Enterprise Content Manager (ECM): casi todo lo que tienes que saber

Cada vez más populares en las empresas, los sistemas “Enterprise Content Management” (ECM) se presentan como soluciones únicas para la gestión de la información, principalmente no estructurada dentro de la empresa: ficheros ofimáticos, imágenes, vídeos, etc. haciéndola accesible a las personas que la necesitan en el momento adecuado.

Aunque este tipo de sistemas suelen desplegarse a lo largo de toda la organización, su uso es especialmente interesante en áreas como la gestión de la cadena de suministro, los procesos en marcha en el departamento de RRHH, o el desarrollo de una política de comunicación (interna y externa) adecuada.

Uno de los principales objetivos a la hora de implementar este tipo de sistemas es eliminar la dependencia de la empresa del papel, poniendo en marcha un sistema de gestión documental que realmente se adapte sus necesidades y redunde en una mayor productividad, a la vez que se limitan determinados riesgos.

Una solución ECM puede ser tan sencilla como lo que propone Dropbox y su Dropbox Business o desarrollos mucho más completos como los que encontramos con soluciones dedicadas: Alfresco, Magnolia, Confluence…Pero veamos, antes de decantarnos por una o por otra, qué características debemos tener en cuenta.

Herramientas para la captura digital de la información

La gestión de la información dentro de la organización, a menudo comienza de la forma en la que se importa nueva documentación en el sistema, normalmente hacia un repositorio digital seguro. Esta captura de información puede incluir elementos como facturas, curriculums, contratos, correspondencia, informes… etc. En este terreno, la herramienta que utilicemos, idealmente cumplirá con las siguientes características:

• Soporte de formularios electrónicos para digitalizar documentos en el punto de creación de los mismos.
• Integración con herramientas para el escaneo de documentos (multifuncionales, escáneres, teléfonos móviles…)
• Capacidad para la gestión de información digital (documentos Microsoft Office, PDFs, elementos multimedia…).
• Capacidad para el archivar y categorizar automáticamente los documentos que se almacenan en servidores y ubicaciones compartidas.

Almacenamiento de la información en un repositorio digital

Un buen sistema de gestión documental, o ECM, debe permitir almacenar la información en un repositorio digital securizado. Sin embargo, no se trata solamente de cómo se almacena esa información, sino cómo se accede a la misma. Así un ECM robusto permite:

• Consultar los documentos e introducir cambios basándose en un sistema de gestión de permisos.
• Consultar los metadatos asociados.
• Organizar los documentos de forma flexible.

Esto va más allá del seguimiento de la ubicación de los distintos documentos, sino también de ser capaz de reducir el tiempo de acceso a los mismos, así como la complejidad en su organización y gestión a lo largo de todo su ciclo de vida.

Recuperación de la información, independientemente de dispositivo o localización

Almacenar información en un repositorio digital sirve de bien poco, si el ECM que vamos a utilizar no nos proporciona las herramientas necesarias para recuperar la que necesitamos de forma flexible y rápida. Así, debería ser capaz de:

• Encontrar cualquier documento basándose en una búsqueda de texto.
• Identificar palabras o frases específicas dentro del texto del documento, los metadatos, las anotaciones y los nombres de las entradas. Reconocer texto dentro de las imágenes.
• Utilizar opciones de búsqueda basándose en la fecha de creación del documento, los nombres de los usuarios que lo han consultado (o han introducido cambios) y otros metadatos asociados.

Un buen ECM es en este sentido, el que adoptando una lógica similar a la que puede ofrecer un buscador de Internet como Google, proporciona respuestas de forma natural ante las preguntas que planteamos.

Además, una nueva generación de ECM está comenzando a incorporar incluso características de Inteligencia Artificial, para que el usuario pueda a tener siempre a su disposición los documentos con los que necesita trabajar sin necesidad de “tener que buscarlos”.

En este sentido, estos programas, utilizando técnicas de machine learning, analizan los patrones de uso de estas personas (por ejemplo, saben que el día 1 de cada mes se descargan el fichero de ventas) y se lo presentan en su espacio personal sin que tengan que invertir tiempo en localizarlo.

Otras opciones a la hora de introducir esa automatización en el acceso a la información incluyen el alertar a determinadas personas que un documento determinado requiere su atención (aún no has rellenado tu hoja de gastos de este mes, por ejemplo) o reconocer errores en la cumplimentación de un documento, antes de que sea validado.

Securización de la información

La gestión segura de la información preocupa cada vez más a las empresas, tanto a la hora de controlar su información de negocio más sensible, como a la hora de cumplir con la normativa vigente: por ejemplo, con leyes europeas como la GDPR o distintas verticales para todo tipo de sectores.

En este punto, un buen ECM es el que es capaz de ofrecer distintas configuraciones de seguridad que permitan a las organizaciones proteger la información contra el acceso o la modificación de documentos por parte de personas no autorizadas, de tal forma que:

• Son capaces de impedir el acceso a carpetas, documentos, campos, anotaciones y otras características propias de los archivos almacenados.
• Tienen un sistema para monitorizar los distintos accesos y desconexiones del sistema, la creación y destrucción de documentos, cambios de contraseña, etc.
• Protegen los metadatos sensibles controlando el acceso a la información hasta las carpetas, plantillas y campos.

Las mejores soluciones permiten además compartimentar el acceso al sistema de gestión documental en función de áreas empresariales o departamentos (por ejemplo, en RRHH solo tendrán acceso a la información relacionada con nóminas, contratos, etc.) llegando a crear prácticamente silos aislados.