Ventajas de la integración de Outlook con DocuWare

La herramienta Connect to Outlook proporciona una integración robusta entre Microsoft Outlook y DocuWare, optimizando la administración de correos electrónicos dentro de un entorno corporativo. Esta integración permite a los usuarios archivar y acceder a sus mensajes de correo directamente desde Outlook, simplificando el flujo de trabajo y mejorando la eficiencia operativa. Estas son las principales funcionalidades y configuraciones avanzadas de Connect to Outlook para conseguir la integración de Outlook.

Acceso a correos electrónicos archivados en DocuWare

Connect to Outlook facilita el acceso rápido a los correos electrónicos archivados en DocuWare directamente desde la interfaz de Outlook. Con un solo clic en un mensaje de correo electrónico, los usuarios pueden realizar búsquedas predefinidas, como localizar todos los mensajes archivados enviados por el mismo remitente en los últimos 30 días.

Proceso de búsqueda

1. Selección del mensaje: El usuario selecciona un mensaje de correo electrónico en Outlook.
2. Iniciación de la búsqueda: Desde la barra de menús o el menú contextual, se selecciona una configuración de búsqueda rápida apropiada.
3. Visualización de resultados: Los resultados de la búsqueda se muestran bajo la lista de mensajes en Outlook, ordenados cronológicamente con los más recientes en la parte superior.
4. Nueva búsqueda: Se puede iniciar una nueva búsqueda rápida desde la sección de búsqueda del menú de DocuWare en Outlook.

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Archivado de mensajes de correo electrónico

Connect to Outlook ofrece tres métodos principales para archivar correos electrónicos gracias a la integración de Outlook con DocuWare:

1. Almacenamiento automático

Los mensajes ubicados en una carpeta supervisada por DocuWare se archivan automáticamente. Para configurar una carpeta supervisada, se selecciona la opción «Supervisar con DocuWare» en el menú contextual de la carpeta. Esta configuración especifica el archivador y las entradas de índice necesarias para archivar el correo electrónico.

2. Archivado manual

Los usuarios pueden seleccionar manualmente un mensaje de correo y elegir una configuración de archivado desde el menú contextual o el menú de DocuWare en Outlook. Es posible iniciar una nueva configuración de archivado directamente desde la sección de archivado del menú de DocuWare.

3. Enviar y archivar

Esta función permite enviar mensajes de correo electrónico nuevos, respondidos o reenviados, y archivarlos simultáneamente en DocuWare. En un mensaje nuevo, se accede a la función «Enviar y archivar – DocuWare» desde la sección Mensaje. En la lista desplegable, se selecciona la configuración de archivado deseada.

Diálogo de almacenamiento

Dependiendo de la configuración definida, el diálogo de almacenamiento puede mostrarse o no al archivar correos electrónicos. Este diálogo incluye los campos de índice de DocuWare, donde se especifican las entradas de índice para los correos electrónicos que se archivarán. Las palabras clave ingresadas en estos campos facilitan la posterior recuperación del mensaje archivado.

Configuración y personalización

Algunos campos del diálogo de almacenamiento pueden completarse automáticamente según la configuración de archivado predeterminada. Los usuarios pueden modificar o agregar nuevas entradas de índice en los campos disponibles para personalizar el archivado según sus necesidades específicas.

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Consideraciones técnicas y beneficios

• Compatibilidad y requisitos: Connect to Outlook es compatible con Microsoft Outlook 2013 y 2016, tanto en versiones de 32 como de 64 bits. Es crucial asegurarse de que todas las actualizaciones y parches de seguridad estén aplicados a las versiones de Outlook utilizadas para garantizar un funcionamiento óptimo y seguro de la integración con DocuWare.
• Seguridad y conformidad: El archivado de correos electrónicos en DocuWare a través de Connect to Outlook asegura que todos los mensajes estén protegidos mediante cifrado y cumplan con las normativas de seguridad y privacidad de datos aplicables. Esta integración no solo mejora la seguridad de la información, sino que también facilita la auditoría y el cumplimiento normativo.
• Optimización del flujo de trabajo: Al permitir el archivado y la recuperación de correos electrónicos directamente desde Outlook, Connect to Outlook elimina la necesidad de alternar entre múltiples aplicaciones. Esto optimiza el flujo de trabajo, reduce el tiempo de gestión de correos electrónicos y mejora la productividad de los empleados.
• Indexación inteligente: La funcionalidad de indexación inteligente de DocuWare automatiza la organización de los correos electrónicos archivados, asignando palabras clave y metadatos relevantes. Esto facilita la búsqueda rápida y precisa de mensajes archivados, mejorando significativamente la eficiencia operativa.