Al 96% de empleados les cuesta localizar archivos, y el 67% emplea equipos de trabajo para uso personal

El uso que hacen de los dispositivos de trabajo los empleados de las empresas son un motivo de preocupación para los directivos, que también se interesan por cómo desempeñan su trabajo. Y son varios los informes que ponen de manifiesto que quizá no lo hacen de la mejor manera. Por ejemplo, al localizar documentación y al usar de equipos de trabajo para otros fines. Por un lado, un estudio de la compañía de gestión de la información M-Files ha desvelado que el 96% tienen dificultades para encontrar archivos. Y otro de Mimecast, que el 69% de los trabajadores emplean equipos de trabajo para usos personales.

El 83% de los trabajadores tiene tantas dificultades para encontrar un documento cuando lo necesitan que se ven obligados a reescribirlos en alguna ocasión. Estos documentos existen pero, sencillamente, no son capaces de localizarlos, y les resulta más rápido contar con la información reflejada en su versión más reciente a partir de versiones anteriores o, sencillamente, recreándolo desde cero.

Casi la mitad de los encuestados por M-Files, un 45%, aseguran que la búsqueda de documentos e información es un desafío, y que les lleva demasiado tiempo. Cuatro de cada cinco dicen además que necesitan poder acceder a documentos corporativos a través de dispositivos móviles. Sobre todo en Finlandia, donde necesitan este tipo de acceso un 91% de los trabajadores. Los empleados de Suecia, Reino Unido y Estados Unidos también muestran una necesidad de contar con este tipo de acceso por encima de la media.

Muchos utilizan dispositivos personales y servicios de compartición de archivos para trabajar con este tipo de documentos. Donde más lo hacen es en Suecia: casi un 70% de trabajadores. Donde menos, en Australia y Nueva Zelanda: un 50%.

Pero a pesar de esta necesidad de acceso a los documentos desde diversos dispositivos y ubicaciones, la adopción de soluciones de gestión de contenidos empresariales es aún baja. Sólo un 24% de empresas de todo el mundo cuentan con uno. Donde más los utilizan es en Suiza y los países nórdicos. Estados Unidos, con un 22% de las empresas con este tipo de herramienta, donde menos.

En cuanto a los usos personales de los dispositivos de trabajo, el 53% los emplean para leer las noticias, y el 33% para consultar el correo electrónico personal. Otro 23% lo hace para utilizar sus redes sociales. Cerca de un 28% asegura que usan sus equipos de trabajo para asuntos personales al menos una hora diaria. Los que más lo hacen son los trabajadores más jóvenes, los que tienen entre 18 y 24 años. En esta franja de edad lo hacen un 40%.

Muchas empresas no permiten el uso de sus equipos para temas personales, pero muchos trabajadores desconocen si la compañía para la que trabajan es una de ellas. El 60% de los que han contestado a la encuesta que sirvió de base para la elaboración del informe de Mimecast no estaban al tanto de si sus empresas tenían una política formal sobre el uso de la web a nivel personal en el trabajo, o directamente manifestaron que no tenían ninguna en vigor.

Esto puede ser un riesgo en materia de ciberseguridad, puesto que el 25% de los que han participado en la encuesta no están familiarizados con algunas de las amenazas online más comunes, como el ransomware o los ataques de phishing. El 15% dicen que podrían ser más prudentes de lo que son en lo que se refiere a la ciberseguridad o a la confianza ciega en los correos electrónicos que reciben.

Para acabar con esto, las empresas deberían ofrecer formación obligatoria en ciberseguridad, pero sólo lo hace un 45%. Otro 10% lo ofrecen, pero de manera opcional. Y entre las empresas que ofrecen formación en ciberseguridad, sólo un 6% lo hacen de manera mensual, y otro 4% lo hacen trimestralmente.