Cómo gestionar una migración multicloud

La nube está resultando un gran apoyo para las empresas desde hace ya unos años, gracias a la variedad de servicios que les permite realizar, como colaboración en tiempo real, telefonía, almacenamiento de datos, copias de seguridad o CRM. Su utilidad es todavía mayor desde que muchas empresas adoptaron el teletrabajo o el trabajo híbrido desde la pandemia, lo que ha hecho que muchas empresas pasaran gran cantidad de sus cargas de trabajo a la nube. Pero depender solo de una convence cada vez menos, por lo que muchas han dado ya el paso hacia una estrategia multicloud, esto es, de uso de varias nubes. O están planteándose dar el salto.

Según Techradar, un 92% de empresas tienen una estrategia multicloud en marcha o en planificación, y el 82% de las grandes empresas han adoptado una infraestructura de nube híbrida. Es decir, cuentan con una infraestructura de varias nubes de distintos proveedores que combina nubes privadas y pública. De media, las organizaciones están utilizando 2,6 nubes públicas y 2,7 nubes privadas. Esto quiere decir que muchos cuentan con una estructura multicloud: una combinación de varias nubes públicas y privadas.

Dar el paso a una estrategia multicloud puede resultar complicado. Por eso, una planificación adecuada, y una ejecución siguiendo paso a paso lo planeado es esencial para evitar problemas. De esta manera se reducen en gran medida las posibilidades de que algo falle y de al traste con toda la operación. Pero ¿cómo puedes llevar a cabo una migración multicloud sin problemas? Aquí tienes los pasos a dar para conseguir una migración de tus recursos de local a la nube, de una nube a otra, o de un punto a diversos proveedores cloud.

Planifica con cuidado y al detalle la migración multicloud

La fase de planificación de la migración multicloud, como suele suceder con muchos proyectos, es la más larga y detallada de todas. La ejecución suele ser mucho más corta y directa, siempre y cuando la planificación se haya realizado adecuadamente.

Lo primero es determinar exactamente qué es lo que se necesita migrar a una plataforma multicloud. También valorar las necesidades, qué funciones y servicios se reubicarán, las que deben seguir estando en local, qué piensa la compañía que es una migración con éxito y las ventajas y desventajas que pueden derivar de ella.

También es oportuno informarse de incentivos y descuentos que puedan ofrecer las distintas compañías de servicios cloud, y sus tarifas, para una primera estimación de costes. Asimismo, es imprescindible saber si la empresa o algunos de sus datos están afectados por normativas que impidan que sus datos, en todo o en parte, se puedan migrar a una nube pública y deban permanecer en local.

Con toda esta información ya reunida, llega el momento de ver qué presupuesto puede destinar la empresa a la migración para cruzarlo con la estimación de costes realizada en función de las distintas tarifas Así se puede saber a qué aspirar con ese dinero, y si es necesario hacer ajustes. En algunos casos, será posible negociar con los proveedores y conseguir ciertas ventajas: pagos por usuario y/o por uso, tarifas planas por servicios concretos, suscripciones anuales más económicos o ajuste en costes de soporte.

Puede ser útil hacer una investigación sobre qué proveedores ofrecen los servicios que quieres utilizar para que los departamentos de finanzas y la dirección se hagan una idea de lo que pueden esperar de los nuevos entornos a los que trasladar datos y cargas. Así no habrá después malentendidos con los costes.

Por eso es aconsejable implicar en el proceso a personal de distintos departamentos, y de los grupos que emplearán los accesos a las distintas nubes, así como a los que tomarán decisiones relacionadas con la plataforma multicloud resultante. Cada uno con un papel concreto, dentro de sus tareas y responsabilidades.

Ya con todo esto listo, llega la hora de hacer las comprobaciones previas. La primera es comprobar que sólo se migrarán las cuentas activas, identificando las que no lo están desde hace un tiempo y eliminándolas. Con los datos hay que hacer lo mismo: migrar solo los que sean actuales y válidos. Migrar información innecesaria no solo llevará tiempo. También costará dinero de manera continua, y derivará en un gasto innecesario de recursos. Lo que no sea necesario migrar, o bien se archiva o se elimina.

