RPA: la automatización de procesos que ha revolucionado el mundo del trabajo

En las últimas décadas, el trabajo de muchas empresas ha experimentado una importante revolución. Tanto las de los sectores industriales, gracias a los robots en las cadenas de montaje y fabricación, como las dedicadas a trabajos que pueden desempeñarse en oficinas o incluso en remoto. Eso sí, el ritmo de los avances no ha sido homogéneo y sostenido en todos los sectores. Mientras que en la industria los avances parecían no tener fin, en las oficinas parecía que la innovación se estancaba y no iba más allá de la ofimática avanzada, alguna rutina que resumía ciertas tareas y poco más. Pero solo había que tener un poco de paciencia, y esperar a que la automatización les llegase. Y ya la tienen: RPA o Automatización robótica de procesos.

La RPA está transformando la manera en que trabajan todo tipo de empresas. También está disparando la productividad y acabando con las tareas rutinarias y aburridas, gracias a los «robots» de software que se generan en los procesos que crea. Estos robots son capaces de comunicarse con todo tipo de sistemas y aplicaciones para acelerar procesos y reducir la carga de trabajo de los humanos, liberándoles de tareas aburridas para que puedan dedicar su tiempo a otras de mayor valor añadido.

Qué es la RPA

Cuando hablamos de Automatización Robótica de Procesos (RPA) nos estamos refiriendo a un sistema de automatización de procedimientos y tareas que utiliza para ello reglas específicas. Se trata de una tecnología software que facilita el desarrollo, despliegue y gestión de «robots» de software que se encargan de simular diversas acciones que realizan los humanos mientras interactúan con sistemas digitales y con diversas herramientas de software.

Pero ¿en qué se diferencia la RPA de la automatización tradicional? Pues en que esta última solo es capaz de llevar a cabo instrucciones predefinidas, lo que limita el número de tareas que puede realizar. Pero la RPA puede ir más allá, y combinarse con otras tecnologías para ampliar las posibilidades de la automatización, como veremos más adelante.

De la misma manera que hacen las personas, los robots de software generados mediante RPA son capaces de realizar tareas como comprender lo que aparece en una pantalla, pulsar las teclas adecuadas para llevar a cabo una acción, moverse por distintos sistemas, o identificar datos y extraerlos para procesarlos después. También, si se hace que puedan comprender el lenguaje natural, llevar a cabo conversaciones y chats con humanos, como sucede en los servicios de atención al cliente en remoto.

Incluso se pueden crear robots de software configurados para aplicar modelos de machine learning a la toma de decisiones con base en análisis y procesos. Pero estas son solo algunas de las tareas que son capaces de realizar. Además, pueden hacerlo de manera más ágil y con más solidez que los humanos, y no necesitan tomarse un descanso, o interrumpir su trabajo para pensar en lo siguiente que tienen que hacer.

LA RPA y la IA

Eso sí, la automatización, por si misma, no es capaz de permitir a los trabajadores eliminar muchas tareas. Para ello, los robots de software tienen que combinar las actividades que están programados para realizar con otras tecnologías. Como la Inteligencia Artificial.

En un futuro que parece cada vez más cercano, la combinación de los robots con ella, que a diferencia de la RPA está impulsada por datos y no por procesos, podrá ser la base de la hiperautomatización, así como de aprender de procesos existentes, lo que les permitirá incluso llegar a adelantarse a los problemas y estar preparados para afrontarlos y solucionarlos en cuanto se presenten.

Ambas son tecnologías complementaria, de manera que la IA puede ayudar a la RPA a automatizar tareas de manera más amplia, así como a gestionar casos más complejos. A su vez, la RPA permite que la información obtenida mediante IA se utilice con más rapidez de lo que la analizaría y daría utilidad un humano.

Ventajas de la RPA para las empresas

La automatización robótica de procesos permite agilizar los flujos de trabajo, lo que aumenta la rentabilidad, capacidad de respuesta y flexibilidad de las empresas. También mejora la satisfacción y la interacción de los empleados, así como su productividad. Tener que hacer menos trabajos aburridos les implicará más en otros más atractivos que realicen.

Por su naturaleza no invasiva, la RPA se puede implementar con rapidez, y acelera la transformación digital en multitud de sectores y empresas. Y es perfecta para la automatización de flujos de trabajo que impliquen sistemas heredados que no dispongan de APIs, infraestructuras de escritorios virtuales (VDIs) o acceso a bases de datos.

Como no implican a los humanos, estos robots pueden estar realizando tareas durante todos los días de la semana y a cualquier hora, sin parar. Así se mejora la productividad, y también se optimizan los procesos. También permiten mejorar la gestión de productos y reducir los tiempos que se tarda en servir productos a los clientes.

Los empleados de las empresas que utilizan RPA pueden centrarse en tareas de mayor valor para la compañía, y más satisfactorias para ellos. Incluso pueden dedicar tiempo a aprender nuevas habilidades que les hagan mejorar en su trabajo.

En algunos casos permite internalizar de nuevo procesos que se habían externalizado a otros proveedores, lo que aumenta el control sobre ellos. Porque también facilita la monitorización y control de tareas, y reduce los errores humanos. Todo esto, con unos costes de desarrollo e integración que no suelen ser excesivamente elevados.

Las posibilidades de la Automatización Robótica de Procesos hace que puede utilizarse en gran variedad de sectores de la industria y empresas. Desde las dedicadas a los servicios financieros o sanitarios hasta las de manufactura. Pero también en el sector público, e incluso en el retail. Por descontado, también es de gran utilidad en los departamentos de atención al cliente, en prácticamente todos los canales utilizados para ello. O en compañías de, por ejemplo, finanzas, tecnología o leyes.

Qué se necesita para su implementación

Para desarrollar y gestionar un programa de RPA en una empresa, en el mayor número de departamentos posible, se necesita tecnología que permita algo más que automatizar un proceso. Es necesario desplegar y utilizar una plataforma con la que crear y gestionar procesos automatizados. Aparte, claro está, de saber qué tareas se quieren automatizar y conocer cómo se llevan a cabo y los pasos que hay que dar para completarlas.

La plataforma tiene que ofrecer soporte para la puesta en marcha de procesos automatizados mediante robots de software de principio a fin. Desde descubrir las oportunidades de automatización de la empresa al desarrollo ágil de robots de alto rendimiento, pasando por la gestión de los miles de flujos de trabajo automatizado que sean necesarios.

Después solo hay que indicarle las tareas a realizar, y cómo hacerlas, para que los robots de software generados para ello se ocupen de todo. Los trabajadores ya no tendrán que aburrirse ni perder el tiempo con trabajos anodinos, y podrán avanzar en otros que hagan crecer más a la empresa.

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