Costes e impresión, todo lo que debes saber

Los costes de impresión son un elemento común a toda empresa que necesita trabajar a diario con impresoras, aunque presentan una serie de particularidades concretas en función de la actividad y del tamaño de cada empresa.

Sobre ese tema ya hablamos en este artículo, donde vimos los costes de impresión más importantes en función del tamaño y del volumen de impresión de cada empresa, así que os recomendamos echarle un vistazo antes de seguir leyendo.

En este artículo vamos a repasar a fondo los costes de impresión más importantes que afectan a un entorno de impresión profesional y veremos cómo podemos reducirlos.

Costes de impresión básicos

• Cartuchos de tinta: son los consumibles que necesita la impresora para funcionar. Es un gasto que tendremos por el mero hecho de imprimir, y de él depende en gran medida el coste por página que deberemos soportar de forma continuada.
• Consumo eléctrico: es la energía que consume nuestra impresora para poder funcionar. Este gasto también tiene efectos sobre el coste por página y puede llegar a ser bastante importante si tenemos un modelo antiguo o poco eficiente.
• Papel que utilizamos al imprimir: es un gasto muy variable, sobre todo si utilizamos varios tipos en nuestra empresa, como por ejemplo papel fotográfico de alta calidad y no sólo papel normal.

Costes de impresión avanzados

• Fiscalización y gestión de las impresoras: son los que derivan de todas las tareas de control y seguimiento de los dispositivos de impresión, tarea que podemos dejar en manos del departamento de TI o confiar a los servicios de impresión gestionada de HP.
• Mantenimiento de los equipos de impresión: es un gasto que se produce cuando tenemos que realizar reparaciones, configuraciones o puestas a punto en las impresoras de nuestra empresa.
• Protección y seguridad de las impresoras: proteger nuestras impresoras es una inversión fundamental y necesaria, ya que nos permitirá dar forma a un entorno de impresión segura y evitará los datos que podríamos sufrir si nos vemos afectados por un ciberataque.

Medidas para reducir los costes de impresión

1. Utilizar siempre consumibles originales: Si tenemos impresoras de inyección de tinta los consumibles originales de alta capacidad son un gran ahorro, sobre todo cuando los compramos en packs, ya que reducen de forma directa el coste por página. En caso de que tengamos soluciones láser podemos recurrir a los pack multicartucho de HP, que también suponen un ahorro importante.
2. Usar el modo borrador siempre que sea posible: el gasto de consumibles que implica el modo borrador es mínimo comparado con el que tendremos al utilizar los ajustes de calidad medios o altos, así que debemos aprovecharlo siempre que tengamos la ocasión, ya que puede marcar una gran diferencia mes a mes.
3. Utiliza la impresión a doble cara: nos ayuda a reducir el gasto de papel y también puede marcar una diferencia clara, sobre todo en empresas que tengan un alto volumen de impresión y consuman una gran cantidad de papel al mes. Año a año lo notaremos mucho.
4. Fiscaliza el uso del color: imprimir en color es una inversión, y como tal debemos asegurarnos de que se realiza de forma correcta. Hacer impresiones en color de forma injustificada, excesiva o errónea puede acabar incrementando en gran medida el gasto de consumibles y por tanto elevar los costes de impresión de forma considerable. Si controlamos el uso del color en nuestra empresa podremos optimizar su uso y evitar derroches y gastos innecesarios.
5. Conoce cómo imprime tu empresa: saber cómo trabajamos y como imprimimos es vital, ya que nos da las pautas que deberemos tener en cuenta a la hora de elegir nuestras impresoras y nos permitirá también establecer políticas de impresión que contribuyan a ahorrar dinero. Un ejemplo claro y sencillo es el de la empresa que imprime sobre todo texto y en grandes cantidades de forma continua. Con esa tendencia su mejor opción son las soluciones láser monocromo, complementadas por alguna solución a color para las impresiones residuales.
6. Cuida la seguridad: un entorno de impresión no protegido es un riesgo potencial que puede acabar costándonos mucho dinero. Si protegemos adecuadamente nuestras impresoras no sólo evitaremos posibles robos y pérdidas de información, sino que además contribuiremos al óptimo funcionamiento de las mismas, lo que implica menos gastos en mantenimientos y menos pérdidas de tiempo.
7. Confía en los servicios de impresión gestionada de HP: puede ayudar a reducir la carga de trabajo del departamento de TI y optimizar todo lo relacionado con la gestión, el mantenimiento y la protección de las impresoras de tu empresa.