Impresoras profesionales: grupos de trabajo y departamentos

¿Tinta o láser? Esa es una de las primeras preguntas que debemos hacernos a la hora de elegir impresoras profesionales, un tema sobre el que ya tuvimos ocasión de hablar en este artículo, donde hicimos referencia, además, a una idea muy útil y muy interesante: la creación de entornos de impresión híbridos.

Los entornos híbridos de impresión pueden ser una excelente elección cuando tenemos que cubrir necesidades de impresión dispares asociadas a diferentes grupos de trabajo y departamentos, y hoy lo vamos a poner en relación con otra idea fundamental para crear un entorno de impresión optimizado: las impresoras profesionales compartidas.

Las impresoras compartidas se han convertido en una opción cada vez más popular por las ventajas que ofrecen, tanto a nivel de eficiencia energética como de gestión, mantenimiento y coste de propiedad, una cuestión sobre la que vamos a profundizar más adelante.

Adiós impresora individual, hola impresora compartida

La idea tradicional de dar una impresora a cada trabajar está obsoleta, y es perfectamente comprensible, ya que resulta ineficiente por el alto coste que supone para cualquier empresa debido a tres grandes razones:

• Inversión inicial necesaria (compra de cada impresora).
• Mantenimiento, gestión y consumo energético de múltiples equipos de impresión.
• Coste de consumibles.

Al optar por impresoras profesionales compartidas podemos utilizar una única impresora para cubrir las necesidades de un grupo o de un departamento completo. Empresas como HP disponen en su portafolio de productos que están diseñados para satisfacer de forma óptima las necesidades de impresión de hasta 30 trabajadores, como la serie HP LaserJet Enterprise, por ejemplo.

Comprar, mantener y gestionar una única impresora es mucho más sencillo, eficiente y económico que hacer lo propio con varias impresoras. Si creamos un entorno de impresión profesional con varios dispositivos podríamos acabar generando una situación caótica que desborde a nuestro departamento de TI.

El modelo de una impresora para cada trabajador no solo está obsoleto, sino que además no es eficiente y puede suponer lastre importante para cualquier empresa. Las impresoras profesionales compartidas son la mejor solución para la gran mayoría de las empresas.

Configurar un entorno de impresión compartida requiere tomar decisiones importantes que pueden llegar a ser muy complicadas, y por eso hemos querido dar forma a este artículo, donde os guiaremos con una serie de recomendaciones que os serán de gran ayuda. También veremos al final un resumen con las ventajas más interesantes que presenta un entorno de impresión compartida.

Elige lo que realmente necesitas

Para adoptar un modelo de impresoras profesionales compartidas el primer paso es conocer las necesidades concretas de cada departamento o grupo de trabajo. Es un paso básico que debe serviros para construir los cimientos sobre los que tomaremos una decisión muy importante: elegir las impresoras que vamos adquirir.

No hay duda de que cada departamento y cada grupo de trabajo puede tener unas necesidades muy dispares. Por ejemplo, puede que un departamento concreto se dedique exclusivamente a la documentación en una empresa y que no necesite imprimir en color, lo que significa que podría funcionar a la perfección con una impresora láser monocromo, mientras que otro grupo de trabajo o departamento dedicado a proyectos creativos sí necesitaría una impresora capaz de trabajar en color, y con un alto nivel de calidad.

Estos dos ejemplos nos sirven para ilustrar de forma sencilla la importancia que tiene saber elegir las impresoras profesionales en entornos compartidos, y por qué es necesario tener en cuenta las necesidades reales de cada grupo de trabajo o departamento.

Aunque podríamos dar muchos criterios de decisión hemos preferido aglutinarlos en tres grandes puntos para simplificar el artículo y facilitar su lectura:

1. Necesidades de impresión: es importante valorar en conjunto las necesidades reales de impresión de todos los que van a utilizar esa impresora compartida, es decir de todos los miembros de cada grupo o departamento, puesto que sólo de esta manera tendremos la información necesaria para elegir una impresora compartida que pueda cubrir por completo las funciones que demandan cada uno de los profesionales que van a utilizarla. En este punto se incluye tanto el volumen de impresión mensual como todo lo relacionado con los trabajos y formatos de impresión y el uso del color.
2. Funciones de seguridad y gestión: en las impresoras compartidas el uso de funciones de impresión segura y de herramientas de gestión es fundamental, ya que van a ser utilizadas por diferentes empleados y puede que no todos tengan el mismo nivel de acceso a ciertos documentos y a información restringida. Las herramientas de seguridad nos permitirán establecer sistemas de autenticación que eviten que documentos y datos restringidos puedan acabar en manos de trabajadores no autorizados. Por su parte las herramientas de gestión ayudarán al departamento de TI a controlar el uso de que hace de una impresora compartida.
3. Impresión móvil y conectividad inalámbrica: dos características básicas que ayudan a mejorar la productividad y a simplificar la integración de una impresora compartida dentro de un grupo de trabajo o de un departamento. Gracias a la conectividad Wi-Fi tendremos una mayor libertad para colocar la impresora en una zona céntrica y de fácil acceso para todos los trabajadores que deban utilizarla. Estos a su vez podrán imprimir cómodamente desde cualquier lugar de la empresa gracias a la impresión móvil.

Bien, ¿y qué modelo debería elegir? Es una decisión que debes tomar partiendo de los tres puntos anteriores, pero podemos dejarte un guión a modo de referencia que te ayudará a tomar una decisión de forma acertada:

• Serie HP OfficeJet Pro: recomendadas para grupos de trabajo de hasta 5 personas con unas necesidades medias de impresión de 2.000 páginas al mes.
• Serie HP PageWide Pro y HP PageWide Enterprise: recomendadas para grupos de trabajo de hasta 15 personas con unas necesidades de medias de impresión de hasta 7.000 páginas al mes.
• Serie HP LaserJet Enterprise Flow: recomendadas para grupos de trabajo de más de 25 personas con unas necesidades de medias de impresión de hasta 17.000 páginas al mes.

¿Qué ventajas ofrecen las impresoras profesionales compartidas?

El uso de una impresora compartida nos ayuda, como dijimos, a crear un entorno de impresión eficiente, simplificado, seguro y fácil de gestionar.

Podemos agrupar las ventajas más importantes que ofrece un entorno de impresión profesional con impresoras compartidas en tres grandes claves:

• Mayor eficiencia: al utilizar una única impresora para varios trabajadores se reduce de forma significativa el consumo energético frente a un entorno que utilice varias impresoras. Esto supone un ahorro importante y una mayor sostenibilidad.
• Menor coste de propiedad: gestionar y mantener una impresora es mucho más sencillo y económico que mantener flotas de diez, quince o treinta impresoras. Esto representa un ahorro importante y permite liberar recursos, pero también hay que tener en cuenta el ahorro que supone centralizar el gasto en consumibles alrededor de una única impresora.
• Facilita los procesos de renovación: tener una impresora compartida para un grupo o departamento también facilita la renovación de equipos. Es muy fácil de entender, no es lo mismo tener que emprender una renovación de diez o quince impresoras que sustituir una única impresora.