Cómo organizar y prepararse para una videoconferencia de forma productiva

Con millones de trabajadores de todo el mundo confinados en casa, las reuniones virtuales y las videoconferencias se han disparado hasta límites insospechados. Compañías como Google, Microsoft o Cisco están haciendo lo imposible para que los trabajadores se puedan comunicar con más facilidad y las acciones de empresas como Zoom se están disparando.

En este contexto, merece la pena pararnos un momento a pensar y reflexionar sobre algunas prácticas que van a mejorar enormemente nuestras reuniones on-line. Porque no se trata solamente de escoger la mejor plataforma, sino de tener en cuenta si nuestro equipo cuenta con los requisitos técnicos adecuados, si contamos con una conexión a Internet apropiada y por supuesto, cumplir con cierta normas de «etiqueta».

Testea la configuración de tu equipo

Pocas cosas proporcionan una peor experiencia de videoconferencia que una mala configuración de nuestro equipo. El «¿Se me escucha?» «¡No te escucho!,  ¡No te veo!» no sólo nos hace perder tiempo, sino que puede llegar a ser desesperante. Así que una hora antes de comenzar la renunión comprobaremos.

Que la webcam funciona correctamente

Si usamos equipo Windows podemos hacerlo abriendo la aplicación «Cámara» que encontraremos en el menú Inicio. En el caso de equipos Mac, podemos hacer lo mismos abirendo la aplicación «Photo Booth».

A partir de aquí, tiempo para ajustar las condiciones de iluminación de nuestro espacio de trabajo y asegurarnos que mostramos lo que queremos enseñar, desde el ángulo adecuado.

¿Se me escucha?

La inmensa mayoría de los portátiles modernos incorporan un micrófono ambiental. Sin embargo su calidad no suele ser demasiado buena y la calidad de sonido que vamos a transmitir en general será probre. Si puedes, consigue unos auriculares que lo incorporen de forma discreta.

La mejor forma de comprobar que funcionan de forma correcta es realizar una llamada previa a un conocido, de modo que te ayude a ajustar el volumen de entrada a su nivel ideal.

Comprueba la calidad de tu conexión a Internet

Estamos en un momento en el que el confinamiento masivo está poniendo a prueba las redes de telecomunicaciones. Esto ha provocado que distintos proveedores de servicios hayan decidido ralentizar la calidad de vídeo que ofrecen e incluso, se ha llegado a disiminuir el ancho de banda que llega a determinados barrios y hogares.

En este punto hay que tener en cuenta que si tras realizar una comprobación del ancho de banda que llega a nuestro hogar (podemos comprobarlo con una herramienta tan sencilla como la que ofrece Google) es inferior a los 20 MBps probablemente el vídeo que emitamos se verá pixelado y experimentemos retrasos en el audio.

La importancia del botón Mute

Cuando en una videoconferencia intervienen varias personas, el botón «mute» puede convertirse en nuestro mejor aliado. Puede parecer un consejo básico y que todo el mundo tiene en cuenta, pero en realidad rara vez esto suele ser así.

No sería la primera vez que en una videconferencia en la que se están tratando asuntos importantes, el discurso del orador principal se ve interrumpido por el sonido de un perro que ladra, o un niño que llora y que se cuela desde el micrófono de otro de los participantes que no tienen en ese momento necesidad de intervenir.

Tal es la importancia del «mute» que servicios de vídeo on-line como Google Hangouts o Zoom nos ofrecen la posibilidad de unirnos a una reunión con el micrófono desactivado, lo cual es útil para esas ocasiones en las que todo lo que tenemos que hacer es escuchar. Si este fuese el caso, en las circunstancias actuales y debido al gran tráfico, también podría ser interesante entrar en la reunión sin emitir nuestra señal de vídeo.

Establece barreras

Una reunión on-line no debería ser muy diferente a una reunión convencional. Esto quiere decir que debemos hacer lo posible por mantenerla en un espacio tranquilo. Nadie quiere ver a nuestros hijos lanzando juguetes a la cámara o a un familiar preguntándonos si queremos algo de comer.

Aunque la comodidad de casa nos permita trabajar en cualquier parte, a la hora de realizar una videconferencia deberemos encontrar un espacio aislado, una puerta cerrada que implícitamente comunique que mientras permanezca cerrada, nadie puede pasar. Si por las características de nuestro hogar esto no es posible, una vez más, intentemos el el fondo que se muestra a cámara sea lo más neutro posible.

Define una agenda

Como en el caso de las reuniones presenciales, las videoconferencias pueden convertirse en una gran pérdida de tiempo. Y si establecer un orden del día es importante en una reunión presencial, su importancia es crucial en una videoconferencia, en la que resulta mucho más sencillo dejar de prestar atención.

Una aproximación clásica es pedir a cada uno de los que van a participar en la reunión que antes de entrar en la videoconferencia tengan preparada su intervención, con puntos a tratar en concreto, de modo que aumente la productividad.

Prestar atención

Como comentábamos en el punto anterior, es fácil distraerse en una videoconferencia y pasar de escuchar lo que «nos dice el jefe» a consultar nuestras redes sociales.

Aunque lo educado es informar de que vamos a «desonectarnos» temporalmente de la conversación, servicios on-line como Zoom ofrecen la opción de informar al resto de participantes cuando uno de los mismos ha pasado a consultar otra pantalla (una vez transcurridos más de 30 segundos), indicando de esta forma que tal vez no esté prestando demasiada atención.

Limita el número de videoconferencias

Algunas empresas pueden sentirse tentadas de replicar el número de reuniones que mantienen habitualmente en una oficina, en un espacio virtual, encadenando videoconferencias consecutivas.

No es la mejor idea. Y no lo es, porque la preparación no es la misma. Los participantes como hemos visto deben encontrar el espacio adecuado, asegurarse que tienen un momento de tranquilidad para «parar» y que controlan el ambiente que les rodea. Así que sí, realizar videoconferencias puede ser un gran sustituto para una reunión presencial, pero hay que hacer un esfuerzo para organizarlas únicamente cuando sea realmente necesario.