Dropbox presenta Spaces, su evolución hacia el puesto de trabajo inteligente

Dropbox ha aprovechado su evento para usuarios Work in Progress, celebrado este miércoles, para anunciar sus novedades y mejoras. Entre ellas estaba Dropbox Spaces, espacios de trabajo compartidos que permiten conectar entre sí diversos elementos, entre los que están archivos, tareas y reuniones. Pensado para simplificar el escritorio, supone un avance en el camino de Dropbox por dejar de ser únicamente una empresa de almacenamiento de archivos en la nube para convertirse en una compañía que ayude a que el trabajo diario pueda ser más sencillo.

Dropbox Spaces supone una evolución de las carpetas compartidas. Las transforma en espacios de trabajo colaborativos y proporciona nuevas funciones para que sus propietarios puedan mejorar su sincronización con sus compañeros de trabajo. Se puede acceder a Spaces a través del escritorio, la app móvil de Dropbox o dropbox.com. Su misión es conectar contenido en la nube y archivos en local, con nuevos sistemas de acceso para acceder a todo lo que se necesita de forma centralizada, desde un único punto.

Para ello ofrece mejoras como la búsqueda de imágenes jpg, jpeg, png y gif; una función que ya está disponible en Dropbox Professional y llegará pronto a los planes Dropbox Business. Además, Spaces ofrece vistas previas de numerosos archivos, incluso de AutoCAD, desde el escritorio, aparte de permitir etiquetar como destacados tanto archivos como carpetas para una localización más rápida. También llegará pronto una búsqueda avanzada, con la que hacer búsquedas de palabras clave en textos de archivos, e incluso en las descripciones de los archivos.

A partir de ahora, el sistema de archivos de Dropbox también cuenta con la integración de Paper, lo que permite generar, almacenar y acceder a documentos de Paper desde Dropbox. Y dentro de poco, estará disponible Dropbox Binder, con el que se podrán compilar todos los archivos que se deseen, sin importar si son imágenes, PDFs o documentos en la nube en un único Binder.

Spaces también permite eliminar distracciones a la hora de trabajar, otorgando prioridad a los proyectos más importantes. Para ello cuenta con varias funciones: Destacados de equipo en el escritorio, una función con la que se muestra la actividad más relevante del equipo de trabajo; y Sugerencias de contenido en el escritorio, conseguidas a partir de sistemas inteligentes que muestran el contenido que va a necesitar un trabajador con mayor probabilidad. Además, Spaces permite la integración del calendario en el escritorio. De esta manera se cuenta con acceso más rápido a citas y su reuniones, así como a su asignación y a notas de reuniones.

Con Spaces también se puede mejorar la sincronización entre los miembros del equipo gracias a varias herramientas. Por ejemplo, las descripciones generales y las listas de tareas pendientes, así como las de objetivos, que se pueden escribir en las carpetas de Dropbox. También se pueden generar y enviar notificaciones generales cuando se actualizan las descripciones y las listas de tareas pendientes de las carpetas. Así mejora la sincronización interna de un equipo de trabajo. Por otra parte, se podrán generar, ver y solucionar comentarios de Dropbox desde el escritorio.

Dropbox cuenta desde ahora con integración con HelloSign, lo que facilita la firma de documentos y permite hacerlo en unos clicks. Además, dentro de un tiempo también contará con integración con Trello, lo que dará la oportunidad de añadir contenidos de Dropbox a tarjetas de Trello, así como obtener vistas previas de archivos para mejorar la conectividad entre herramientas. Además, en unos meses llegarán nuevas funciones más, como Dropbox Transfer, un sistema para enviar archivos de gran tamaño de manera rápida y segura, con contraseñas que caduquen en un tiempo determinado e información sobre las visualizaciones.