BackOffice: los errores más comunes que deberían hacerte pensar

Contabilidad, recursos humanos o las labores de comunicación son algunas de las responsabilidades de las que se puede ocupar el BackOffice. Para las empresas, supone un ahorro de tiempo importante, sin embargo, existen errores que pueden generar problemas e imprevistos. Por tanto, hoy analizaremos algunos de los errores más comunes que pueden aparecer y que pueden afectarte directamente.

Anteriormente comentábamos algunas de las tareas que BackOffice puede llevar a cabo. Sin embargo, algunos errores que tienen las organizaciones es automatizarlo todo. Hay determinados elementos en los que no conviene hacer esto por una sencilla razón: puede requerir la intervención constante de un experto para resolver todas las equivocaciones que se puedan producir. Pues, BackOffice no deja de ser un recurso.

Además, conviene hacer una distinción entre los distintos procesos que puede haber en tu empresa. Algunos pueden requerir una automatización mayor que otros y esto conviene tenerlo en cuenta. Así, este conjunto de actividades que contribuirán a la mejora de la organización funcionará de manera fluida, por ejemplo, realizando un seguimiento de los emails de una campaña que se encuentre activa en este momento.

No realizar una limpieza de la base de datos

Otro de los errores comunes de BackOffice es no llevar a cabo una limpieza de la base de datos con relativa periodicidad. Con el paso del tiempo, la información se va acumulando y guardando sin que esto tenga ningún sentido. De hecho, no hará más que crecer en número hasta el punto de que BackOffice comience a manifestar algunos síntomas específicos. Por ejemplo, que empiece a ser más lento que antes.

Cuando este recurso ya no ofrece las mismas prestaciones que al principio, es fundamental revisar la limpieza de la base de datos. También, se puede comprobar el tamaño que están ocupando para verificar que ahí puede estar el error. Al igual que cuando en el teléfono móvil acumulamos demasiados vídeos este empieza a abrir aplicaciones lentamente, pues lo mismo puede ocurrir con BackOffice.

No contratar a un experto para su implantación

A veces, hay circunstancias en las que BackOffice se bloquea o deja de funcionar. En el momento en el que esto sucede puedes llegar a pensar que esto tiene que ver con alguna actualización o esa información que está saturando a este recurso. No obstante, en muchas ocasiones, el problema está en que ha habido errores durante la implantación y es que conviene contratar a un buen experto.

Una deficiente programación desde el principio puede ocasionar que BackOffice no funcione como se esperaría y que los errores que manifieste supongan un gasto adicional, además de una pérdida de tiempo. Para que esto no suceda, es imprescindible que te preocupes porque la implantación esté bien hecha desde el principio. Solo así, prevendrás este tipo de errores que pueden aparecer.

La rapidez nunca es una gran aliada

A pesar de haber mencionado errores bastante importantes, no podemos olvidarnos de la rapidez. Debido a que desde la pandemia han sido muchas las organizaciones que han acelerado su digitalización y se han convertido en una ventaja competitiva, puede que tú quieras hacerlo todo ahora muy rápido. No obstante, esto puede ser negativo a largo plazo.

Cuando se hace una implantación de BackOffice acelerada en una empresa se pierden de vista algunos de los elementos ya mencionados. Por ejemplo, puede que se automaticen todos los procesos por igual o que no se contrate a un experto, porque puede que no haya tantos disponibles en el momento en el que tú así lo requieres. Por tanto, siempre es preferible mantener la calma y hacer las cosas bien desde el inicio.

No priorizar algunos procesos

El último de los errores que vamos a comentar es el hecho de no priorizar aquellos procesos que son realmente importantes. La función fundamental del BackOffice es que tu empresa pueda prestar un mejor servicio y una gestión de los clientes que repercuta positivamente en su experiencia. Por tanto, este es un paso indispensable que conviene dar, ya que, algunos procesos merecen mucha más atención que otros.

¿Qué se debe tener en cuenta en esto? Pues las necesidades de cada empresa. Puede que la tuya demande una serie de procesos que están muy por delante de otros. Esto puede cambiar en otro tipo de organizaciones y es por esto por lo que es relevante realizar un análisis exhaustivo desde el principio, así como marcar una hoja de ruta específica. De esta manera, estarán más claros los pasos que se darán.

Es muy probable que todavía nos queden más errores que no hayamos comentado, sin embargo, aquí hemos querido aludir a los más comunes que se repiten con una mayor frecuencia. Tenerlos presentes desde el primer instante es crucial para evitar un gasto innecesario de tiempo y dinero. Al final, lo que se busca con este recurso es todo lo contrario. Una mayor eficacia dentro de tu organización.