Collaboration Analytics: Y tú…¿Cómo trabajas?

¿Cuántos correos electrónicos mandamos cada día? Y de estos…¿Cuántos enviamos fuera de nuestro horario laboral? ¿Cuántas horas pasamos al teléfono con un cliente al cabo del mes? ¿Cuánto tiempo pasamos al día redactando informes en Word o Google Docs? ¿Nos llevamos trabajo a casa? ¿De qué forma organizamos las reuniones? ¿Podemos hacer que sean más productivas?

Hasta hace tan solo unos años, las empresas que querían responder a estas preguntas solo tenían dos métodos para llegar a conclusiones más o menos fiables: la intuición de los managers, o el uso de encuestas internas.

Sin embargo, en un mundo de datos esto o ha cambiado, o está a punto de cambiar…tal vez para siempre. Compañías como Microsoft, Google, Cisco, Slack y tantas otras llevan un tiempo posicionando productos en lo que ya se conoce como «Collaboration Analytics».

Hablamos en este sentido de soluciones que no solo analizan el uso que cada trabajador hace de una suite de productividad (Office 365, Google Workspace…), sino si su forma de trabajar puede mejorar no solo para ser más productivo (por ejemplo agrupando tareas, mejorando la forma en la que se organizan las reuniones, limitando el número de llamadas de teléfono…) sino también, afirman los impulsores de estas iniciativas, para que mejore su conciliación familiar y laboral…gracias a flujos de trabajo mucho más inteligentes.

Gracias a la nube, suites que incluyen desde la planificación de la agenda hasta cuándo y con quién vamos a celebrar la siguiente videoconferencia, o cuánto tiempo hemos dedicado a la elaboración de la última presentación, ofrecen una imagen completa de la forma en la que se trabaja tanto a nivel individual, como en equipos de trabajo o incluso, en la organización en su conjunto.

Este tipo de soluciones, bien utilizadas (en manos de managers que se preocupan), pueden efectivamente ser útiles a la hora de cambiar determinadas dinámicas, como el presencialismo, o incluso, facilitar la desconexión digital. Mal utilizadas sin embargo, pueden convertirse en herramientas de control y para los más críticos, en una inaceptable invasión de la privacidad de los empleados, especialmente en escenarios de teletrabajo.

Ahora bien, a la hora de ofrecer mejores resultados para el negocio, estar por ver si son realmente efectivas. ¿Qué un equipo pase más tiempo colaborando en un proyecto implica un mejor resultado final? ¿Reducir el número de reuniones y favorecer que haya más diversidad en las mismas, las convierte automáticamente en más productivas?

Por otro lado, es verdad que estas herramientas ofrecen una serie de KPIs que informan sobre el uso de una suite o un producto pero…¿Qué ocurre cuando las empresas utiliza herramientas dispersas y que no están conectadas entre sí? ¿De qué forma pueden acceder a una imagen completa de lo que ocurre en la organización?

Con eso y con todo, la tendencia va a ir a más. Los vendedores de software porque quieren diferenciarse al ofrecer productos cada vez más «inteligentes» y las empresas porque creen encontrar en estos, una forma «objetiva» de entender la forma en la que se trabaja y cómo se puede mejorar. En estos momentos, estas son las principales alternativas que se encuentran en el mercado.

Microsoft Workplace Analytics

Presentados de forma oficial en 2017, Microsoft Workplace Analytics ofrece como parte de Office 365, una solución que permite a los managers «conseguir visibilidad basada en datos para saber cómo afectan los patrones de trabajo al bienestar, la productividad y el rendimiento de una empresa».

Según la compañía, entender gracias a los datos, la forma en la que trabaja una plantilla, ayuda a las personas a trabajar de forma más inteligente y a lograr el equilibrio, «usando programas flexibles diseñados para ayudar a los equipos a colaborar de forma más eficaz, conservar tiempo para el trabajo ininterrumpido y desconectar al final del día».

Al usar las distintas herramientas de Office 365, Workplace Analytics analiza desde las horas de llamadas y videoconferencias que se producen entre los distintos equipos de trabajo, al número de mensajes instantáneos que se realizan en Teams, correos electrónicos enviados fuera del horario laboral, reuniones programadas…(lista completa de métricas). De esta forma el manager puede comprender de un vistazo de qué forma se está trabajando en su empresa, si se está haciendo de forma productiva o si se está alargando la jornada laboral de forma innecesaria.

En este espacio, la compañía también ha presentado recientemente «Manager Insights» un panel de control destinados a profesionales que tienen entre 10 y 20 personas a su cargo y que le permite gracias a estos mismos datos, ayudar a los miembros de su equipo a reducir el número de reuniones que mantienen fuera del horario laboral, facilitar la desconexión digital o mejorar la colaboración interna entre los miembros del equipo.

A su vez, estas recomendaciones personalizadas, se muestran en el panel «MyAnalytics», que entre otras cosas, ofrece a los trabajadores información detallada sobre su índice de productividad y les ayuda a crear patrones de trabajo más inteligentes.

Herramientas de Google Workspace

En el caso de Google Workspace, tanto empresas como trabajadores disponen de herramientas diseñadas para un fin muy similar al que ya hemos comentado.

Por defecto, los trabajadores tienen acceso a «Time Insights», una pequeña utilidad que mide su productividad personal, mientras que las compañías pueden tomar decisiones en función de los datos que proporciona «Work Insights», que analiza el uso conjunto de herramientas como Gmail, Docs, Meet, Calendar…y que incluso, va más allá presentando la forma en la que los trabajadores cooperan analizando el número de documentos en los que se trabajan de forma conjunta.

Work Insights, explican desde la compañía, «muestra a los clientes como Google Workspace impacta en su negocio. Las métricas se centrar en el análisis de adopción de los distintos productos, además de los patrones de trabajo y colaboración entre equipos, para que las compañías puedan acelerar su transformación digital».

Cisco People Insights

Cisco WebEX, una de las plataformas de colaboración empresarial más extendidas del mundo, también tiene su herramienta de análisis de datos con «People Insights«.

People Insights ofrece tres conjuntos de métricas diferentes y están orientadas tanto a profesionales, como a equipos de trabajo o en un nivel superior, a la organización en su conjunto.

La herramienta analiza el uso que todo el equipo hace de WebEX, «identificando tendencias y patrones de colaboración» así como «detectando silos» y recomendando prácticas que pueden ser beneficiosas a la hora de ofrecer un apoyo adicional a los trabajadores o favoreciendo una mayor inclusión.

Slack

Slack, otra de las herramientas de colaboración más empleadas en el entorno de trabajo, también ofrece distintas estadísticas de uso y métricas que tienen como objetivo mostrar a sus clientes la forma en la que se está utilizando la herramienta dentro de la organización.

Los datos que se muestran miden tanto el uso de la herramienta por parte de cada individuo, como de la empresa en su conjunto y su dashboard muestra datos cómo el número de usuarios activos, el número de mensajes enviados en los distintos canales, la cantidad de archivos que se han compartido en la plataforma…(lista completa).

En este caso, la herramienta no va más allá de la información estadística, pero según la empresa, tener acceso a estos datos, permite que las compañías puedan comprender el impacto que tiene Slack en el conjunto de su organización.

Como vemos, la mayor parte de las propuestas se centran de momento más en medir la cantidad (trabajo realizado, tiempo empleado…) que la calidad o el resultado final. Es sin embargo un primer paso. A medida que los algoritmos aprendan de nuestros hábitos y realmente nos ayuden a trabajar de una forma más efectiva, también esto llegará.