“La transformación digital requiere de un enfoque estratégico y planificado”

DocuWare es una empresa especializada en soluciones de gestión de documentos y procesos empresariales. Su visión es apoyar e impulsar la transformación digital de las empresas al ofrecer una herramienta simple que les permita mejorar la eficiencia y productividad en la gestión de información y documentos. De la importancia que hoy en día tiene una gestión de procesos documentales inteligente y cómo de esta forma las empresas pueden ser más productivas y ganar en competitividad, hemos tenido la oportunidad de charlar con Roger Alves, country manager de la compañía para España, Portugal y LATAM.ƒ

[MCPRO] ¿Cuáles consideras que son los principales desafíos a los que se enfrentan las empresas al embarcarse en un proceso de transformación digital? ¿Cómo pueden superarlos y maximizar los beneficios que aporta la digitalización de sus procesos?

[Roger Alves] La transformación digital implica la integración y adopción de la gestión documental digital en todos los aspectos de una empresa, lo que puede proporcionar una mayor eficiencia, innovación y ventaja competitiva. Sin embargo, también conlleva una serie de desafíos significativos.

Algunos de los principales desafíos a los que se enfrentan las empresas al embarcarse en un proceso de transformación digital son: el cambio de cultura corporativa y la resistencia al cambio, además de la adquisición y retención del talento, sobrecarga de información, regulaciones y su cumplimento. Superar los desafíos de la transformación digital y maximizar los beneficios que aporta la digitalización de los procesos empresariales requiere un enfoque estratégico y planificado, algunas de las estrategias de éxito que hemos visto incluyen: liderazgo y compromiso de la gerencia, comunicación clara y capacitación, enfoque gradual y planificación sólida, asociación y colaboración con el partner y uso de la tecnología adecuada, flexibilidad y aprendizaje continuo para mejorar los procesos.

“La seguridad y la protección de datos son aspectos críticos en la gestión documental digital”

[MCPRO] ¿Cuáles son las principales ventajas que obtienen las empresas al adoptar soluciones de gestión documental y flujos de trabajo digitales?

[Roger Alves] La adopción de soluciones de gestión documental y flujos de trabajo digitales puede ofrecer una serie de ventajas significativas a las empresas, ya que les permite optimizar sus procesos y operaciones. Una de las más importantes sería una mayor eficiencia. Las soluciones de gestión documental y flujos de trabajo digitales automatizan tareas manuales y repetitivas, lo que acelera los procesos y reduce los errores humanos.

Esto mejora la eficiencia general de la empresa y permite a los empleados centrarse en tareas de mayor valor o más estratégicas. Otras ventajas no menos importantes que destacaría serían: reducción de costes, mejor acceso a la información, mejor colaboración entre las personas, seguridad y control de la información, cumplimiento legal, flujos de trabajo más ágiles, búsquedas mucho más rápidas, auditoría y análisis simplificado, sostenibilidad y responsabilidad ambiental.

[MCPRO] ¿Qué papel desempeña la seguridad y la protección de datos en esa gestión documental? ¿Cómo aborda DocuWare estos aspectos para garantizar la confidencialidad y la integridad de la información empresarial?

[Roger Alves] La seguridad y la protección de datos son aspectos críticos en la gestión documental digital. La digitalización de documentos y flujos de trabajo implica el manejo de información sensible, por lo que garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos es fundamental.

Aquí es donde las soluciones como DocuWare entran en juego para abordar estos aspectos de manera efectiva. DocuWare ayuda a garantizar la confidencialidad e integridad a través de varias funcionalidades internas y externas como controles de acceso granulares, lo que significa que los usuarios solo pueden acceder a los documentos y flujos de trabajo para los que tienen permisos.

Esto reduce el riesgo de acceso no autorizado a información confidencial. Destacaría también otras medidas como cifrado de datos, registro de auditoría, protección contra malware y amenazas cibernéticas, almacenamiento seguro con varias capas de copias redundantes, formación y concienciación de los empleados.

“DocuWare integra soluciones de inteligencia artificial desde antes de que fuera una tendencia clara”

[MCPRO] ¿Qué papel juega la colaboración y la implementación de soluciones tecnológicas integrales en la transformación digital de las empresas?

[Roger Alves] La integración de DocuWare con otros sistemas desempeña un papel crucial en la transformación digital de las empresas. Esta integración en una primera o segunda fase es fundamental para habilitar la eficiencia, la agilidad y la conexión en un entorno empresarial moderno.

En un mundo cada vez más globalizado, muchos equipos trabajan de forma remota o desde diferentes ubicaciones. DocuWare permite a los equipos remotos compartir información, colaborar en documentos y mantenerse en sintonía con los objetivos y prioridades de la empresa. La implementación de estas soluciones asegura que los equipos distribuidos puedan trabajar juntos de manera efectiva sin importar la distancia física.

[MCPRO] La inteligencia artificial y el aprendizaje automático están transformando muchas áreas de negocio. ¿Cómo integra DocuWare estas tecnologías en sus soluciones para ofrecer aún más valor a sus clientes?

[Roger Alves] DocuWare integra soluciones de inteligencia artificial desde antes de que fuera una tendencia clara y abrumadora, y por supuesto continuamos avanzando. Por ejemplo en el reconocimiento de imágenes, para documentos que contienen imágenes o gráficos, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) mejorado mediante IA puede convertir imágenes en texto editable, permitiendo una mejor indexación y búsqueda.

Además, esta IA aprende del uso y de la indexación del usuario para que cuando venga un documento parecido o del mismo proveedor nuestra IA ya sabe cuáles son los campos por los que quiere indexar un documento. En el futuro tenemos preparados más avances en este sentido, que incluirán aprovechar la información y los documentos que nuestros clientes ya tienen almacenados en DocuWare para sacarles partido de una forma más ágil y eficiente.

[MCPRO] ¿Cuál es tu consejo para las empresas que aún no han iniciado su proceso de transformación digital? ¿Cuáles son los primeros pasos que deben dar y cómo pueden establecer una estrategia efectiva para abrazar la digitalización?

[Roger Alves] El primer paso sería analizar las necesidades y ver en qué departamento o proceso podríamos empezar. Nuestra recomendación es empezar por un proceso para aprender sobre la transformación digital para que veamos las eficiencias y cómo la tecnología nos puede ayudar en otros procesos.

Por ejemplo, normalmente empezamos por un flujo de facturas de proveedores y después extendemos la gestión documental a otros departamentos como ventas, producción, legal, control de calidad, recursos humanos, logística… Una vez ya tenemos claro por dónde empezar debemos escoger la tecnología y el partner con experiencia comprobada que nos ayude en este camino de transformación digital. Y ya solo nos quedará disfrutar de los muchos beneficios que al final transformarán a nuestras organizaciones para ser más eficientes y competitivas.