Buenas y malas prácticas de la gestión IT

Qué se debe hacer y qué no es recomendable en la gestión IT.

Hoy en día, pocas empresas pueden funcionar sin depender totalmente de la tecnología. Ya sea de la Tecnología de Información para soportar y mejorar los procesos de negocio imprescindibles para poder satisfacer las necesidades requeridas por los clientes, o bien, para tareas rutinarias de gestión u organización en el lugar de trabajo.

De esta forma, los servicios de IT se constituyen como la la base para el modelo de negocio, por lo que disponer del presupuesto adecuado en IT resulta fundamental para una buena ejecución de la organización y la competitividad de la empresa. Dichos factores repercuten en el aumento de la calidad, la innovación y el valor de la tecnología empleada, pero también de saber generar una óptima gestión IT para obtener los resultados esperados.

Una vez asumiendo que los servicios de IT son primordiales, hay que asegurarse que el grupo de IT proporciona el valor y aporta lo necesario, dadas las herramientas que se les han puesto a su disposición. Por tanto, ante unas buenas prácticas en la gestión IT se logrará una mejoría en el negocio.

Una empresa que desea invertir para adaptarse a las nuevas circunstancias del mercado no puede dejarse llevar por la tradición o por la intuición, puesto que esto le llevará en la práctica a una actuación ineficiente y costosa. Un buen consejo siempre es afrontar los cambios observando cómo los han superado otros en circunstancias parecidas y qué es lo que modificaron en su forma de trabajar para lograr mejorar su compañía.

Por ello, para una buena práctica empresarial es recomendable mantenerse informado con la forma de trabajar de empresas exitosas del sector concreto, porque la experiencia es un grado y descubrir donde erró una empresa podrá evitar que pueda ocurrir de nuevo. Esta práctica puede descubrir ventajas competitivas de un negocio sobre otro de éxito que realmente se desconocían.

Otra práctica útil es implementar normas, como son las especificaciones establecidas por organismos independientes que pueden ayudar a medir la calidad de un producto, servicio o proceso, mejorando por tanto las prácticas empresariales y suprimiendo errores o trámites innecesarios y costosos. En este aspecto, también es útil una estrategia que discurra más allá de discursos motivacionales, y que produzcan una gestión más comunicativa, con metas alcanzables y una planificación clara y concisa.

Otra buena práctica es el uso de indicadores del rendimiento, los cuales pueden ser empleados para medir el progreso en la consecución de los objetivos, utilizando para ello actividades que faciliten identificar las áreas que necesitan mayor atención. Se pueden utilizar herramientas que midan el volumen de ventas, la calidad, el rendimiento de personal y la rentabilidad del negocio. Además, disponer de información actualizada y precisa del rendimiento de su negocio será fundamental para establecer una planificación fiable a largo plazo y descubrir dónde incidir en los cambios.

Sin embargo, para lograr una buena gestión es indispensable descubrir también las malas prácticas que pueden realizar los trabajadores cuando emplean la tecnología, ya sea de forma consciente o inconsciente. Por ello, un mantenimiento periódico de los equipos informáticos de la empresa de forma preventiva puede evitar una sustitución prematura y eliminar malos hábitos que se desconocían.

Junto a esto, un equipo informático puede funcionar erróneamente o de forma lenta porque no dispone de las actualizaciones adecuadas, posee malas aplicaciones o algún correo electrónico, web visitada o USB conectado ha infectado el equipo sin percibirlo, así como el uso personal del equipo de trabajo que pueden realizar algunos trabajadores.

Por tanto, descubrir las malas prácticas puede impedir que se ponga en riesgo la seguridad de la red local, además de descubrir manías o maniobras incorrectas llevadas a cabo por los empleados a la hora de desempeñar sus tareas diarias. Así, guardar sólo en local y no en carpetas del servidor, no realizar copias de seguridad o enviar correos electrónicos con archivos de excesivo tamaño en vez de intercambiarlos aprovechando la red local pueden suponer un hercúleo uso de la memoria o de la capacidad del equipo, que a la larga provocan lentitud o formateos que podrían haberse evitado si se conociese un desempeño más idóneo de la tecnología en las labores diarias.