La Administración desde dentro: no confundáis gestor de contenidos y gestor documental

El almacenamiento que necesitamos para albergar nuestros archivos (fotos, documentos…) es cada vez más exigente. La vida hoy en día es más digital y el papel se vuelve algo más residual. Si llevamos esta situación al ámbito profesional, la tendencia es parecida aunque aún más profunda. Todos hemos oído hablar de Big Data y de la reutilización de los datos y documentos. ¿Cómo se pueden gestionar de manera eficiente?

Actualmente no existen soluciones manuales para el volumen ingente de información que debemos manejar. Por ello, debemos apoyarnos, esencialmente, en dos tipos de sistemas de información: Gestores de contenidos y gestores documentales. Suele haber bastante confusión entre unos y otros siendo normal su malinterpretación y posterior uso poco eficiente. En defensa de lo anterior, es menester indicar que todo gestor documental tiene un módulo de contenido web y viceversa.

¿Qué es un gestor de contenidos web?

Es un sistema de información que permite la creación, edición y publicación de datos e información. Por ejemplo, un portal corporativo como el del Ministerio de Justicia, una plataforma wiki como Wikipedia, un blog como el de Ética y Administración, etc. son plataformas web cuyo soporte informático sería eminentemente un gestor de contenidos web.

¿Qué características tiene? Permite una gestión extensiva e intensiva de personas y roles. Típicamente hablamos de creador, editor, supervisor y publicador de contenidos (aunque la tipología en algunas plataformas es ciertamente compleja, abriéndose en varias subcategorías de roles). En la práctica, se suele simplificar a tres o cuatro roles básicos ya que no es operativo un flujo de trabajo excesivamente formal. En consecuencia, otro aspecto fundamental es un workflow definido para el ciclo de vida de la información. Esto es, cuando un autor genera una nueva información puede pasar su trabajo a la siguiente etapa: la edición. El editor haría lo propio hacia la siguiente fase definida y, así, sucesivamente hasta la puesta en producción de la publicación. Un buen flujo de trabajo y asignación de roles es costoso en el análisis del gestor de contenidos a corto plazo pero es el mejor aliado para funcionar de manera ágil en el futuro.

¿Qué es un gestor documental?

Es un sistema de información cuyo objetivo se centra en la gestión del ciclo de vida de documentos (por ejemplo, ficheros PDF, Word, Excel…). Análogamente al caso anterior, es necesario una buena gestión de roles y permisos así como de un workflow bien definido. ¿Cuándo se hace necesaria la aparición de un gestor documental frente, por ejemplo, a un sistema de ficheros? Para contestar a esta pregunta, deberíamos hacernos estas otras: ¿qué tipo de vida va a tener el fichero?, ¿va a ser modificado varias veces?, ¿van a intervenir distintas personas?, ¿será necesario mantener un versionado?, ¿hacen falta unos requisitos avanzados de búsqueda y recuperación?, ¿será necesario metadatar con cuidado siguiendo algún tipo de estándar? En el caso de responder afirmativamente en varias de las anteriores preguntas, podremos estar casi seguros de que nos interesa más un gestor documental.

¿Qué estándares se siguen en la Administración? El Real Decreto 4/2010 define el Esquema Nacional de Interoperabilidad a partir del cual se han desarrollado numerosas normas técnicas de interoperabilidad. Como consecuencia de las anteriores, todos los documentos que se digitalicen deben seguir unos metadatos mínimos y unas características específicas (por ejemplo, 200 puntos por pulgada para considerar una resolución suficiente).

¿Qué gestores documentales y de contenidos se usan en la Administración? Según el principio de neutralidad tecnológica no hay una tendencia previa para adoptar una tecnología concreta si bien se prefieren aquellas que sigan estándares abiertos (CMIS: Content Management Interoperatibilty Services, documentos XML). Algunos ejemplos de plataformas usadas en las Administraciones Públicas son: Oracle Portal (antiguo FatWire Content Server), TeamSite, Drupal, Documentum, Joomla, LifeRay, Alfresco…

Javier González. Ingeniero en informática (UCM). Máster en Filosofía Teórica y Práctica con especialidad en lógica, historia y filosofía de la ciencia (UNED). Funcionario por oposición al Cuerpo de Gestión de Sistemas e Informática de la Administración del Estado. Jefe de servicio en la División de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones del Ministerio de Justicia. Autor del libro “ÉTICA DIGITAL” y del blog “Ética y Administración”. Twitter: @Etica_Admon. Facebook: Ética y Administración.