Preguntas que hemos de formularnos antes de hacer outsourcing

Labor10, el despacho jurídico especializado en Derecho del Trabajo y Seguridad Social, ha hecho público un listado de preguntas que los directivos han de hacerse para determinar si conviene externalizar un determinado servicio. Personal encargado, equipos requeridos para asumir la tarea externalizable, tipos de proveedor o costes del servicio antes y después de ser externalizado son algunas de las variables que se propone examinar antes de aplicar el outsourcing.

1. ¿Afecta esta área externalizable de forma directa a mi cuenta de resultados?

Si el área que estamos planteando externalizar tiene un impacto directo en nuestro valor como empresa, probablemente no sea recomendable sacarla fuera de la organización. No tiene sentido dejar en manos de terceros algo que supone el motor mismo de nuestra empresa. Su relevancia exigirá asumir esa función internamente asignándole recursos afines a su estatus.

2. ¿Qué tipo de personal exige esta tarea que estamos pensando en externalizar?

Curiosamente aquí funciona la regla de los dos extremos. Los procesos más susceptibles de ser externalizados con éxito son, por un lado, aquellos que reportan escaso valor diferencial y que son asumidos desde puestos de perfil medio-bajo y con alta rotación de personas. Y en el contrapunto, los desarrollados por personal técnico altamente especializado con altos niveles de formación, cuyo coste laboral es elevado y hay que procurar optimizar al máximo.

3. ¿Qué tipo de recursos tecnológicos y materiales requiere esta tarea?

A mayor la inversión requerida, mayor el estímulo para sacar ese área funcional fuera de la organización. Los softwares o los equipos muy sofisticados, que precisan constantes revisiones, personal bien entrenado y que se quedan obsoletos rápidamente hacen más que recomendable la posibilidad de externalizar. Un buen proveedor, que esté realizando simultáneamente la misma función para varias organizaciones, seguramente podrá permitirse recursos materiales de última generación con los proporcionar un mejor producto o servicio.

4. ¿Qué costes lleva aparejado hacer este servicio internamente? ¿Y externalizarlo?

Probablemente la primera pregunta que se hacen las organizaciones cuando se plantean una externalización. Las empresas especializadas en asumir un determinado servicio o producto consiguen altos niveles de eficiencia y una excelente optimización de recursos en base a dicha especialización, lo que redunda en tarifas muy competitivas. Aunque cada caso es un mundo y el equilibrio entre ambas opciones depende de multitud de factores, la balanza estrictamente económica suele inclinarse por la opción de externalizar.

5. En caso de externalización, ¿cómo se verá afectado esta área o servicio?

O lo que es lo mismo, ¿preveo que la calidad del servicio que externalizo va a beneficiarse o que va a empeorar con el cambio? Si considero que la rebaja en la calidad es muy posible, mejor descartar el outsourcing. El ahorro de costes que implica una externalización ha de estar sustentado en una mayor eficiencia y en procesos más profesionalizados, nunca en una merma del servicio o producto que externalizamos. En un momento en el que la gestión empresarial discurre hacia una mayor calidad en todos los procesos, rebajar nuestros estándares es una opción que pagaremos cara.

6. ¿Existen proveedores de calidad que puedan asumir este servicio con garantías?

No ha de existir uno, sino varios proveedores identificados que puedan hacer el trabajo a la perfección. Al diversificar las opciones reducimos el componente de riesgo que toda externalización conlleva. Ser el cliente cautivo de un todopoderoso proveedor es siempre una opción muy poco recomendable.

7. ¿Cómo reorganizar los tiempos de las personas o equipos encargados del servicio externalizado?

La externalización de un área conlleva necesariamente la reorganización de los tiempos de una persona o equipo, que ven como todo o parte de su tiempo deja de estar ocupado. El empleador ha de buscar fórmulas para que la externalización derive en una elevación del perfil de los empleados reubicados y en una subida de la productividad en base a nuevas tareas de perfil más estratégico. La complejidad de esta tarea supone uno de los principales obstáculos para un outsourcing más frecuente.