Robotic Process Automation (RPA): casi todo lo que tienes que saber

No es una tecnología nueva, pero gracias a la IA y otras tecnologías asociadas, la conocida como Robotic Process Automation (RPA) se ha convertido en una de las grandes tendencias de este año.

Las RPA son un conjunto de tecnologías que apuestan por la automatización de procesos empresariales contando para ello con un software específico, normalmente bots. Hasta no hace demasiado, las compañías que querían automatizar determinados procesos contaban “únicamente” con herramientas de “automatización de flujo de trabajo”. En estas, un desarrollador debía programar una serie de acciones con el objetivo de automatizar cada tarea en concreto, utilizando para ello APIs específicas.

Las RPA simplifican esta tarea de automatización al máximo, ya que es el propio sistema de RPA el que desarrolla de forma autónoma la lista de acciones necesarias al observar el comportamiento del usuario sobre una aplicación determinada. Por ejemplo una RPA puede observar cómo en un programa en concreto el usuario abre un fichero, borra la última línea, lo guarda y lo cierra. A partir de ese momento, el bot hará lo mismo sobre todos los ficheros de entrada. Los sistemas de RPA más avanzados pueden además trabajar con varias aplicaciones al mismo tiempo. Por ejemplo, puede recibir un correo electrónico que contiene una factura, extraer los datos de la misma y copiarlos en la aplicación de contabilidad de la empresa.

Aligerando las cargas de trabajo

Para las empresas, estos sistemas son de gran ayuda a hora de reducir o eliminar cargas de trabajo pesadas o repetitivas en procesos de back-office, en áreas como finanzas, contabilidad, gestión de la cadena de suministro, RRHH, etc. y en realidad puede integrarse con prácticamente cualquier aplicación de negocio.

No es sin embargo su única área de aplicación. Los departamentos TIC por ejemplo, cada vez utilizan más tecnologías de RPA para automatizar la gestión remota de infraestructuras TI, de modo que puedan investigarse y resolverse determinados problemas que por ejemplo, afecten a su rendimiento en áreas como el networking. De forma similar, este tipo de tecnología tiene una amplia implementación en los call-centers donde gracias a una tecnología de reconocimiento de voz (e interpretación del lenguaje natural) mucho más sofisticada que hace unos años, se emplean para realizar buena parte del trabajo de discriminación previa de la llamada, identificando quién llama, qué posible problema puede presentar y a qué departamento o terminal tiene que desviar esa llamada.

Es importante, tener en cuenta que una condición indispensable para el uso de cualquier RPA es su aplicación en procesos estructurados, con inputs y outputs basados en datos existentes en el mundo “digital”. Además, deben ser “enseñados” para ejecutar sus tareas en base a reglas establecidas y flujos de trabajo. “Históricamente”, los RPA no “aprenden” de su experiencia y no están capacitados para resolver las excepciones que encuentren al ejecutar sus tareas. Son los usuarios expertos quienes deben implementar reglas de procesos.

La IA comienza a asistir a los RPA

¿Qué ocurriría si los RPA sí que fuesen capaces de aprender lo que tienen que hacer? La respuesta a esta pregunta es lo que ha conseguido que los RPA sean en 2020 una de las grandes tendencias tecnológicas.

Conocido como RPA no asistido, permite que un proceso pueda ejecutarse de forma autónoma sin necesidad de que un usuario lo introduzca o lo supervise, lo que permite liberar aún más recursos de la empresa. También conocida como hiper-automatización estos procesos se apoyan a su vez en otras herramientas de machine learning y minado de datos para que la automatización de procesos ofrezca resultados más significativos para las empresas.

En este sentido, compañías como Automation Anywhere, una de las empresas líderes en este campo llevan años invirtiendo en tecnologías de IA para llevar a las RPA a solucionar las tareas más complicadas, esto es, todas las relacionadas con información no estructurada. Para ello la compañía utiliza todo tipo de técnicas propias de este campo como la visión artificial, el procesado del lenguaje natural (NLP) o el ya mencionado machine learning.

Sin embargo su desarrollo más importante es probablemente su “Discovery Bot”. Aunque aún se encuentra en fase beta, ya ha demostrado ser capaz de resolver con éxito una de las tareas que más les cuesta a las empresas que quieren introducirse en el mundo RPA: la de identificar automáticamente cuáles son los procesos que merece la pena automatizar. Para ello analiza el trabajo que realizan los distintos empleados e identifica de forma autónoma qué tareas resultan ser las más repetitivas y por lo tanto, de las que se puede encargar sin problemas.

Y es que históricamente este ha sido uno de los grandes desafíos a los que se han tenido que enfrentar las compañías que adoptaban un RPA. Saben que tienen o quieren automatizar procesos, pero en muchos casos al no tenerlos bien definidos les cuesta “horrores” determinar qué hay que automatizar y qué es mejor que lo siga haciendo una persona.

El impacto en el empleo

La automatización de tareas que supone el RPA ha despertado desde luego “recelos” en muchas empresas. Como en el caso de la automatización industrial, no son pocos los comités y sindicatos que temen que la introducción de estas tecnologías sean el primer paso para EREs y despidos.

No tiene sin embargo por qué ser así. Según un estudio desarrollado hace ya algunos años por Harvard Business Review, las empresas que adoptan estas soluciones suelen más que prescindir de trabajadores, reorientarlos hacia tareas mucho más útiles y productivas. El motivo es que normalmente cuando una compañía decide introducir estos sistemas es porque se enfrenta a un volumen de información abrumador y que no puede afrontar de forma óptima con los recursos humanos con los que cuenta.

Lo que sí que es cierto sin embargo es que al contener los costes, puede llegar a frenar radicalmente el número de incorporaciones. A su vez donde sí que tiene un impacto demostrado es en las tareas que tradicionalmente se subcontratan o externalizan y que desarrollarían por lo tanto otras empresas, por lo que es cierto que si no dentro de la propia compañía, en términos globales sí que tiene impacto en el mercado de trabajo.

Con todo, los abogados de esta tecnología aseguran que los RPA estimulan la economía del conocimiento, permite a los trabajadores capacitarse en nuevas habilidades, ofrecer un mejor servicio de atención al cliente y mejorar los tiempos de entrega.