El espacio de trabajo digital y su impacto en el teletrabajo

Son muchos los indicadores actuales que señalan que las compañías que más invierten en mejorar la experiencia digital de sus empleados y en equiparles con las herramientas que necesitan logran plantillas más comprometidas, potenciar su productividad y resultados positivos a todos los niveles. Las intranets modernas y los espacios de trabajo digitales (digital workplaces) de una compañía jugarán un papel fundamental a la hora de responder a las necesidades de su plantilla y, según su estado de evolución, permitirán la coordinación de equipos separados, facilitarán la conciliación y, en definitiva, habilitarán al empleado para desarrollar un trabajo- y un teletrabajo- de calidad, con todas las herramientas a su alcance.

Estamos acostumbrados a leer muchos estudios e informes que hablan sobre el impacto que las nuevas tecnologías tienen en lo que respecta al cambio en la relación de la marca con sus usuarios externos: los clientes. Pero no es menos importante la influencia que estas tecnologías tienen en la relación de la compañía con los usuarios internos, es decir, los empleados, y cómo todo esto se canaliza a través de intranets modernas o espacios de trabajo digitales.

Gartner publicaba un artículo al hilo de la actualidad: Coronavirus: áreas de enfoque para el CIO durante el brote de COVID-19, donde resalta que las compañías que ya estaban preparadas en materia digital, y tenían adaptados y evolucionados sus sistemas y espacios de trabajo a modelos digitales han sido las que mejor han podido adaptarse a esta nueva situación excepcional.

Además, la consultora señalaba en este informe el camino a seguir: todas las compañías deberían tomar las medidas proactivas necesarias para lograr la mayor continuidad operativa posible, con la siguiente prioridad para los empleados: recursos digitales en el puesto de trabajo. Porque la realidad es que las intranets modernas dejan una impronta fundamental en la productividad y en el día a día de cualquier compañía, y, además, ante un cambio en la operativa, un nuevo requisito o una situación excepcional pueden marcar la diferencia para la viabilidad o sostenibilidad de un negocio.

Y en este contexto es importante destacar tres áreas esenciales que las organizaciones deberían considerar en su estrategia de modernización de una intranet y que pueden ayudar, ahora más que nunca, a que el empleado desarrolle con facilidad y eficiencia sus tareas, al mismo tiempo que se incrementa su motivación y satisfacción:

• Colaboración: mejorar la experiencia de los empleados proporcionando experiencias atractivas centradas en en ellos, en sus relaciones y en facilitar su tarea diaria es importante para el correcto desarrollo de su actividad profesional. Funcionalidades que permiten crear bases de conocimiento, facilitar la creación y el intercambio de contenido, así como la colaboración departamental e interdepartamental con sistemas de videoconferencia, blogs, chats, foros de discusión o wikis colaborativas, son excelentes para mantener e incrementar la productividad de los empleados, independientemente del entorno y el lugar en el que se encuentren trabajando.
• Comunicación: la consistencia en la comunicación a lo largo de toda la compañía es un factor clave para mantener una cultura organizacional, ofrecer unos estándares corporativos de experiencia hacia los clientes, además de mantener el índice de productividad de los empleados con repositorios oficiales de información unificados que faciliten el rápido acceso a los recursos necesarios. Si además le agregamos el valor de personalizar la experiencia del empleado con contenidos basados en comportamientos será una herramienta muy útil para facilitar la localización de la información, reduciendo tiempos de búsqueda e incrementando productividad, a la vez que se responde a sus necesidades específicas mostrándole aquella información que necesita.
• Operaciones: más allá de las capacidades de colaboración y comunicación, la agilización de procesos es clave para la productividad. Eliminar arduos procesos, aquellos manuales y en papel para liberar a los empleados de tareas repetitivas y que puedan centrarse en proyectos de valor, repercutirá directamente en su rendimiento. Además, la gestión de acceso basada en roles y perfiles, además de seguridad, capacita a las organizaciones para definir políticas de identidad de acceso adaptadas a cada negocio. Algo que permitirá agilizar las operaciones, incrementando los niveles de personalización.

Todas las herramientas mencionadas tendrán sentido en la medida en la que se hallen integradas con el resto de sistemas corporativos y que sean escalables en el tiempo para maximizar la inversión. Porque esta integración será la que permitirá ofrecer una experiencia unificada al empleado, al tiempo que se saca el máximo partido a las inversiones previamente realizadas en distintas tecnologías por la organización.

En conclusión, es importante volver a destacar que la intranet moderna es un elemento fundamental para los negocios. Es un entorno crítico a la hora de capacitar la operatividad de los equipos, manteniéndolo preparado para cualquier desafío a futuro, ya que permite conectar diferentes espacios, aplicaciones, procesos y cultura en una solución integradora de tipo “Employee First”.

Porque no hay forma de detener ni frenar la velocidad a la que la evolución digital está cambiando la naturaleza de los espacios de trabajo y a los propios empleados, como tampoco hay forma de saber cuándo y cómo va a llegar una situación como la que estamos atravesando en estos momentos. Pero lo que sí sabemos es que la supervivencia de los negocios dependerá, en gran medida, del éxito de los equipos de trabajo y de las herramientas que se les proporciona: habilitar espacios avanzados y equipados para que nuestros empleados puedan desarrollar un teletrabajo de calidad de forma puntual o rutinaria, siempre será un aliado fundamental frente a cualquier situación.

Firmado: Carolina Moreno, vicepresidenta de Ventas EMEA y directora general para el Sur de Europa de Liferay