Por otro lado, también es necesario asegurarse de que los servicios que van a pasar a un entorno multicloud son válidos. No hay que perder tiempo con un servidor web que no se usa. Mejor centrarse en la mensajería, las comunicaciones, la colaboración, los portales corporativos, los datos y los servicios de infraestructura. Y por supuesto, hay que hacer un inventado detallado de lo que se quiera migrar: usuarios datos, correo, almacenamiento de archivos, funciones de colaboración, etc. En caso de planear utilizar una plataforma como servicio, habrá que tener en cuenta el entorno de desarrollo.

Planificación de aspectos más técnicos

En caso de utilizar infraestructura como servicio habrá que incluir en la migración elementos y estructuras de backend. Como las VPNs, DNS y DHCP. En caso de adoptar el Software como Servicio, será necesario tener en cuenta el software que tendrás que distribuir al departamento de sistemas, y también a los usuarios.

En muchos casos, la migración se realizar en varias etapas, así que es necesario qué es lo que se va a migrar en cada una de ellas, y en qué orden se van a llevar a cabo. Es probable que sea necesario implementar servicios en la nube objetivo en primer lugar, y después copiar los usuarios y los datos, pero hay que elegir cuidadosamente cuáles son los recursos más y menos importantes para establecer la prioridad de migración.

Los permisos que tendrán las cuentas de usuario, y también los que tendrán para el acceso a datos en un entorno multicloud serán muy probablemente muy similares a los que tienen en el entorno actual. Por eso hay que revisar los permisos existentes, asegurar que son válidos, y anotarlos con detalle para averiguar como migrar las estructuras de permisos al entorno multicloud. Probablemente, las cuentas y los permisos pueden quedar intactos, pero si necesitan crearse de nuevo, hay que recoger la distribución del esquema existente con herramientas adecuadas para duplicar las estructuras. Es recomendable basarse en metodologías de acceso según el puesto o el grupo, con el objetivo de salvaguardar y proteger el acceso a datos críticos.

No hay que olvidar que cada posible proveedor debe ser capaz de ofrecer acuerdos a nivel de servicio para identificar cómo funciona un entorno multicloud. En ellos hay que revisar diversos factores, como el tiempo de servicio garantizado, el soporte del entorno y el individual que prestan a cada clientes. Las funciones más críticas tienen que ir a servicios que garanticen un 99,999% de tiempo de servicio garantizado. Eso sí, hay que tener en cuenta que este tipo de servicios cuestan más caro y solo son necesarios en caso de tener que ofrecer servicio y accesos a cualquier hora del día.

Otros factores importantes en este punto están directamente relacionados con la calidad del servicio. Son el tiempo de respuesta, la velocidad de la conexión y el uso de recursos que ofrece cada proveedor. Con todo esto se puede analizar a fondo qué proveedores utilizar, y cuáles para cada tipo de datos o servicio. Con todo esto ya se puede investigar más a fondo qué proveedores convienen más. Hay que hacerlo revisando la información que ofrecen, pero también opiniones de otros clientes y su nivel de satisfacción. De esta manera se puede ajustar la selección e ir eliminando proveedores, hasta quedarse con un número razonable. Tres es suficiente en la mayoría de casos.

Es el momento de entrar en contacto con ellos para comentar las necesidades de la empresa en cuanto a servicios en la nube, y las expectativas que tienen. Mucho de lo que hay que hacer a continuación depende desde este momento de lo que ofrezca cada proveedor, el soporte que tenga y la elección final hecha.

Selección de recursos y herramientas

Ya con los proveedores elegidos toca elegir qué recursos migrar y cómo se sincronizarán, en caso de que sea necesario hacerlo. Para ello hay que hacer un mapeo de los recursos de la empresa y cómo se distribuirán en la plataforma multicloud. Esto incluye los usuarios, los datos, los servicios y todo lo que haya que migrar. Es importante determinar si habrá una sincronización de una fuente local con un objetivo en la nube. Es probable que se necesite una sincronización bidireccional, por lo que ambos entornos han de ser idénticos, y los cambios se pasan entre ellos.

