Cómo archivar automáticamente los documentos

La solución de gestión documental y de flujos de trabajo de DocuWare simplifica enormemente la gestión de toda la documentación de una empresa ayudándode a archivar automáticamente tu documentación. Esto lo consigue poniendo a tu disposición sus funciones principales allí donde las necesitas. El mejor ejemplo es la Bandeja, que es la puerta de entrada al sistema y uno de los elementos que más se utilizan en el trabajo diario.

Funciones de la bandeja

La bandeja de DocuWare ofrece varias funciones útiles que facilitan el archivado de los distintos tipos de documentos que puedes encontrarte habitualmente. Una vez archivados, la Bandeja facilita la consulta y manipulación de los documentos que gestiona. Puedes abrir un documento haciendo doble clic en él para visualizarlo. Si necesitas comparar dos documentos, puedes abrir el segundo en una ventana de visor separada, ya sea a través de la opción «Abrir en una nueva ventana del visor» en el menú o usando una combinación de teclas. De este modo verás ambos documentos a la vez para detectar dónde se encuentran las diferencias y tomar así una decisión: mantener ambos, eliminar el que está incompleto o es inexacto, etc.

Agrupar documentos

Además, DocuWare permite fusionar varios documentos en uno para su archivo conjunto, como una factura y un albarán de entrega, o un plan de proyecto y las notas de reunión relacionadas. Puedes optar por ‘grapar’, que convierte varios documentos PDF en uno solo, o ‘agrupar’, que mantiene los documentos individuales en sus formatos originales. Simplemente selecciona los documentos en el orden en que deseas fusionarlos y luego elige la opción correspondiente del menú contextual.

Esto permite mantener agrupados varios documentos que no tienen por qué tener el mismo formato, algo que puede ser bastante engorroso si lo intentas hacer desde el sistema operativo y prácticamente imposible si lo haces desde la aplicación de cualquiera de los programas que empleaste para crear los archivos en un primer momento. Es más, dado que DocuWare se encarga, puedes gestionar documentos para los que no tienes aplicaciones especializadas, como puede ser un archivo PDF creado desde cualquier aplicación de creatividad.

Modificar documentos

También puedes modificar el contenido de los documentos que has creado tú utilizando la función ‘Editar’ en el menú contextual, que abre el documento en el programa predeterminado para ese tipo de archivo en tu ordenador. Si solo necesitas cambiar el nombre del documento, selecciona ‘Cambiar nombre’. De este modo podrás adecuar la forma de nombrar los archivos a aquella con la que te encuentres más cómodo y hacer que todo sea más homogéneo.

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Imprimir documentos

Incluso en un entorno sin papel, DocuWare te permite imprimir documentos, ya sea individualmente o en grupo. Puedes decidir si las anotaciones hechas en el visor deben ser impresas o no. Estas anotaciones son todos esos detalles que se han añadido al documento en los «márgenes digitales» que permite DocuWare. No se modifica la esencia del documento original, pero sí se le añaden todos los elementos de significado que ayudarán a gestionar el proceso, situación o elemento de documentación del mejor modo posible.

Compartir documentos

Para trabajar con un documento fuera de DocuWare, puedes descargarlo o enviarlo por correo electrónico. Tienes la opción de mantener el formato original del documento o convertirlo a PDF. Si lo conviertes a PDF lo «blindas» en cierto modo ya que se limita así la canidad de cambios que se pueden hacer sobre él, algo que puede ser especialmente útil si lo envías fuera de tu empresa u organización.

Finalmente, puedes eliminar un documento de la bandeja seleccionando la tecla de eliminar de tu teclado (‘Supr’ en Windows). El documento se moverá a la papelera de reciclaje donde permanecerá durante 30 días. Al término de este tiempo desaparecerá de allí y se eliminará permanentemente.

Como puedes ver, la Bandeja de DocuWare es una pieza fundamental en el trabajo con esta potentísima solución de gestión documental y de flujos de trabajo. Es seguramente el elemento que más se usará en todos aquellos roles y departamentos en los que se recibe documentación de clientes o proveedores. La Bandeja es, además, imprescindible en cualquier entorno DocuWare, aunque disponga de automatizaciones avanzadas y flujos de trabajo, que veremos en proximos artículos y que pueden acelerar exponencialmente las posibilidades de DocuWare y el ahorro de tiempo que produce.

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