El impacto de la innovación en el sector de los viajes y gastos profesionales

Gaëlle Cheveu, responsable de Notilus España.

Un tema importante para el viajero de negocios y la empresa es la innovación en el sector de los viajes. En primer lugar, hablaremos desde la perspectiva de las empresas, que, como sabemos, aunque puedan ser más o menos innovadoras, todas presentan varios puntos en común:

• La política de viajes establecida, incluso si no está por escrito.
• La seguridad de los viajeros, un aspecto que a veces se pasa por alto.
• La centralización de la facturación a través del departamento de Compras (contratos, consultas).
• El control de los gastos.

El factor que favorece la innovación en la empresa es, se quiera o no, el viajero. ¿Por qué el viajero? Porque, ¿qué viajero no se ha dirigido a su Travel Manager o al encargado de las compras de viajes para comunicarle que ha encontrado «una opción más barata en internet»?

A veces, algunos de mis empleados manifiestan opiniones en las que, de alguna forma, cuestionan la opción de las agencias de viajes: «Puedo reservar por mí mismo el hotel o el vuelo directamente en internet, buscar un billete y hacer la reserva».

Por lo tanto, vemos que el viajero quiere repetir los mismos pasos que sigue para sus viajes de ocio en sus viajes de empresa. Esto provoca, desafortunadamente, que se salga del marco de la política de viajes establecido por la empresa.

El open booking y el bleisure (del inglés business with leisure, o negocio con ocio) plantea problemas de seguridad, y si el viajero emplea sus propios medios para organizar y reservar su viaje, perdemos su rastro. Esto también genera muchas notas de gastos, con un coste del orden de 57 € de tratamiento por nota de gastos.

Los procesos de la empresa

La innovación es un fenómeno que existe desde hace algunos años. La principal innovación de este último decenio en el sector del Business Travel es, sin duda, la OBT (Online Booking Tool), que se ha incorporado en la mayoría de las empresas. Las OBT de nueva generación (end-to-end, door-to-door) ahora integran nuevos operadores y nuevas aplicaciones relacionadas con los viajes de negocio (pagos contactless, check-in/check-out desde el móvil…).

En la Comisión de Innovación de la AFTM hemos intentado encontrar una herramienta ideal que incluyera todos estos nuevos operadores. La verdad es que no hemos dado con ella.

Hemos mencionado una especie de Travel Hub, es decir, un tipo de plataforma de conexión que pudiera conectar todos los proveedores y el medio de pago que permitiera centralizar los datos para obtener un reporting óptimo.

También, hay que hablar de las agencias de viajes, incluso si su papel se va difuminando a causa de las OBT. El valor añadido de las agencias se concentra en las actividades básicas, en lugar de orientarse a la calidad del servicio. Es hora de que las agencias evalúen un nuevo modelo económico y no se centren en el clásico travel fee.

Todos estos elementos generan una gran cantidad de datos, por lo que es necesario hablar de centralización y tratamiento de los mismos a través de un software de gestión de notas de gastos y viajes de negocios). Además de ofrecer servicios más inteligentes y adaptados al viajero…

Tampoco hay que olvidar que la innovación es continua, no se detiene y todavía nos quedan muchas novedades. La prueba está en la aparición y éxito de las starts-up, así que tenemos un largo camino ante nosotros.