Costes de impresión: tipos, impacto y cómo reducirlos

No todos los costes de impresión son iguales y tampoco tienen el mismo impacto, un detalle que debemos tener muy en cuenta y que os ayudaremos a conocer un poco mejor en este artículo, donde haremos una diferenciación sencilla, conoceremos su impacto y os ayudaremos a reducirlos.

Tipos de costes de impresión

Podemos diferenciar de forma sencilla los costes de impresión en directos e indirectos. Los primeros son aquellos que se derivan del simple uso de la impresora e incluye tres grandes grupos:

• Consumibles.
• Electricidad.
• Mantenimientos y cuidados.

Por contra también podemos hablar de una serie de costes indirectos, que son aquellos que no son consecuencia directa del uso de la impresora, sino más bien del mal uso de ella o de que la misma no sea adecuada para un concreto entorno de trabajo.

Son costes más complicados de identificar y de señalar ya que dependen de muchos factores, pero podemos hacer una concreción general en dos grandes grupos:

• Pérdidas de tiempo por baja velocidad de trabajo, por averías derivadas de exceso de trabajo o por carecer de funciones que necesitamos.
• Mantenimientos y posibles gastos adicionales por políticas de gestión o de seguridad ineficaces.

Impacto en la empresa y cómo reducirlos

Los costes directos son los que más notamos ya que se producen con mayor frecuencia y resultan más visibles, pero los indirectos pueden llegar a tener un impacto igual o incluso mayor que aquellos, así que debemos tenerlos muy en cuenta, ya que aunque no se mantengan de forma continuada pueden llegar a suponer un duro golpe cuando sobrevienen.

Por suerte podemos reducir y limitar el impacto de ambos tipos de costes, y para ello sólo tenemos que seguir los siguientes consejos:

1. Utilizar siempre packs de tóner HP y/o consumibles originales XL: Si tenemos impresoras de inyección de tinta los consumibles originales de alta capacidad son un gran ahorro, sobre todo cuando los compramos en packs, ya que reducen de forma directa el coste por página. En caso de que tengamos soluciones láser podemos recurrir a los pack multicartucho de HP, que también suponen un ahorro importante y directo.
2. Usar el modo borrador siempre que sea posible: el gasto de consumibles que implica el modo borrador es mínimo comparado con el que tendremos al utilizar los ajustes de calidad medios o altos, así que debemos aprovecharlo siempre que tengamos la ocasión, ya que puede marcar una gran diferencia mes a mes.
3. Utiliza la impresión a doble cara: nos ayuda a reducir el gasto de papel y también puede marcar una diferencia clara, sobre todo en empresas que tengan un alto volumen de impresión y consuman una gran cantidad de papel al mes. Año a año lo notaremos mucho.
4. Fiscaliza el uso del color: imprimir en color es una inversión, y como tal debemos asegurarnos de que se realiza de forma correcta. Hacer impresiones en color de forma injustificada, excesiva o errónea puede acabar incrementando en gran medida el gasto de consumibles y por tanto elevar los costes de impresión de forma considerable. Si controlamos el uso del color en nuestra empresa podremos optimizar su uso y evitar derroches y gastos innecesarios.
5. Conoce cómo imprime tu empresa: saber cómo trabajamos y como imprimimos es vital, ya que nos da las pautas que deberemos tener en cuenta a la hora de elegir nuestras impresoras y nos permitirá también establecer políticas de impresión que contribuyan a ahorrar dinero. Un ejemplo claro y sencillo es el de la empresa que imprime sobre todo texto y en grandes cantidades de forma continua. Con esa tendencia su mejor opción son las soluciones láser monocromo, complementadas por alguna solución a color para las impresiones residuales.
6. Cuida la seguridad: un entorno de impresión no protegido es un riesgo potencial que puede acabar costándonos mucho dinero. Si protegemos adecuadamente nuestras impresoras no sólo evitaremos posibles robos y pérdidas de información, sino que además contribuiremos al óptimo funcionamiento de las mismas, lo que implica menos gastos en mantenimientos y menos pérdidas de tiempo.