Las salas de reuniones abiertas, un elemento clave para la consolidación del trabajo híbrido

El nuevo lugar de trabajo híbrido nos obliga a repensar y reinventar nuestros hábitos de reuniones y sobre la utilización de diferentes tipos de salas. ¿Seguiremos recurriendo a una sala de reuniones estándar para una colaboración híbrida espontánea y ad hoc?

¿Podremos utilizar nuestros propios dispositivos en cualquier sala? ¿Podremos recurrir a nuestra solución de colaboración híbrida preferida en combinación con la tecnología existente en las salas de reuniones? Poco a poco se hace evidente que las empresas deben adoptar un planteamiento de sala abierta para las salas de reuniones. Solo podemos salir ganando si introducimos la flexibilidad de las salas y ponemos al usuario en el centro de la colaboración.

El trabajo híbrido hoy

La crisis provocada por la pandemia de 2020 nos ha hecho reaccionar y reevaluar muchos aspectos de nuestro día a día profesional. Algunos, por supuesto, se tratan de medidas temporales. Muchos otros se consideran una aceleración de las tendencias existentes más que una mera reacción, y por ello se perciben como una «nueva normalidad».

Una «nueva normalidad» que claramente ha llegado para quedarse es el lugar de trabajo híbrido, que ha evolucionado hacia una combinación equilibrada de trabajadores presenciales y remotos, partiendo de una estructura centrada en la oficina anterior al COVID, en la que más del 90% de los asistentes a las reuniones se encontraban en la sala de reuniones.

¿Y cómo ha sido posible? Según un reciente estudio sobre trabajo híbrido que hemos realizado en Barco, el 74% de los empleados quiere seguir trabajando desde casa al menos 2 días a la semana, incluso cuando se haya acabado la pandemia.

Mirando más lejos, Gartner informa que, para 2024, las reuniones en persona bajarán del 60% de las reuniones empresariales al 25%, empujadas por el trabajo a distancia y los cambios demográficos en la plantilla. Los cambios que se están produciendo influyen en casi todos los aspectos de la jornada laboral tradicional, desde las comunicaciones y el flujo de trabajo hasta las charlas en la cafetería.

Ha llegado el momento de reconsiderar la arraigada costumbre de las reuniones de equipo. Es aquí donde se definen los objetivos, se responde a las preguntas, se generan nuevas ideas y se discuten las soluciones.

Y no sólo hay que prestar atención a las reuniones iniciales o a las presentaciones, sino a las reuniones ad hoc que se celebran entre medias y que requieren la asistencia de personas que no están al alcance de la voz. Este tipo de reuniones son importantes. Son productivas. Están en el centro de la colaboración y son una parte esencial del lugar de trabajo híbrido de hoy.

En un esfuerzo por conectar mejor con los compañeros de equipo y por aportar algo de normalidad al trabajo desde casa, muchos trabajadores remotos han adoptado un modelo de videoconferencia. La amplia disponibilidad de softwares de videoconferencia hace que muchos utilicen este sistema para las reuniones de trabajo, las clases e incluso la socialización, fácilmente desde su ordenador portátil.

A medida que volvemos poco a poco a la oficina, con algunos colegas ya en ella y otros trabajando a distancia, la videoconferencia ha emergido como el sucesor natural de las reuniones presenciales y la colaboración. Y, en esta «nueva normalidad», la mayoría de las salas de reuniones de la empresa, si no todas, tendrán que estar equipadas con vídeo para seguir siendo productivas.

Un concepto de sala abierta para las salas de reuniones

En los últimos años, todo el mundo se ha acostumbrado al acrónimo BYOD (Bring Your Own Device) en el lugar de trabajo. Surgió cuando los miembros de los equipos prefirieron trabajar y colaborar con los dispositivos con los que se sentían más cómodos, ya fuera su propia tableta, dispositivo móvil u ordenador portátil. Esto ha llevado al sector a acuñar un nuevo acrónimo: BYOM (Bring Your Own Meeting).

Del mismo modo que cada uno tiene su dispositivo favorito, desde hace poco tiempo también todo el mundo ha elegido rápidamente su solución de conferencia online favorita (por ejemplo, Microsoft Teams, Webex, Zoom, etc). Esto afecta tanto a los trabajadores como a los clientes, a los empleados remotos y a las nuevas contrataciones. El concepto BYOM se centra en la idea de poder organizar una conferencia no sólo con su propio dispositivo, sino también con su solución de conferencia preferida.

Lo que se requiere para maximizar plenamente el concepto BYOM es una solución paraguas que se conecte instantáneamente al equipo proporcionado en una sala de conferencias, de reuniones o huddle, que se integre abiertamente con cualquier plataforma de conferencias y que permita al anfitrión pasar fácilmente de una reunión de dos personas a una de 10, sin que tengan que amontonarse todos alrededor de un portátil. Estamos hablando de un cambio de patrón en el concepto tradicional de sala de reuniones.

¿Qué son las salas abiertas? Se trata de salas de reuniones equipadas con tecnología de videoconferencia a las que los miembros del equipo pueden conectarse fácilmente y sin problemas. En esencia, cada sala de reuniones debe funcionar como una sala de videoconferencia. Permite a los miembros del equipo participar activamente en reuniones y conferencias con los dispositivos, soluciones y software de videoconferencia con los que están familiarizados.

Todas las salas de reuniones deben estar «abiertas» a todos los usuarios, para todo tipo de reuniones y la experiencia debe ser la misma en toda la empresa. La buena noticia es que la actualización es mucho más rentable que los sistemas anteriores basados en salas, lo que permite una escalabilidad asequible.

Las soluciones flexibles de conferencias con tecnología inalámbrica, como ClickShare Conference, permiten este enfoque de salas abiertas. Adaptadas al dispositivo, al flujo de trabajo y a las preferencias del usuario, son independientes del proveedor, escalables (porque funcionan con las soluciones audiovisuales existentes) y, sobre todo, de uso int
uitivo.

Comparten las aplicaciones del ordenador portátil de forma inalámbrica con la pantalla de la sala y las conectan sin problemas con la cámara, el micrófono y los altavoces de la sala de reuniones para mejorar las reuniones híbridas, tanto para los participantes de la sala como para los remotos. 

Firmado: David López Requena. Channel Manager, Barco