Cómo crear usuarios en DocuWare para proteger el acceso

El control de acceso a las distintas funciones en DocuWare se realiza a través de los permisos que tienen asignados los usuarios del sistema, que es la base para poder proteger el acceso a los documentos y flujos de trabajo almacenados. En esencia, existen dos tipos de usuarios: el Administrador (DW – Administrador) que crea a los demás usuarios y les asigna grupos, perfiles, diálogos y sellos; y el resto de usuarios que pueden realizar las funciones que el Administrador les habilite.

En la configuración inicial del sistema, uno de los pasos imprescindibles y más importantes es la creación de usuarios, que es previo a todo lo demás. Vamos a ver cómo se realiza y qué opciones ofrece.

Crear un usuario

El proceso de creación de un usuario requiere tener definidos previamente unos datos muy concretos:

• Qué nombre empleará.
• Qué email tiene.
• Qué funciones necesitará emplear.

Estos son los pasos a seguir para dar de alta a un usuario por primera vez:

1 – El usuario Administrador tiene que ir a la opción Configuraciones que se encuentra en el menú principal de DocuWare Client y, desde allí, a Gestión de usuarios y General.

2 – Hacer clic en el botón Usuario nuevo que encontrará en la esquina superior izquierda. El primer dato a rellenar es el nombre que tendrá el usuario, dentro de la casilla Nuevo usuario sin nombre que debe ser distinto al de los usuarios ya existentes. Se aconseja emplear el formato ‘nombre.apellido’ para mayor facilidad de gestión posteriormente, cuando haya muchos usuarios en el sistema. Además, el identificador ‘nombre.apellido’ se usará más adelante también para dar nombre a la bandeja de usuario de modo que sea inmediato identificar qué bandeja pertenece a qué usuario.

¿Quieres saber más?

3 – Aquí se pueden introducir todos los datos de ese usuario. El valor más importante (y obligatorio) es su dirección de email, que el sistema empleará para enviarle todas aquellas notificaciones en las que se requiera su intervención o para informarle del cambio de estado de un proceso. Se puede elegir si el usuario recibirá un email para activar la cuenta y definir la contraseña o si el Administrador introduce una por él en ese momento y si la contraseña nunca caduca.

4 – También aparece marcada por defecto la creación de una Bandeja personal de entrada para cada usuario, así como las bandejas incluidas en la solución DocuWare contratada. Más tarde cada uno puede crear las bandejas adicionales que necesite, estas son solo las esenciales para empezar a trabajar. En este punto se recomienda nombrar a las bandejas con el formato ‘nombre_bandeja – nombre_usuario’. Se puede elegir un color concreto para la bandeja y permite también asignarle el archivador DW – Documentos a la bandeja creada.

5 – El siguiente paso es asignar qué acciones podrá realizar este usuario. Para ello hay que ir a la pestaña Funciones y elegir al menos una de ellas. Es en este paso  y el siguiente donde se definen las acciones que puede llevar a cabo cada usuario y, por lo tanto se regula la forma de proteger el acceso a los documentos.

6 – Adicionalmente, en la pestaña Diálogos y Listas se le pueden asignar capacidades adicionales.

7 – Por último, ya solo queda hace clic en el botón Guardar para confirmar la creación de este nuevo usuario con todos los valores elegidos. A continuación, el nuevo usuario recibirá un email (si se dejó seleccionada esa opción que aparece por defecto), confirmándole que ha sido dado de alta y con los datos de acceso para que se conecte por primera vez.

Proteger el acceso a los documentos

Como se ha mencionado anteriormente, la creación de usuarios es la base del sistema para supervisar y proteger el acceso a los documentos almacenados en DocuWare, por lo que es muy importante ser metódico y ordenado al realizarlo. El proceso de creación de usuarios es realmente sencillo y aquí se ha detallado al máximo para eliminar posibles dudas, pero es algo que se realiza en muy poco tiempo. Esto es así tanto si hace falta dar de alta a varias personas en la puesta en marcha de DocuWare o si se amplían sus posibilidades y pasa a usarlo un nuevo departamento de la empresa.