El proceso de migración puede implicar conectores, importaciones y exportaciones y configuraciones nuevas. Y no hay que olvidarse de la automatización. Debería ser un ingrediente clave del proceso, porque migrar recursos a mano es aburrido y lleva mucho tiempo. Si se consigue automatizar, todo irá mucho mejor. Bastará con monitorizar el proceso y comprobar que no hay cuellos de botella ni otros problemas. Es importante comprobar, eso sí, que se trasvasan correctamente todos los datos y que están actualizados. Todo sin olvidase de que es obligatorio que lo trasvasado cumpla todas las normativas que le afectan, en todas las nubes contratadas.

Concreta el acceso a soluciones nuevas

El acceso a un entorno multicloud tiene que funcionar desde todo tipo de dispositivos. Tanto móviles como portátiles o estaciones de trabajo. En todos los casos, por seguridad, necesitarás implementar la autenticación de varios factores como método de acceso, y si puedes, hacerlo a través de una VPN.

Para conseguirlo puedes utilizar un acceso mediante un navegador web, o a través de apps móviles, o con una combinación de ambos sistemas.El objetivo es establecer un sistema adecuado para que los usuarios se conecten de manera segura a la plataforma nueva y puedan realizar sus tareas cotidianas y recibir soporte sin problemas, ni fallos de seguridad.

Ten en cuenta la recuperación de desastres

En un entorno multicloud, la recuperación de desastres no se refiere únicamente a datos perdidos o a servicios y recursos que no están disponibles. También a problemas de conectividad y acceso. Debido a todo esto es importante, antes de finalizar una migración a un entorno multicloud, establecer cómo se pueden recuperar los recursos de la empresa.

Para ello hay que decidir si se pone en marcha un sitio con una copia de seguridad almacenada o unos sistemas de respaldo secundarios a los que puedan acceder los usuarios si no se puede acceder al principal. También durante cuánto tiempo se pueden recuperar los datos, y qué tipo de información es necesario recuperar, además de la rapidez con la que los usuarios a los que se ha capado o eliminado el acceso verán restablecido el mismo. Debido a la complejidad e importancia de este tipo de proceso, es algo que hay que planificar con todo lujo de detalles.

Estudia las necesidades de interoperabilidad de entornos y prueba cómo quedará todo

El paso de cargas de trabajo y datos a un entorno multicloud requiere decidir cuáles de los entornos actuales van a tener que tener acceso a los nuevos. Es decir, qué elementos de tu entorno actual es necesario enlazar al nuevo entorno. Se trata de decidir qué servicios, datos y acceso de usuarios pueden compartirse.

Planificar todo esto con calma facilitará en gran medida el proceso de transición. Además, reducirá en gran medida los riesgos de seguridad para la empresa. Por otro lado, también redundará en que los usuarios de los sistemas puedan realizar sus operaciones diarias sin sufrir obstáculos e interrupciones.

Por otro lado, es muy importante que solicites a tus proveedores de espacio cloud un sistema para poder probar cómo quedará todo una vez esté montado el nuevo entorno multicloud, y cómo funcionará. Si es posible, haz la prueba utilizando datos reales, y comprueba que todas las funciones del entorno funcionan como deben.

Identifica las responsabilidades del proveedor y las de la empresa

Cada empresa tiene sus prioridades en la asignación de tareas de administración, tanto durante las migraciones como después. Esto implica realizar tareas de configuración de usuarios, servicios y recursos: la copia de datos, el desarrollo de guías de formación para administradores y usuarios, y en general, todos los detalles relacionados con el paso a un entorno multicloud.

Por eso es importante concretar quién se encargará de la gestión de cada responsabilidad, así como de las tareas diarias, es básico. De esta manera podrás activar y desactivar usuarios, gestionar datos y permisos, mantener datos y recursos y gestionar la solución de problemas y la recuperación de desastres sabiendo quién hace cada cosa.

Con todo lo mencionado hasta ahora en consideración, ya puedes elegir de manera definitiva qué proveedor es el que más te conviene para realizar la migración a un sistema multicloud. Evidentemente, será el que mejor se adapte a tus necesidades y presupuesto. No obstante, selecciona siempre un segundo proveedor para tenerlo en la recámara por si acaso hay problemas con el primero. No olvides fijar un periodo de prueba en los contratos, y también dejar bien claros los motivos que pueden llevar a una rescisión de los contratos firmados por tu parte.

