «Follow-me», es decir, la recogida flexible de documentos desde cualquier dispositivo de impresión, y las reuniones vía web siguen estando infrautilizadas”.

La Comisión Europea marca el camino para fomentar el aumento de las interacciones digitales y lograr un lugar de trabajo más evolucionado tecnológicamente. El impulso de la Administración Pública para adoptar un enfoque tecnológico que optimice las operaciones está respaldado por el objetivo de la Comisión de lograr que en 2015 el 50% de los ciudadanos y el 80% de las compañías utilicen la vía electrónica para interactuar con la administración.

Bruhn añade: “Además de acelerar la digitalización de la Administración Pública, las directivas nacionales y europeas pueden aprovecharse para establecer servicios públicos más receptivos en el futuro. Un entorno como este, que siempre esté conectado, y que sea colaborativo e interactivo, solo puede ayudar a mejorar la productividad y la comunicación efectiva con los ciudadanos. Es emocionante pensar que las nuevas tecnologías podrían ayudar a aliviar la presión que tienen que afrontar las organizaciones del sector público en su esfuerzo por mejorar las eficiencias y los servicios que prestan al ciudadano. El año 2034 bien podría marcar el momento en el que el lugar de trabajo evolucionado tecnológicamente sea una realidad para la Administración Pública. También podría suponer el amanecer de una nueva era, a medida que otras innovaciones relacionadas con el lugar de trabajo empiecen a convertirse en la norma”.