Cómo mejorar la comunicación y la productividad de un equipo en teletrabajo

El teletrabajo, impulsado a ritmo meteórico y a la fuerza por la pandemia del COVID-19, parece haber llegado para quedarse. Mientras multitud de empresas se han visto obligadas a tener que retrasar indefinidamente la vuelta a la oficina por la aparición de rebrotes de contagios y de una segunda ola ya desde finales de verano, otras ya han confirmado que a partir de ahora, incluso cuando termine la pandemia, el teletrabajo formará parte de su normalidad futura. Por tanto, los equipos de trabajo deben adaptarse a un nuevo entorno en el que trabajar y comunicarse.

Muchas veces no es sencillo, y tanto los responsables de equipo como sus miembros deben modificar conductas adquiridas y formas de trabajar y organizar equipos. En un principio, lograrlo puede ser complicado. Conseguir que encajen las piezas como antes puede llevar un tiempo, aunque con unas pautas a tener en cuenta tanto para facilitar la comunicación como la productividad el camino a conseguirlo se acortará bastante.

Programar las reuniones

En un equipo que teletrabaja, sus miembros estarán repartidos por varias localidades y provincias. Incluso que puede que en algunos casos alguno de sus miembros se haya mudado a otro país o pase temporadas fuera visitando familiares. Por eso es importante que sus miembros tengan tiempo suficiente para organizarse. También en lo comunicativo. Que a uno le avisen para una videoconferencia 10 minutos antes de que tenga lugar no es la mejor forma de mantener la comunicación. Por eso es importante programar las videoconferencias y las reuniones con suficiente antelación, salvo imprevistos.

Las reuniones periódicas, tanto por videoconferencia como presenciales, son la base para que los miembros del equipo puedan mejorar su comunicación y su sentimiento de pertenencia a un equipo. Pero no hay que hacerlas de cualquier manera. Es importante fijar un mínimo de reuniones, pero que no sean excesivas. Además habrá que tener en cuenta que además de reuniones de grupo habrá que mantenerlas entre un responsable de equipo y un miembro del mismo o entre dos o tres miembros del equipo para avanzar en un punto concreto de un proyecto.

Es importante fijar también estas, y mantener un calendario compartido para que todo el equipo sepa cuándo y cómo van a ser las reuniones. De esta forma, cuando uno o varios miembros no puedan acudir, podrán avisar con tiempo y, si es necesario, reprogramar la reunión.

Facilidades para la flexibilidad horaria

Teletrabajar no tiene por qué implicar estar pegado a una silla durante ocho horas como en la oficina. Trabajar desde casa implica también un cambio de mentalidad en cuanto al reparto del trabajo. Sobre todo por parte de los responsables de equipos. Los empleados pueden tener imprevistos que les hagan tener que atender un asunto urgente durante una o dos horas, exactamente igual que cuando están en la oficina. Pero también puede que muchos prefieran trabajar un poco más a su ritmo, y sacar las tareas que más concentración requieren a partir de mediodía, o por la tarde, en vez de a primera hora de la mañana.

El entorno de trabajo que tienen ahora en el teletrabajo es distinto y puede que tengan más distracciones, por lo que necesitarán dar con el tiempo en el que son más productivos y tienen menos distracciones para dedicarse a las tareas más exigentes. Este es uno de los motivos por los que el cambio en la forma de trabajar y organizar las tareas es muy importante entre los equipos que teletrabajan. El trabajo por tareas y por objetivos es quizá el que más facilidades dará a los teletrabajadores para organizarse y aprovechar sus horas de mayor productividad para avanzar aunque no sean las convencionales.

Hay quien es más productivo cuando otros están todavía saliendo de la cama, otros lo son al mediodía y otros necesitan haber hecho una parada para comer tras haber realizado varias tareas menos exigentes para dar lo mejor de sí mismos en el trabajo. Mediante la organización por tareas se permite que cada cual pueda aprovechar mejor su tiempo. Y lejos de reducirse, la productividad, si los empleados pueden aprovechar sus horas como más le convengan, aumentará.

