Teletrabajar en tiempos del COVID-19

Se veía venir. Queramos o no, cada vez son más las personas que se van a ver obligados a teletrabajar en los próximos días. Y lejos de las ventajas o inconvenientes que esto pueda suponer para muchos, tecnológicamente va a ser un desafío para muchas empresas. Sobre todo en un país como España, que no tiene una sólida tradición de trabajo a distancia. Y es que como reflejan los últimos datos de Eurostat, a diciembre de 2018 únicamente un 4,3% de los empleados de nuestro país trabajaba de forma habitual a distancia, mientras que en los países como Dinamarca o Finlandia el porcentaje supera el 13%.

Por supuesto, las compañías que tienen una base tecnológica lo tienen más fácil para «animar» a sus empleados a teletrabajar, normalmente porque ya disponen de una cultura interna que lo facilita. Lo hemos visto con compañías como Vodafone. Antes de que el Gobierno hiciese la recomendación de trabajar a distancia, la compañía fue «pionera» el pasado día cuatro de marzo al poner en marcha una campaña de teletrabajo para los 2.200 empleados de su sede central. Hoy ha tomado una medida similar. La compañía de telecomunicaciones acaba de anunciar que facilitará el teletrabajo a los empleados con niños de hasta 12 años en la Comunidad de Madrid y en Vitoria.

Es un camino que desde luego van a tener que afrontar muchas empresas, tanto si tienen como si no tienen una cultura del trabajo a distancia. La buena noticia es que para ayudar a las empresas que pertenecen a este segundo grupo (las que nunca se han planteado el teletrabajo como una opción real) parte de la industria tecnológica ha decidido echar una mano.

Así hace unos días os contábamos cómo Google y Microsoft habían decidido que para mitigar el impacto que está causando Covid-19, iban a poner a disposición de quien lo necesitara y de forma gratuita sus soluciones de comunicación empresarial más avanzadas.

Y en este sentido y hasta el próximo mes de junio, las versiones más completas de Google Hangouts y Microsoft Teams están disponibles para todos los equipos de trabajo que quieran utilizar estar herramientas para colaborar en proyectos, realizar videoconferencias y mantener su productividad sin tener que pasar por la oficina.

No son los únicos. En un sentido similar se han manifestado compañías como Cisco o Zoho. La primera ha declarado que pasa a ofrecer de forma gratuita su herramienta de colaboración Webex. Para los clientes actuales de la plataforma, desaparecerá el límite que hasta ahora tenían en cuanto al número de usuarios y sesiones que podían mantener en sus planas. Para los nuevos usuarios se les habilita un periodo de prueba en el que podrán realizar reuniones on-line de hasta cien participantes y calidad HD sin ningún coste.

En cuanto a Zoho, la compañía ha decidido poner al alcance de cualquier usuario que lo necesite, su suite  Zoho Remotely, un cojunto de aplicaciones en la nube que permite a sus usuarios estar conectado, colaborar, hacer seguimiento de su trabajo y dar soporte a clientes desde cualquier parte del mundo.

Pero si de colaborar se trata, en muchas ocasiones no hay nada mejor que olvidarse de ese correo electrónico que en muchas ocasiones nos desborda y apostar por ejemplo por soluciones como Slack: para equipos de trabajo pequeños es completamente gratuita. ¿No os gusta Slack o de momento no queréis pagar? Echadle un vistazo a nuestro artículo «Cinco alternativas Open Source a Slack que puedes instalar en tu empresa» la mayoría de las cuales son completamente gratuitas si se instalan en los servidores propios.

¿Y para los niños que se quedan en casa ante el cierre de colegios? En este caso no podemos sino aplaudir la inciativa que han tenido los chicos de Smartick, un popular método on-line para aprender matemáticas (para niños de entre 4 y 14 años) y cuyos responsables han decidido abrir de forma gratuita durante las próximas dos semanas para aquellos padres y alumnos que le quieran dar una oportunidad.

El reto de trabajar en casa

Por supuesto no es lo mismo tener las herramientas tecnológicas que aprender a teletrabajar. Nos lo han contado en numerosas ocasiones nuestros compañeros de MuyPymes. Todo comienza en este sentido con ser capaces de acondicionar nuestro espacio de trabajo, retirando todos aquellos objetos que puedan crear distracción y haciendo lo propio en el  ordenador, ocultando por ejemplo las aplicaciones que no vayas a necesitar.

Trabajar en casa puede convertirse en una fuente continua de distracciones y este es el principal reto al que muchas personas se van a tener que enfrentar. Teletrabajar significa trabajar y es importante tenerlo en cuenta. Cierra la puerta de tu habitación o despacho, y haz saber al resto que estás trabajando y que no estás disponible para otras cosas. Silencia en el móvil o, en el ordenador, todas aquellas aplicaciones que pueden distraerte. Y además…

Descarga un distraction blocker

Hay gente que puede tener abierto Twitter, Facebook o Instagram junto a su equipo de trabajo y continuar centrado en sus labores, como si no pasara nada. Para el resto de la gente, es muy útil descargar herramientas para silenciar estas aplicaciones. Hay extensiones para navegadores, como StayFocusd o LeechBlock o para todo el ordenador, como Self-Control.

Usa una lista de cosas que hacer o una aplicación

Es conveniente, de cara a mejorar la concentración, tener a mano una lista con las tareas que debemos realizar. Según varios estudios, el hecho de realizar multitarea, puede provocar una distracción que te demore una media de 23 minutos y 15 segundos, a la hora de volver al trabajo. Escribe dos o tres tareas y realiza únicamente esas labores.

Emplea un sistema de auto recompensas

Siendo honestos, es prácticamente imposible, trabajar seis horas seguidas y mantener el mismo nivel de concentración. Si controlas tus descansos, es más fácil evitar pérdidas de tiempo innecesarias.

Utiliza música suave o ruido blanco para concentrarte

Para evitar distracciones, los auriculares son muy eficientes. Existen programas como Focus@Will o Brain.fm para proporcionarte un ambiente propicio para concentrarte. Los auriculares son un símbolo universal para hacer saber que estamos trabajando.

¿Listos para teletrabajar?