¿Cómo unificar facturas procedentes de diversas fuentes?

En la era digital, las empresas enfrentan un flujo constante de facturas provenientes de diversas fuentes. Estas pueden llegar por correo electrónico, ser escaneadas por empleados desde sus smartphones, descargadas desde enlaces en Internet, o digitalizadas desde papel en el centro de distribución de correo postal de la empresa. La cuestión central es cómo integrar todas estas facturas en un sistema unificado, manteniendo el orden y la eficiencia. A continuación, se presenta una guía técnica para unificar facturas utilizando DocuWare.

Unificar facturas en DocuWare

Para gestionar eficientemente todas las facturas entrantes, el primer paso es asegurarse de que todas lleguen a una bandeja centralizada de facturas de DocuWare del departamento de contabilidad.

• Facturas por correo electrónico: Configurar una dirección de correo electrónico central dedicada exclusivamente a las facturas es crucial. Por ejemplo, invoices@empresa.es. Esta dirección debe ser utilizada por clientes, departamentos internos y encargados para enviar todas las facturas. La bandeja de entrada de este buzón de correo es monitoreada mediante el módulo Connect to Mail de DocuWare, que transfiere automáticamente los correos electrónicos entrantes a la bandeja de facturas.
• Facturas en papel digitalizadas: Las facturas en papel, una vez recibidas en el centro de distribución de correo, son escaneadas usando un escáner de red. Los documentos en PDF resultantes se guardan en un directorio de la red. El módulo DocuWare Import supervisa este directorio y transfiere automáticamente los archivos escaneados a la bandeja de facturas. Alternativamente, estas facturas digitalizadas pueden ser enviadas por correo electrónico a la misma dirección central de facturas.

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Gestión de facturas desde ubicaciones remotas

Cuando los empleados reciben facturas en papel fuera de la oficina, pueden utilizar la aplicación gratuita PaperScan de DocuWare para escanear y cargar los documentos directamente en el sistema o enviarlos a la dirección de correo electrónico de facturas. Si se reciben enlaces para descargar facturas, los documentos descargados pueden ser procesados de la misma manera, asegurando que todas las facturas lleguen a la bandeja central de DocuWare y facilitar así el ansiado objetivo de unificar facturas en el sistema.

Integración con Windows Explorer Client

Para facilitar aún más la integración, se puede habilitar una bandeja central de facturas en el Windows Explorer Client para todos los empleados. Esto permite que las facturas sean arrastradas y soltadas fácilmente en la bandeja central desde cualquier ubicación, simplificando el proceso de ingreso de facturas en el sistema.

Indexación y archivado

Una vez que las facturas están en la bandeja central de DocuWare, el siguiente paso es su indexación y archivado. El servicio Intelligent Indexing de DocuWare asigna automáticamente palabras clave a las facturas en la bandeja. Estas palabras clave facilitan la búsqueda y organización de los documentos. Una vez indexadas, las facturas se pueden mover al archivador correspondiente. Si se han definido criterios específicos para el archivado, el módulo Connect to Mail puede indexar automáticamente los correos electrónicos y sus anexos. Esto permite que las facturas sean archivadas directamente sin intervención manual. Además, se puede configurar para que el anexo del correo electrónico se trate como el documento principal, asegurando que la factura sea la primera página visible seguida del mensaje de correo electrónico.

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Consideraciones adicionales

¿Qué otros requisitos debe cumplir un sistema eficiente de integración del email con la gestión documental en 2024?

• Seguridad y cumplimiento normativo: Es esencial que todo el proceso de manejo de facturas cumpla con las normativas de seguridad y privacidad aplicables. DocuWare proporciona herramientas para asegurar que los datos sean gestionados de manera segura, incluyendo cifrado y controles de acceso.
• Escalabilidad y flexibilidad: La solución debe ser escalable para adaptarse al crecimiento de la empresa y flexible para integrar nuevas fuentes de facturas o cambios en los flujos de trabajo. La modularidad de DocuWare permite añadir funcionalidades adicionales según las necesidades de la empresa.
• Monitorización y auditoría: Para asegurar la eficiencia y el cumplimiento, es recomendable implementar un sistema de monitoreo y auditoría. DocuWare ofrece capacidades de registro y seguimiento que permiten revisar el flujo de documentos y la actividad de los usuarios, proporcionando una capa adicional de control y seguridad.

Integrar y gestionar eficientemente facturas de diversas fuentes en DocuWare requiere una combinación de centralización, automatización y flexibilidad. Configurar una dirección de correo central, utilizar módulos como Connect to Mail y DocuWare Import, y aprovechar aplicaciones como PaperScan, permite un flujo de trabajo cohesivo y eficiente. La indexación automática y el archivado estructurado aseguran que las facturas sean fácilmente accesibles y estén organizadas, mientras que las consideraciones de seguridad y cumplimiento normativo protegen la integridad de los datos. Con estas prácticas, las empresas pueden optimizar la gestión de sus facturas y mejorar significativamente la eficiencia operativa.