Claves para crear un entorno de trabajo adaptado al futuro

Alicia Cerezo, Collaboration Line of Business Manager de Dimension Data.

El futuro entorno de trabajo tiene como fin aumentar la productividad de los empleados permitiéndoles adecuar el espacio físico en el que trabajan con el tipo de actividad laboral, o estilo de trabajo, necesario para completar sus tareas con eficiencia y eficacia. Los objetivos son utilizar mejor el espacio y la energía, y crear un ambiente más acogedor y orientado a la forma en que las personas interactúan y colaboran. El resultado es una organización más productiva y un ahorro potencial de hasta un 30% en los costes inmobiliarios.

A la hora de definir el futuro entorno de trabajo hay ciertos parámetros a tener en cuenta:

1 – Contención de los gastos y atracción de talento

Hoy en día, los empleados que trabajan en oficinas, son más exigentes en cuanto a la forma en que prefieren trabajar, y las herramientas que quieren utilizar para realizar sus tareas. Como tendencia mundial, la movilidad empresarial mueve a las organizaciones adoptar políticas como permitir que el usuario aporte su propio dispositivo. Los empleados pueden elegir entre una variedad de dispositivos móviles, ya sea propio o de la compañía, para acceder a sus datos y aplicaciones sin disrupción, independientemente de donde se encuentren. Las organizaciones que ofrecen esta flexibilidad pueden reducir los gastos de viaje drásticamente, y atraer y retener a los empleados más exigentes.

Existe por otro lado, la necesidad de utilizar mejor el espacio y la energía, y crear un ambiente más acogedor y orientado a la forma en que las personas interactúan y colaboran.

2 – Conocer a los empleados

Los entornos de trabajo para el futuro se integran directamente en la cultura de la organización. No sólo se trata de ubicar a los trabajadores móviles, remotos e invitados, sino también, de permitir y satisfacer las necesidades de los empleados, que requieren trabajar en escritorios y que necesitan estar en el lugar de trabajo todos los días. Por ejemplo, un gerente de cuenta y un asistente personal necesitan diferentes espacios para sus diferentes actividades.

A menudo, pasamos por alto a las personas y la cultura de la empresa, cuando hablamos del entorno de trabajo, sin embargo deben ser el punto de partida al concebir el tipo de entorno necesario. Independientemente de cuál sea la combinación final de los espacios físicos, el objetivo es la creación de un entorno que se adapte a los empleados y a las tareas que deben realizar. Un entorno de trabajo para el mañana es un lugar agradable, práctico, que se adapte a cada estilo de trabajo y atraiga a la gente al lugar de trabajo, en lugar de alejarlos.

3 – La tecnología

La tecnología debe ser el agente de enlace que mantenga unidas a las personas, el trabajo y el medio ambiente de la manera más eficaz y eficiente posible. Los entornos de trabajo para el mañana implican un enfoque de extremo a extremo que permita una forma más productiva de trabajo. Para el éxito de los entornos de trabajo del futuro, son fundamentales las tecnologías de colaboración,  redes, y seguridad.

4 – Desarrollar estrategias y un plan de trabajo

También es importante establecer una estrategia clara y una hoja de ruta para ayudar a crear un entorno de trabajo. Al hacerlo, es necesario involucrar a los actores adecuados y a los decisores en la organización desde el principio del proceso: por ejemplo, los directores de recursos humanos, para tener en cuenta los aspectos de la cultura, las personas y la política; los responsables de los edificios, para el entorno de oficina; y responsables de las TIC para los componentes de la tecnología.

5 – El éxito se alcanzará al identificar los perfiles actuales de los trabajadores/usuarios y sus estilos de trabajo, espacios de trabajo, y su utilización

Para alcanzar este objetivo, es importante contar con un proveedor de soluciones con amplias áreas de conocimiento en las personas, en el medio ambiente, y en la tecnología. A menudo, se consulta a los expertos en estas áreas de forma individual y en la última etapa de la creación del nuevo entorno de trabajo o cuando se carece de una visión de conjunto y de un plan. Lo que hace que sea difícil de implementar los ajustes y cambios que podrían tener un impacto significativo en el éxito general del espacio. El socio ideal debería participar desde el principio en el proceso de toma de decisiones, para ayudar a entender la situación actual en términos de capacidad estratégica y operativa, y determinar dónde necesita estar en el futuro. Este socio tiene que ser capaz de ofrecer una amplia experiencia en proporcionar todos los elementos necesarios para crear entornos de trabajo para el mañana que se adapten al negocio.