Cómo reducir costes de impresión en una nueva realidad económica

Los últimos meses han provocado cambios drásticos en cómo y dónde trabajan los empleados. Algunas personas pueden estar ansiosas por regresar a la oficina, otras tal vez nunca regresen y muchas tendrán la opción de trabajar de forma híbrida, yendo a la oficina solo cuando tenga sentido hacerlo.

Lo que no ha cambiado para muchas empresas es la importancia de los documentos en sus procesos críticos. Los sectores muy regulados y los que implican un gran volumen de movimiento de mercancías, como los servicios financieros, la sanidad y la logística, siguen dependiendo de los documentos impresos. Sea cual sea la necesidad, si un documento debe imprimirse desde aplicaciones que se ejecutan en un servidor de la empresa o desde un portátil de trabajo, es vital para la continuidad del negocio que el usuario pueda acceder desde cualquier ubicación.

En el nuevo mundo del trabajo híbrido, los empleadores necesitan habilitar los flujos de trabajo de impresión y escaneo para los escenarios de los trabajadores en la oficina, en remoto e itinerantes. Esto significa que necesitan estrategias inteligentes para una gestión simplificada de la impresión para dar soporte al uso de documentos y a la impresión en un entorno de trabajo en evolución. La accesibilidad lo es todo en el nuevo panorama empresarial donde la reducción, o congelación, de los beneficios debido a la pandemia deben reconstruirse lo más rápido posible. La buena noticia es que se pueden ahorrar costes con el enfoque correcto.

Simplificar a través de la nube

La solución para acceder desde cualquier lugar es la nube. Las soluciones de impresión a través de Internet no solo abordan los desafíos de cómo imprimir cuando se trabaja de forma remota desde una oficina en casa, en cualquier otro lugar o incluso mientras el empleado se desplaza; sino que también ayudan a reducir los costes a través de una estrategia integral de gestión de la impresión.

El primer paso es simplificar el servicio y la infraestructura de TI para administrar con éxito la impresión de todos los documentos, especialmente los documentos críticos. Una única solución de gestión de la impresión basada en la nube permite a las empresas aliviar la infraestructura física necesaria para respaldar el entorno de impresión, reducir las solicitudes del departamento de TI interno y proporcionar un entorno de impresión estable y flexible.

En este escenario, en lugar de enviar documentos a través de un servidor de impresión a un dispositivo de impresión designado, donde las páginas permanecen a la vista de todos hasta que se recuperan, se transfieren a la nube donde se mantienen en una cola personal hasta que el usuario inicia sesión o desliza su identificación en la impresora, autenticándose como el propietario de esa impresión. Esto permite a los usuarios liberar documentos desde cualquier dispositivo autorizado en una flota completa de impresoras dondequiera que se encuentren. Para estar a la última en movilidad, es necesario buscar una solución de gestión de impresión cloud que ofrezca soporte completo para imprimir desde dispositivos Mac, Windows y Chromebook, para que los empleados puedan enviar fácilmente trabajos de impresión desde un iPhone, iPad, o un smartphone o tablet Android.

Tener acceso a la impresión desde la nube ofrece un control global pero sencillo para las grandes empresas, así como el análisis centralizado de los datos sobre los hábitos de impresión de la empresa e individuales. Esto significa que la información basada en datos se puede utilizar para mejorar los dispositivos y la impresión, así como el impacto medioambiental, sin necesidad de hardware adicional o de involucrar al personal.

Reducir el desperdicio es importante. Los documentos que se acumulan en una impresora y terminan siendo desechados no solo son perjudiciales para el medio ambiente, sino que también pueden representar un riesgo para la seguridad si contienen información confidencial o privada. Cuando la impresión se aloja en la nube, existe un mayor control sobre la salida de documentos, lo que se traduce en una reducción tanto de los residuos como de los riesgos de seguridad. También conlleva ahorros de costes al establecer cuotas de usuarios y grupos o al limitar la capacidad de impresión. Por ejemplo, deshabilitando la impresión a color para que no se utilice innecesariamente o reduciendo el número de empleados con acceso a dispositivos de alta gama en la red.

Control de procesos

A medida que las empresas responden a los cambios en los modelos de trabajo, tienen la oportunidad de mejorar los procesos de negocio, lo que a su vez puede conducir a una bienvenida reducción de costes. La gestión de impresión basada en la nube ahorra gastos de hardware, ya que elimina la necesidad de servidores de impresión. La ampliación también es más rentable: basta con añadir más dispositivos y usuarios sin necesidad de aumentar la capacidad del servidor físico.

Otra área crucial del control de costes es la de evitar sanciones reglamentarias por incumplimiento. Las mejores soluciones de gestión de impresión en la nube permitirán el uso de firmas digitales, búsqueda en toda la empresa, autenticación y auditoría para garantizar que las empresas mantengan la integridad, la confidencialidad y la accesibilidad de los datos, independientemente del sector en el que operen.

Integración de aplicaciones

También se puede ahorrar costes gracias a las integraciones comerciales útiles. Por ejemplo, poder imprimir directamente desde una aplicación como una solución ERP o un software de facturación y gestión financiera es un gran ahorro de tiempo. La capacidad de escanear y capturar la información de los recibos y extractos directamente en una aplicación significa que los usuarios pueden acelerar considerablemente el proceso.

Un gran ejemplo de integración de aplicaciones es el que se da entre Lexmark y SAP, empresa de software de aplicaciones empresariales, mediante el cual el Lexmark’s Document Distributor puede interceptar los datos de los documentos en papel que entran a formar parte de un proceso empresarial, intercambiar esos datos con el sistema SAP e iniciar el flujo de trabajo SAP adecuado. Además, los sistemas de Lexmark pueden optimizar la impresión desde SAP, proporcionando control sobre el formato de los datos para la impresión y la seguridad que implica la entrega de documentos, ayudando a eliminar una cantidad significativa de residuos.

Si es rentable, ayuda, y en el cambiante mundo laboral actual, las soluciones de impresión con Internet y un enfoque integral de gestión de la impresión pueden ayudar a las empresas y organizaciones a recuperar el terreno perdido al dar soporte a una fuerza de trabajo híbrida y, al mismo tiempo, ayudar a reducir los costes.

 Firmado: Leal Cárdenas, General Manager de Lexmark Ibérica