Planificar el reparto de tareas y las entregas

Además de permitir una mayor flexibilidad con el trabajo por objetivos y tareas, para permitir que los empleados puedan organizarse también es importante ser muy claros en cuanto a reparto de tareas y fechas de entrega. El establecimiento de un calendario en el que cada miembro del equipo sepa lo que tiene que hacer, cuándo tiene que entregarlo y con qué otros compañeros tiene que trabajar e interactuar ayudará a mejorar tanto la productividad como el ambiente de trabajo entre compañeros.

La planificación y elaboración de un calendario también facilitará los ajustes cuando alguien se vaya a retrasar por un imprevisto, enfermedad, motivos técnicos, etc. Eso sí, los trabajadores deben comunicarlo a sus compañeros y superior. De esta forma todos podrán ajustar sus fechas para minimizar el impacto en su labor en particular y en el proyecto en general. Ten en cuenta que además de una planificación cuidada y realista, también debe darse confianza a los miembros del equipo, y ofrecerles asistencia y ayuda, tanto técnica como organizativa, cuando tengan un problema.

La calidad de la conexión, clave para la comunicación y la productividad

En un entorno de teletrabajo, contar con una conectividad con la suficiente potencia es clave para el funcionamiento del equipo y el cumplimiento de las tareas. No basta con tener el ancho de banda para conectarse a Internet. También debe contarse con el necesario para poder establecer videollamadas con una buena calidad de imagen y sonido, y para no tener que pasar un montón de tiempo esperando a que archivos y documentos suban a la nube o se descarguen de la red.

Se calcula que una conexión a Internet pobre puede hacer que un empleado que teletrabaje pierda del orden de media hora cada día, con lo que ello supone para la productividad. Por lo tanto, en la medida de lo posible, los teletrabajadores deben contar con una buena conexión, aunque la empresa será en muchos casos la primera interesada en que así sea. Pero si la conexión no es óptima y no hay posibilidades de mejorarla, la empresa debe dar con una plataforma de videoconferencia capaz de funcionar con conexiones menos potentes, e incluso con herramientas de colaboración que cuenten con la posibilidad de grabar las videoconferencias importantes para que un miembro de un equipo pueda ver lo que ha pasado en caso de que se haya interrumpido su conexión.

Aparte de esto, es importante que quienes participan en una videoconferencia lo hagan desde un entorno lo más silencioso y tranquilo posible. De esta forma no habrá obstáculos para que se les escuche con claridad. Y si no es posible, hay que procurar utilizar herramientas que eliminen el ruido de fondo. Algunas plataformas de videoconferencia han comenzado también a incluir funciones para la eliminación del ruido de fondo, lo que contribuye a la claridad de las llamadas.

Socializar y desconectar

No todo va a ser trabajo. Trabajar a distancia no tiene por qué implicar una desconexión entre los compañeros de trabajo. Tampoco tener que pasarse todo el día pegado a la pantalla. También tiene que haber tiempo para hablar de manera distendida entre compañeros, y tener también derecho a relajarse después de trabajar y no estar todo el tiempo disponible. Para ello hay que evitar el envío de correos electrónicos o la petición de videoconferencias a horas intempestivas. Hay que respetar también el tiempo de descanso finalizada la jornada laboral de compañeros y miembros de los equipos. Y sobre todo, intentar que las comunicaciones que pueden ser uno o dos mensajes de correo electrónico no se conviertan en una videoconferencia de dos horas. No hay que abusar.

En cuanto a la socialización, aunque una vez levantadas las restricciones provocadas por la pandemia pueda realizarse mediante reuniones físicas o actividades en equipo cada cierto tiempo, también puede apoyarse en las videoconferencias. Fomentar por ejemplo reuniones para tomar un aperitivo en videoconferencia mientras se charla de cualquier tema, desayunos virtuales o incluso juegos en equipo a través de Internet pueden ayudar a mantener no solo el vínculo entre compañeros, sino también a mejorar la comunicación entre ellos porque se conocerán mejor.