Planifica el repliegue de servicios por si hay que cambiar de proveedor

En ese caso que acabamos de mencionar, será necesario acudir con rapidez a este segundo proveedor. Y poner en marcha un plan de repliegue y nuevo despliegue en los sistemas de este proveedor secundario. Por eso también hay que planificar cómo lo llevarás a cabo. En este plan deben estar todos los elementos y recursos migrados.

Puede ser un plan sencillo, en el que se pase todo de unas nubes a otros y solo sea necesario indicar a los usuarios dónde se encuentran los recursos cuando se haga el cambio. Pero puede ser más complicado, e incluir hasta la actualización de registros DNS que deriven el tráfico a una nueva ubicación, por no hablar de la necesidad, en muchos casos, de crear cuentas nuevas, con sus correspondientes permisos.

Informa de los cambios a los usuarios

Hagas lo que hagas, será necesario que notifiques a los usuarios del sistema de que va a haber cambios antes de que lleguen. De esta manera podrán saber a qué atenerse. Comunica también los cambios que se producirán y cuándo tendrán lugar. Si es posible, haz la migración para el acceso de los usuarios por partes. Esto quiere decir que si hay 500 con acceso al sistema, es mejor migrarlos de 50 en 50 por si hay problemas.

No te olvides de desarrollar documentación sobre el proceso de migración, los cambios y los nuevos aspectos que tienen que tener en cuenta. Además conviene hacer un resumen, en forma de FAQ, de la información más importante al respecto. Incluye también en él el calendario previsto para la migración, y los contactos de las personas encargadas del soporte técnico durante todo el proceso. La creación de tutoriales también puede ayudar a agilizar el proceso.

Fase de migración

Cuando llegues a este punto ya estará todo listo para comenzar el proceso de migración. Para empezar haz los preparativos necesarios en el entorno de destino para que sea idéntico al actual. Prepara las cuentas de usuarios, los espacios de datos y los servicios en él para agilizar la migración.

Cuando ambos entornos, el de origen y el de destino, sean idénticos, actualiza todo en el entorno de origen. Con todo preparado para el trasvase de datos y demás información, programa el cambio para un periodo en el que la actividad de los usuarios del sistema sea mínimo. Por ejemplo, durante la madrugada. También puede ser adecuado hacerlo en un día festivo, y avisar a quienes acceden al sistema desde el exterior para que no se conecten a él el día de la migración.

Finalizado el trasvase de datos, comprueba que todo esté en la nueva ubicación. Si falta algo porque ha habido un error en la copia, pásalo a la nueva ubicación de manera manual. Después apunta los sistemas y recursos al nuevo entorno. Se puede hacer a través de un acceso directo a través de apps de escritorio, o con un acceso basado en el navegador. También será necesario, en algunos casos, cambiar ciertos elementos de la infraestructura, como los registros DNS.

En cualquier caso, asegúrate de que el entorno actual permanece sin cambios hasta la fecha que está fijada para que todos los usuarios del sistema hayan migrado al nuevo entorno, y también hasta comprobar que todo funciona bien en él.

Después de la migración

Cuando todos los datos y servicios, así como todos los usuarios, hayan completado la migración, y esté comprobado que todo funciona sin problemas con los nuevos proveedores, llega la hora de eliminar los restos del sistema antiguo que se hayan convertido en redundantes o desfasados. Esto incluye la rescisión de contratos o la puesta en marcha de planes de desconexión.

En este momento también habrá que desactivar y eliminar las cuenta de usuario que daban acceso al sistema antiguo, así como la desconexión de los servicios que se prestaban desde él. Si los servicios se prestaban en local, y han pasado a la nube, retira los equipos que se encargaban hasta ahora de facilitarlos. También puedes reutilizarlos y emplearlos para otros fines. Pero si los eliminas, asegúrate de haber borrado su contenido de manera efectiva, y que este sea irrecuperable.

Actualiza acto seguido la documentación de los sistemas para reflejar todos los cambios realizados. Añade a ella toda la información relacionada con el nuevo sistema, y hazlo con todo lujo de detalles. Y asegúrate de que todos los que son responsables del mantenimiento y el soporte del nuevo entorno multicloud tienen acceso a esta información, y de que se actualiza cada vez que sea necesario. A partir de ahora solo será necesario vigilar que todo funciona debidamente, y estar pendiente de cuándo es necesario escalar el sistema para dar cabida a más datos y servicios.