Qué pasa cuando los empleados utilizan nubes «ilegales»

Los servicios en la nube son, sin duda, una gran revolución que ha cambiado por completo nuestra manera de trabajar en muchos aspectos. La movilidad, la disponibilidad en cualquier momento y en cualquier lugar y las facilidades para compartir y trabajar en grupo han disparado la productividad de los empleados en todas las actividades profesionales en las que se trabaja con datos. Sin embargo no es oro todo lo que reluce, y un mal uso de esos servicios puede traducirse en problemas de seguridad, falta de control sobre la información y sobrecostes en la operativa diaria de las empresas. Hoy, una noticia publicada en The Wall Street Journal analiza esos riesgos que, por su interés, reproducimos aquí.

El informe, que se basa en datos obtenidos y publicados por Cisco, alerta de la desproporción entre los servicios que los CIOs y CTOs piensan que utilizan los trabajadores de sus empresas, y la cantidad de estos que forman parte de su día a día laboral. Es lo que se ha dado en llamar Shadow IT, y según los datos obtenidos por la tecnológica, los números van desde los 91 de media que calculan los responsables de tecnología de las empresas, hasta los 1.120 que ha auditado en algunos de sus clientes.

El principal problema sobre el que alerta Cisco es que, a diferencia de los servicios administrados o autorizados por la empresa, y que han de cumplir una serie de condiciones para encajar en las políticas de seguridad determinadas por la misma, en el momento en el que los datos se emplean en un servicio en la nube no «controlado», se pierde cierto control sobre los mismos. Además, y más en el actual contexto de ruptura de Safe Harbour, incluso puede llegar a provocar problemas legales por el uso de servicios alojados fuera de Europa. Un riesgo que, salvo que las negociaciones entre la Unión Europea y Estados Unidos lleguen a buen puerto (nunca mejor dicho), se volverá muy real a partir del 29 de enero.

Además, en la elección de los servicios en la nube por parte de las empresas siempre pesa bastante la seguridad que ofrecen los mismos. Esta es, en muchas ocasiones, la razón por la que se descartan alternativas que, en un primer momento, podrían parecer más ventajosas. Sin embargo, muchos empleados no conceden tanta importancia a dicho aspecto, y se centran más en la sencillez de uso y en la cantidad de funciones, lo que puede ocasionar que se decanten por opciones que, analizadas de manera global, no serían las más adecuadas. Y es que, como ocurre en otros muchos campos, las preferencias de los trabajadores no siempre coinciden con las de los responsables de sistemas. Pero, a diferencia de lo que ocurría hasta la llegada de los servicios cloud, los trabajadores debían ceñirse a las herramientas instaladas en sus sistemas (algo más sencillo de controlar de manera centralizada). Ahora basta con abrir el navegador y dirigirse a una página web para emplear prácticamente cualquier tipo de herramienta, sin conocimiento, supervisión o control alguno del departamento de IT.

En relación a este problema, Cisco ha desarrollado un nuevo servicio denominado Cloud Consumption as a Service. Instalado dentro de la propia infraestructura IT de la empresa, su función es auditar el uso de los servicios cloud utilizados por los empleados de la misma, tanto de los autorizados como de los que se engloban en IT Shadow. De esta manera, los administradores pueden conocer, en tiempo real, qué están haciendo los trabajadores en la nube, detectar posibles problemas de seguridad y, algo también muy interesante, explorar ellos mismos dichos servicios, especialmente los más utilizados, en busca de la posibilidad de integrarlos. Y es que, por aquí, puede venir la solución a otro problema que se da de manera más usual de la que cabe pensar. Muchos empleados contratan, de manera individual, estos servicios, un coste que luego repercuten a la empresa. Y si son muchos los que lo hacen dentro de la misma compañía, puede haber una sustancial diferencia de precio entre pagar muchas cuentas individuales y contratar algún tipo de plan para empresas, en el que el precio por cuenta de usuario será, seguramente, mucho más ventajoso. Y, sobre todo, estará sujeto a la supervisión adecuada por parte de quien tiene que llevarla a cabo como parte primordial de su trabajo.