Cómo preparar tu departamento IT para el nuevo escenario de trabajo híbrido que llega en septiembre

Septiembre marca para muchas empresas una vuelta a “cierta normalidad” en la que se va a pasar de un trabajo casi completamente a distancia, a un entorno híbrido en el que van a convivir tres tipos de empleados: los que siempre acudan a la oficina a trabajar, los que sigan trabajando siempre a distancia y los que trabajen algunos días en la oficina y otros días en casa.

Superadas en su mayor parte las restricciones impuestas por la pandemia, llega pues el momento que las compañías definan la mejor forma de dar soporte a las necesidades que exige el nuevo escenario en áreas como la conectividad, el soporte técnico o incluso, el onboarding de nuevos empleados que tal vez, nunca lleguen a pisar las instalaciones de la empresa. Veamos la mejor forma de hacerlo.

Define las reglas

En un escenario híbrido resulta más vital si cabe que todos los miembros de la plantilla tengan claras qué reglas se aplican y qué pueden esperar de la nueva política: quién puede teletrabajar, cuántos días a la semana/mes se pueden teletrabajar, cómo se organizan los turnos, si va a haber alguna compensación, etc.

Este documento también puede reflejar si existe la posibilidad de que en determinados puestos se pueda solicitar el teletrabajo de forma permanente (o viceversa) y cómo solicitar esa opción.

Hablemos de conectividad

Durante el último año y a consecuencia de la pandemia, las empresas han hecho lo posible (y a veces lo imposible) para asegurar la conectividad de sus trabajadores en remoto.

Las dos tecnologías que han ganado la partida en este campo han sido el uso de conexiones VPN desde equipos corporativos y el acceso a escritorios remotos utilizando tecnologías VDI o de desktop as a service.

Con el despliegue de los nuevos modelos mixtos de trabajo, llega el momento de planificar una estrategia que permita escalar y tenga las mejores garantías de éxito a largo plazo, contando para ello con el equipo de soporte adecuado. En muchos casos, lo más interesante será combinar ambas tecnologías, definiendo casos de uso diferentes según los distintos perfiles y puestos.

Un onboarding a distancia

Una vez que se ha aprobado un nuevo puesto a distancia o “híbrido”, el departamento de TI de la empresa juega un papel destacado en el proceso de onboarding o incorporación del nuevo empleado.

En este escenario, la estrategia de las empresas pasa porque la puesta en marcha del nuevo puesto de trabajo sea todo lo automatizada posible, intentando evitar cualquier fricción en el proceso. Una de las mejores prácticas en este caso pasa por entregar un kit completo para el trabajo a distancia, que incluya además de un portátil, algunos periféricos básicos como monitor externo, teclado, ratón, auriculares y cámara web,

Algunas compañías despliegan AIOs para facilitar la logística del transporte de los equipos o incluso, financian la adquisición de nuevos dispositivos permitiendo que el trabajador escoja su propio ordenador. Si bien esta última opción puede parecer la más atractiva para muchos empleados, es tal vez la que tiene más complejidad a la hora de asegurar su compatibilidad con las distintas aplicaciones corporativas, así como el cumplimiento de las políticas IT de la empresa.

A raíz de lo anterior, algunos fabricantes han puesto en marcha también programas DaaS (Device as a Service), por lo que no solo se encargan de entregar al nuevo empleado el equipo aprobado por la empresa, sino que lo hacen de forma preconfigurada, de modo que cuando se arranca por primera vez, este ya cuenta con la imagen de disco apropiada y las aplicaciones corporativas necesarias preinstaladas.

Un soporte adecuado para el trabajo remoto

Una vez que una empresa cuenta con decenas si no cientos de personas trabajando en remoto, las tareas de soporte pueden convertirse en todo un desafío para el departamento de sistemas. El hecho de que los usuarios no se encuentren en las oficinas, a menudo provoca que suelen transmitir sus ”incidencias” a otras personas que pueden no tener los conocimientos técnicos adecuados, agravando en ocasiones el problema inicial.

En este punto es importante destacar que la mayoría de esas incidencias pueden anticiparse y evitarse si se aplica una política de configuración adecuada de los dispositivos y, si la incidencia se presenta, puede resolverse de forma rápida si los técnicos tienen la posibilidad de acceder a los equipos afectados de forma sencilla y a distancia.

El uso de herramientas analíticas por otro lado, pueden ayudar a la hora de identificar fallos comunes en determinados modelos o aplicaciones, de modo que cuando el usuario reporta una incidencia que ya es conocida, el técnico puede identificar la raíz del problema de forma sencilla y aplicar las medidas correctivas en poco tiempo.

Si en cambio hablamos de un problema serio, que no puede ser solucionado a distancia, resulta vital contar con un programa de sustitución rápida del dispositivo afectado, de modo que de ser posible, el nuevo equipo llegue el mismo día en que se reporta la incidencia mientras que se aprovecha el mismo proceso de envío para recoger el equipo dañado.

Si queremos dar un paso más, deberemos contar con un programa de actualización de dispositivos, de modo que automáticamente los equipos más antiguos son reemplazados por otros nuevos, en un calendario prefijado.