Costes de impresión: cómo identificar los más importantes

Toda empresa que cuente con una o más impresoras tiene lo que conocemos como costes de impresión, un conjunto de gastos periódicos que derivan de la tenencia y del uso de dichos equipos. Sin embargo, no todos los costes de impresión son iguales, y tampoco afectan de la misma manera a cada empresa.

Los costes de impresión se pueden dividir de forma general en dos grandes grupos; directos e indirectos. Los costes de impresión directos son aquellos que dependen del uso de la impresora, mientras que los indirectos son aquellos que aunque están vinculados a las impresoras no tienen una dependencia totaldel uso de las mismas.

Para entenderlo mejor vamos a diferenciar con ejemplos concretos de ambos tipos de costes:

• Costes directos: entran en esta categoría por ejemplo los consumibles (cartuchos de tinta y tóner), el papel y la energía eléctrica consumida.
• Costes indirectos: se ubican en este grupo los costes derivados de mantenimientos, reparaciones por averías y de implantación políticas de seguridad, gestión e integración de las impresoras.

En general los costes directos son los más importantes, aunque debemos tener en cuenta que cada empresa es un mundo y que por tanto es posible en aquellas en las que haya una estructura compleja y una gran cantidad de impresoras distribuidas en departamentos y niveles diferentes los costes indirectos pueden acabar superando en importancia a los costes directos.

En estos casos para optimizar de verdad el entorno de impresión de nuestra empresa no bastará con reducir los costes directos, habrá que tomar medidas también frente a los costes indirectos.

Para ello la mejor opción es buscar el apoyo de los servicios de impresión gestionada de HP, ya que se ocuparán de todo lo relacionado con el análisis, la integración y el mantenimiento de las impresoras que tengamos en nuestra empresa. Esto ayudará también a reducir en gran medida la carga de trabajo del departamento de IT de nuestra empresa, que podrá dedicarse a otras tareas de forma más eficaz.