Renovación de impresoras: un guión básico para no abrumarte

Las impresoras obsoletas son un problema para cualquier empresa. No sólo son ineficientes comparadas con los modelos de nueva generación, sino que además tienen un coste por página mayor, no trabajan al mismo ritmo y pueden representar un punto ciego de seguridad si no cuentan con las herramientas de protección que necesitamos.

En este artículo ya vimos tres síntomas claros que confirman que nuestra empresa necesita renovar impresoras, y hoy nos vamos a centrar en ofreceros un guión básico con claves sencillas que debéis tener en cuenta a la hora de afrontar una renovación del entorno de impresión:

• Nuestras necesidades actuales y a corto plazo, o las de cada uno de los departamentos en los que vamos a renovar las impresoras. Es conveniente no limitarnos y apurar demasiado en la elección, ya que si nuestro flujo de trabajo cambia mínimamente la amortización de las nuevas impresoras será más complicada al enfrentar posibles ineficiencias.
• Recursos de los que disponemos, que debe estar vinculado al punto anterior. Si nuestro presupuesto es limitado y nos impide hacer una compra directa de lo que realmente necesitamos sería buena idea considerar la posibilidad de optar por el pago por uso, un servicio que HP integra sin fisuras.
• Conjunto de tecnologías que necesitamos realmente en nuestras nuevas impresoras a corto y medio plazo, como por ejemplo WiFi o NFC, ya que de nuevo puede limitarnos y crear ineficiencias.
• Herramientas de gestión IT y de seguridad integradas, así como otras accesorias que nos faciliten la integración, gestión y protección de nuestras nuevas soluciones de impresión, un campo en el que HP destaca especialmente con soluciones como JetAdvantage Private Print.
• Soporte y garantías, algo esencial también, ya que nos permitirá tener la tranquilidad de que si algo sale mal contaremos con un buen respaldo por parte del vendedor.
• Coste por página global con las nuevas impresoras frente a las anteriores, algo vital, ya que nos ayudará a amortizar rápidamente nuestra inversión.
• Tamaño y peso de la impresora, puesto que nos limitará a la hora de trasladarlas y colocarlas y también afectará a su impacto en el lugar de trabajo (ocupará más espacio si es más grande).
• Programas de reciclaje y recogida de consumibles y dispositivos desechados. En este sentido programas como Planet Partners de HP pueden sernos de gran ayuda.
• Posibilidades y plazos de renovación en el caso de acceder a una renovación a través del pago por uso.

Con esas claves tendremos una base completa y clara sobre la que podremos iniciar un proceso de renovación de impresoras. Si aún así nos sentimos superados por el tamaño de nuestro entorno de impresión o por las dudas podremos recurrir a los servicios de impresión gestionada de HP.